Juridische onderzoeken dragen niet bepaald bij aan de winst of voortvarendheid van een organisatie. Onderzoeken en eDiscovery verstoren de dagelijkse gang van zaken en hebben een negatief effect op de tijd en energie die de juridische afdeling en het management anders in de core activiteiten kunnen steken.
Deze onderzoeken, vaak gerelateerd aan mededinging of mogelijk fraude of als gevolg van verzoeken van toezichthouders, zijn niet alleen tijdrovend, maar ook nog eens erg duur. Want hoewel het beheersen van de kosten voor externe juridische dienstverleners al jaren hoog op de agenda van het management staat, wordt nog steeds een groot gedeelte van het juridische budget buiten de deur besteed.
De oorzaak hiervan is simpel: bedrijven zijn nooit voorbereid op deze onverwachtse onderzoeken. Dus wanneer er bijvoorbeeld een toezichthouder op de stoep staat, breekt er paniek uit en moet er snel geschakeld worden. Op dat moment worden grote hoeveelheden ongestructureerde en ongesorteerde data direct overgedragen aan een externe dienstverlener of advocaat. En dan gaat de teller lopen.
Besparing door technologie
Er zijn vele soorten onderzoek, uitgevoerd door uiteenlopende partijen, maar grote onderzoeken hebben een ding gemeen: bij elk onderzoek moeten grote hoeveelheden gegevens worden verzameld, geanalyseerd en geproduceerd.
De hoge kosten van onderzoek worden met name gemaakt door het verwerken en bekijken van deze enorme hoeveelheid data. Doordat dit verwerken en bekijken niet wordt gedaan voordat de data worden overgedragen aan een forensisch accountant of advocaat, groeit de rekening voor deze externe dienstverlener in hetzelfde tempo als het volume van de data dat een bedrijf tegenwoordig produceert.
Door technologie voor het vooraf verwerken en bekijken van die data in huis te halen, kunnen de kosten drastisch worden verminderd, de controle over het gehele proces worden vergroot en kan veel efficiënter worden samengewerkt.
Daarvoor hoeven tegenwoordig niet eens meer grote investeringen worden gedaan. Met eDiscovery Software as a Service hoeven bedrijven geen langetermijncontracten af te sluiten of complexe implementatietrajecten van software of hardware te starten. Gebruikers kunnen onmiddellijk aan de slag. Zij betalen alleen voor wat zij gebruiken en kunnen tijdens het proces opschalen als dat nodig is.
Een businesscase maken
Om het management te overtuigen dat de juridische afdeling kosten kan besparen, zijn solide gegevens en onweerlegbaar bewijs vereist. In het recente ACEDS-webinar “Reducing Your Legal Fees” bespreken Adam Platt, Senior eDiscovery Analist bij de Amerikaanse FirstBank samen met Jan Scholtes, CSO bij ZyLAB en Mary Mack, Executive Director van ACEDS effectieve alternatieven voor dure juridische diensten. Platt legt hier tevens uit hoe het uiteindelijk resultaat kan leiden tot een enorme besparing op de kosten voor datacollectie en de verwerking hiervan. Voor FirstBank is hij nu zelfs als eenmansafdeling in staat om snel een eerste inschatting te maken van de complexiteit van een project, de vereiste resources en hij kan al in de beginfase de beste strategieën voor succes definiëren.
Technologie in huis halen
Het is niet nodig om direct het hele proces in huis te halen. Ieder bedrijf is anders en het is raadzaam om vooraf te bepalen welke eDiscovery-processen het hoogste winstpotentieel hebben als ze in huis worden gehaald.
Het is om bij het in huis halen van een eDiscovery-oplossing samen te werken met andere afdelingen en dan met name de IT-afdeling. Houd rekening met hun prioriteiten en vragen. Het integreren van de behoeften van de juridi-sche en IT-afdelingen in één eDiscovery-oplossing vereist een teambenadering.
Daarnaast is het ook verstandig om te bekijken welke vaardigheden en specifieke kennis nodig zijn om de overgang effectief af te handelen en het eDiscoveryproces in de toekomst te beheren.
ZyLAB beschikt over nog meer ROI-cases die u kunnen helpen bij opbouwen van uw casus aan de hand van klantvoorbeelden uit de praktijk. Neem contact met ons op of bekijk het webinar.
Over de auteur
Prof. dr. ir. Johannes (Jan) C. Scholtes is Chair-man en Chief Strategy Officer van ZyLAB. Jan is ingenieur (ir.) in de Informatica (TU Delft), doctor in ‘Computational Linguistics’ (Universiteit van Amsterdam) en bekleedt sinds 2008 de buitengewone leerstoel ‘Text Mining’ van de faculteit “Data Sciences and Knowledge Engineering” in de Artificial Intelligence groep aan de Universiteit van Maastricht.
Over ZyLAB ONE eDiscovery
ZyLAB is het enige Nederlandse software-bedrijf met meer dan 30 jaar ervaring in eDiscovery en informatiemanagement en heeft zich bewezen in talrijke grootschalige corporate en strafrechtelijke zaken over de hele wereld. Meer informatie op www.zylab.nl. ZyLAB ONE eDiscovery gebruikt de meest recente datawetenschap-technieken uit de wereld van Artificial Intelligence om specifieke documentcategorieën te ontdekken en in die documenten relevante informatie te vinden.