Met slimme software voor je administratie bespaar je dagelijks kostbare tijd. Maar hoe weet je welk pakket bij jouw advocatenkantoor past? En hoe kun je hiermee gericht sturen op betere resultaten?
Aan het woord Dirk Verheul, cliëntadviseur van de branchegroep Advocatuur van Visser & Visser, in gesprek met Ploum Law Firm.
“Wat komt een accountant hier doen als we een softwareoplossing voor onze administratie nodig hebben?” Het was een letterlijke vraag van een van de partners van Ploum Law Firm toen Dirk Verheul voor het eerst op bezoek was in het fraaie advocatenkantoor aan de Blaak in Rotterdam. Ploum was al enige tijd op zoek naar een cloud-oplossing voor haar financiële administratie en urenregistratie. Via een softwareleverancier kwam het advocatenkantoor in contact met Visser & Visser, een accountant gespecialiseerd in softwareoplossingen én de advocatuur.
Dirk kan lachen om de kritische vraag: “Het is ook een niet-alledaagse combinatie: een accountant met softwareoplossingen. De tijd dat een accountant alleen je administratie en jaarrekening verzorgde, ligt echter al even achter ons. De digitalisering heeft ons werk veranderd. Wij zijn daar nadrukkelijk in mee gegaan. Sterker nog: we hebben fors geïnvesteerd in onze IT-kennis en hebben een IT-specialist als zusterbedrijf aan ons gebonden. We leveren hierdoor niet alleen cijfers op, maar zorgen er ook voor dat rapportages efficiënt tot stand komen en maximaal inzicht geven in de resultaten.”
Digitale backoffice
De cliëntadviseur van Visser & Visser doelt op de inrichting van de backoffice van kantoren. De branchegroep Advocatuur bestaat intussen zo’n 3 jaar. “We begeleiden advocaten naar slim en efficiënt werken. Of het nu een organisatie is met 100 advocaten in dienst of een startend kantoor. Voor elk bedrijf met personeel in dienst, bieden we een passende oplossing. We kijken vooraf hoe je het ingericht wilt hebben en hoe je wilt gaan rapporteren. Hoe wil je bijvoorbeeld je omzet geregistreerd hebben: per advocaat of per sectie? Daarnaast moet het systeem flexibel zijn. Als je andere belangrijke informatie nodig hebt, moet je die er zo uit kunnen halen. Wie dit aan de voorkant goed inventariseert, heeft daar later in het proces veel gemak van.”
Een oplossing op maat
Dirk licht toe hoe de branchegroep Advocatuur binnen Visser & Visser te werk gaat: “Stap één is dat we kijken hoe een advocatenkantoor het softwarematig heeft aangepakt en of dit voldoet aan moderne eisen. Zo niet, dan inventariseren we wat een passende oplossing is. Wij vormen hierbij de verbindende schakel tussen softwareleveranciers en het advocatenkantoor. Advocaten hoeven dan niet zelf te gaan zoeken naar passende softwareleveranciers, waarmee ze veel tijd besparen. Wij kennen bijna alle leveranciers en kunnen toegevoegde waarde leveren door de kantoren te helpen bij een selectie van slimme softwaresystemen. Een digitale administratie op maat scheelt ondernemers vele kostbare uren. Wat uiteraard goed is voor de concurrentiepositie van een kantoor.”
-‘We zijn enthousiast’-
Ploum Law Firm is intussen ook overtuigd van de voordelen. In 2018 mocht ‘die accountant met veel verstand van IT én de advocatuur’ de administratieve processen opnieuw inrichten. “We zijn enthousiast”, vertelt Boukje van Steen, interim-manager financiële administratie bij Ploum. “Onze werkprocessen zijn versimpeld en geoptimaliseerd. De kwaliteit van onze dienstverlening is hierdoor zeker toegenomen. Uren van advocaten zijn kostbaar. Deze dienen we optimaal in te zetten. Advocaten willen zelf ook zo min mogelijk tijd besteden aan interne processen. De nieuwe inrichting van onze backoffice scheelt ons wekelijks vele uren, die wij nu op een andere manier kunnen inzetten voor onze klanten.”
Ploum werkt sinds de zomer van 2018 met Legalsense, TwinField en een scan- en herkenoplossing voor inkoopfacturen. “Alles is geautomatiseerd, door de hele organisatie heen. De hele routing van inkoopfacturen is efficiënter en goed te volgen. In het verleden gingen de facturen fysiek door de organisatie heen, dat is nu niet meer nodig omdat autorisatie digitaal plaatsvindt. Declaraties gaan eerder de deur uit waardoor er sneller wordt betaald. Verder hebben we meer inzicht in de boekingsgangen. Het systeem maakt automatisch rapportages die we op verschillende niveaus kunnen inzetten.”
Gebruiksvriendelijke software
Voorheen gebruikte Ploum Amerikaanse boekhoudsoftware. Dat was onhandig door het afwijkende btw-systeem in Nederland. De software bestond uit losse elementen en was hierdoor gebruiksonvriendelijk, niet functioneel en heel omslachtig in gebruik. Het kostte ons veel tijd. Alles moest handmatig ingevoerd worden. Je moest ook echt kennis hebben van het programma om iets in gang te kunnen zetten.”
Boukje vervolgt haar verhaal: “Er kunnen met de nieuwe software veel makkelijker nieuwe mensen aanhaken aan ons systeem, omdat het bekende en gebruiksvriendelijke software is. Je bent dus minder tijd kwijt met inwerken van medewerkers. Vroeger hing alles ook af van de beschikbaarheid van de afdeling financiële administratie. Nu zijn er meer mensen in de organisatie die kennis van de software hebben, waardoor collega’s minder afhankelijk zijn van onze afdeling. Daardoor verlopen onze werkprocessen een stuk sneller. Nu scant een secretaresse bijvoorbeeld eenvoudig de inkoopfacturen in en zet deze klaar in de portal. De advocaat accordeert de facturen digitaal op een moment dat hem het beste uitkomt en hoeft hier niet fysiek voor aanwezig te zijn op kantoor.”
Stap voor stap implementeren
Ewa Krysmann, projectmanager en IT manager, prijst vooral de wijze van implementeren door Visser & Visser. “Sinds 2015 werkt Ploum in de cloud. We geloven in locatieonafhankelijk werken. Het heeft veel voordelen en maakt ons werk efficiënter. NetDocuments was onze eerste stap in de cloud. We wilden verschillende processen bewust stap voor stap aanpakken, omdat je met diverse afdelingen en lagen in de organisatie te maken hebt.” De IT-manager is erg te spreken over de nieuwe administratieve software: “De cloud-oplossing is zo flexibel dat onze mensen overal kunnen werken: op kantoor, thuis of bij de cliënt. Het zijn digitale nomaden geworden. Dat was voorheen heel anders.”
Extra kennis en ‘handjes’ op de werkvloer
Dirk vertelt dat de stapsgewijze invoering het mogelijk maakte om kort voor de livegang nog te switchen van software voor de inkoopfacturen. “De scanoplossing bleek niet helemaal te voldoen. Omdat alles online is ingericht en wij als kantoor met verschillende softwareleveranciers werken, kon ik eenvoudig switchen voor Ploum.” Ewa reageert: “Dat is zoveel beter dan bij oude software waarbij alles via één leverancier werd afgenomen. Voldeed het niet, dan had je dat maar te slikken. Fijn was ook dat Visser & Visser bij de livegang extra kennis en ‘handjes’ meebracht voor op onze werkvloer. Zo verliep de overgang vlot en foutloos. Meestal krijg je een softwarepakket met ondersteuning op afstand en verder mag je het uitzoeken. De implementatie viel samen met de zomervakantie dus die tijdelijke ondersteuning was ook vanwege onze beperkte capaciteit nog eens zeer wenselijk.”
Realtime rapportages
Het administratieve proces is nu zo ingericht dat het advocatenkantoor maximale efficiency behaalt. Boukje vertelt dat ze vooral veel tijd bespaart die voorheen verloren ging aan handmatige transacties. “Van het doen van aangiften en het betalen van inkoopfacturen tot het invoeren en declareren van uren. We hebben nu realtime inzicht in de omzet van onze praktijken met een online dashboard.”
Het uiteindelijke doel van Ploum met deze cloudoplossing is volgens de interim-manager om de realtime rapportages van Legalsense en TwinField te gebruiken en zo gericht te sturen op het bedrijfsresultaat. “De belangrijkste KPI’s en omzetrapportages zijn via het dashboard overal en altijd beschikbaar voor ons bestuur en de compagnons. Net als de winst- en verliescijfers. Het heeft tijd nodig om alle gewenste informatie in beeld te krijgen. De komende periode gebruiken we om dit verder uit te bouwen. Net als met het debiteurenbeheer. De basis was dat al onze mensen eerst goed met de systemen leerden werken. We zijn overigens al wel flexibeler. De nieuwe manier van werken voelt al helemaal vertrouwd. Alles werkt soepel. Fijn is dat we ook na afloop van het implementatietraject gewoon kunnen bellen met Visser & Visser. Bij vragen denken ze direct praktisch mee met ons.”
Altijd en overal
Ewa stelt dat ze als IT-manager het nog nooit heeft meegemaakt dat medewerkers zo tevreden waren over de softwareoplossingen. “Al onze advocaten voeren nu zelf hun uren digitaal in. Dat werkt erg eenvoudig via Legalsense. We merken dat de advocaten blij zijn dat ze nu de mogelijkheid hebben om hun uren direct via de app op hun smartphone in te voeren. Dankzij de app zijn uren altijd en overal bijgewerkt! Ik heb serieus nog nooit met een systeem gewerkt dat zo gebruiksvriendelijk is ingericht.” Boukje vult aan: “Ook een declaratie maken is eenvoudiger en het kost minder tijd omdat fee-earners en secretaresses dit nu zelf kunnen. Voorheen kon dit alleen door de financiële administratie gedaan worden met het gevolg dat je daar dan soms op moest wachten. Nu kan een declaratie er met spoed uit. Zo zijn er meer voorbeelden te noemen.”
Verstand van boekhouden
Boukje erkent dat Ploum aanvankelijk koos voor Visser & Visser vanwege de kennis van software en de advocatuur. “Het is erg prettig als iemand de taal van je branche spreekt. Al snel bleek hoe fijn het was dat deze partij ook alle verstand heeft van boekhouden. We hoefden hen niet uit te leggen hoe voorschotten en verschotten geboekt moeten worden of hoe je om moet gaan met derdengeldenrekeningen. We kregen er zelfs gericht advies over en zij hielden hier rekening mee bij de inrichting. Het gaf mij veel rust dat ik daar niet meer aan hoefde te denken. Data overzetten naar een nieuw systeem is één, maar deze dienstverlening vind ik echt van toegevoegde waarde.”Het vertrouwen in Visser & Visser is intussen zo groot dat Ploum hen ook heeft benaderd voor de jaarlijkse audit. “We hadden een goede accountant, maar we wilden toch iemand die meer van onze systemen weet. Van de implementatie en de samenwerking, maar vooral ook kennis heeft van onze branche. Visser & Visser heeft wat ons betreft echt begrepen hoe het werkt in de advocatuur!”
