Is 2015 het jaar van de grote omslag in het business model van de juridische sector? Of zal de status quo voortduren?
2015 gaat het jaar worden waarin advocaten- en notariskantoren zich gaan onderscheiden. Slimme software gaat steeds meer overnemen van het proces om tot een juridisch eindproduct te komen. Een licentieovereenkomst, arbeidscontract of oprichting van een BV of stichting; Er komt straks geen advocaat of notaris meer aan te pas. Welke rol is straks nog weggelegd voor de duizenden advocaten en notarissen in Nederland? Passeren van akten en up-to-date houden van templates? Staat de juridische sector hetzelfde te wachten als de reisbranche 10 jaar geleden?
Zijn het de kantoren die nu de stap naar volledige digitalisering durven te maken die straks als winnaar uit de bus komen? Ik denk van wel.
Het einde van het ‘uurtje-factuurtje’ model
In de afgelopen jaren hebben notarissen en advocaten het zwaar gehad. Uiteraard speelde de economic downturn hier een rol, met een teruglopende vraag en een druk op de tarieven als gevolg. Maar dit is naar mijn idee niet de hoofdreden. Veel advocaten en notarissen zijn in de afgelopen jaren te weinig vernieuwend geweest, en hebben vooral te weinig ingesprongen op de behoefte van de klant. De wereld is in een rap tempo veranderd, vooral gedigitaliseerd, en cliënten verwachten deze verandering ook van (zakelijke) dienstverleners. In de VS, een ‘legal’ land bij uitstek, vindt er een verschuiving plaats naar dergelijke initiatieven.
Do-it-yourself legal websites, zoals Rocket Lawyer en LegalZoom, zijn al jaren aan een opmars bezig en winnen jaarlijks marktaandeel ten opzichte van traditionele law firms.
Ik zie deze trend in Nederland ook duidelijk doorzetten. Via de websites Firm24, en OnlineFlexBVoprichten, die pas 2 jaar bestaan, worden jaarlijks 2500 BV’s opgericht en ongeveer het dubbele aantal aan overeenkomsten samengesteld. Dat is 5% van de totale BV markt. Het zijn met name de nieuwe generatie ondernemers die geen zin hebben om naar een notaris- of advocatenkantoor te gaan voor een goedbedoeld maar duur advies.
‘De nieuwe generatie wil gemak, inzicht en transparantie’
De nieuwe generatie wil vooral gemak, inzicht en transparantie. ’s Avonds zelf een contract kunnen opstellen vanaf de bank, kunnen inzien wanneer de advocaat de stukken heeft gereviewed, en adviesgesprekken idealiter via FaceTime of Skype. En niet onbelangrijk: vooraf weten wat het kost.
Dit resultaatgedreven business model staat haaks op het traditionele ‘uurtje-factuurtje’ businessmodel dat nu nog in veel advocatenkantoren wordt gehanteerd. De balans verschuift steeds verder. Ook bij de grote Zuidas-kantoren. Corporate cliënten verwachten vandaag de dag meer resultaat voor minder geld. Dit vereist proactief samenwerken met de cliënt in plaats van een enkele actie naar aanleiding van een vraag of probleem. Wordt 2015 het jaar van de grote omkeer in het businessmodel van de juridische sector? Ik denk van wel.
Get digital
Software zal voorlopig nog geen overnamestructuur verzinnen of proces voeren voor een cliënt. Specialisten hoeven ook niet te vrezen dat computers straks het werk van ze overnemen. Wel denk ik dat met name de generalisten het straks zwaar te verduren krijgen. De tijden dat hetzelfde template keer op keer voor de hoofdprijs wordt verkocht is voorbij.
Prijzen in de juridische commodity markt staan zwaar onder druk. Voor de oprichting van een BV betaalde je drie jaar geleden zo’n duizend euro. Ook voor een op maat gemaakt arbeidscontract of leningsovereenkomst betaalde je met gemak een paar honderd euro.
Ondernemers zoeken die templates tegenwoordig online. Kijk naar advocatenkantoren die zelf gratis contracten aanbieden zoals VBK.nl en aan de andere kant van het spectrum de ondernemersplatformen zoals ikwordzzper.nl (ARAG), bc.nl (pelikaan advocaten), z24.nl etc. Allemaal partijen die honderden standaard overeenkomsten gratis aanbieden. In alle templates is veel tijd en denkwerk gaan zitten, maar cliënten zijn simpelweg niet meer bereid om (veel) te betalen voor standaard overeenkomsten.
De aanbieders van gratis overeenkomsten halen op deze manier leads binnen die ze delen met het advocatenkantoor. Vaak wordt de vergissing gemaakt dat die leads direct omgezet moeten worden in een concrete opdracht en daar gaat het mis. Een cliënt die een gratis template download is namelijk niet bereid om veel te betalen voor een review.
‘Geen bereidheid meer tot betalen’
Ik heb dit betaalmodel in 2012 uitgerold met een aantal veel gebruikte standaardovereenkomsten maar zonder succes. Gebruikers die een overeenkomst afnamen konden na het digitaal samenstellen kiezen voor een review. 99 van de 100 keer werd dit niet gedaan. En als ze dit wel deden dan waren ze niet bereid om hier veel voor te betalen.
Als een dure kracht van het advocatenkantoor veel energie steekt in het binnenhalen van een potentiele cliënt om vervolgens een rekening van €100,- te kunnen sturen dan hebben we het over een verlieslatende propositie.
In mijn ogen moeten de advocatenkantoren eerst focussen op hun bestaande cliëntenportfolio. Door nieuwe technologieën slim in te zetten op je bestaande cliënten kun je ervoor zorgen dat je niet alleen je cliënt kunt binnenhouden, maar dat hij ook meer diensten gaat afnemen.
De druk van cliënten om sneller, efficiënter en 24/7 te leveren neemt ook in de branche van de juridische dienstverleners sterk toe. Geen mens kan echter 24 uur per dag beschikbaar zijn voor z’n cliënt. Het gebruik van nieuwe technologieën biedt soelaas.
Zowel de kleine MKB cliënten als de bedrijfsjuristen van corporate cliënten kunnen uit de voeten met zogenaamde contractgeneratoren. Het wemelt van de contract genererende software, maar met alleen dat ben je er niet. Er mist in de bestaande tools namelijk iets essentieels.
‘Een procesaanpassing is randvoorwaardelijk’
Er moet een proces worden ingericht wat er moet gebeuren als een cliënt klaar is met het opstellen van het contract via de contracten software. Wie gaat het controleren, doet het hoofd legal van de cliënt dat zelf? Of moet de advocaat meekijken? Sommige documenten zijn vertrouwelijk. Die wil je dus alleen met een bepaalde groep delen. En misschien wil de cliënt wel de fiscalist om input vragen op de markup die de advocaat heeft gedaan op het overnamecontract voordat je het accepteert en digitaal ondertekent. Dit lijkt niet mogelijk zonder e-mail en printjes te draaien. Toch is dit soort software reeds beschikbaar en wordt het met name in de VS ook al gebruikt door advocatenkantoren.
Het verdienmodel van de toekomst
Commodity producten kunnen door gebruik van nieuwe technologieën veel goedkoper worden aangeboden dan nu. Door de cliënt actief te betrekken in het proces kan er veel efficiënter worden gewerkt.
Een voorbeeld ter verduidelijking:
Client X heeft een supermarktketen. Vele honderden caissières en vakkenvullers komen en gaan. De inhouse juristen van de supermarktketen hebben het arbeidscontract template dat u 2 jaar geleden voor de supermarktketen op maat had gemaakt doorgestuurd naar de HR afdeling. U heeft een aantal keer een versie met aanpassingen (update) verzonden, maar welke versie de HR afdeling van de supermarktketen inmiddels gebruikt weet u eigenlijk niet.
Een reële kans dat dit een keer mis gaat en dat ze met een arbeidsconflict zitten waar ze u voor bellen. Op zich fijn, want dat brengt nieuw werk binnen.
Maar wat als u supermarktketen X software tools hebt gegeven die waarborgen dat de meest recente versie wordt gebruikt, en dus iedereen binnen supermarktketen X die iets met contracten doet, er van verzekerd is dat de meest recente versie van uw template wordt gebruikt? En dat de reeds opgestelde contracten altijd beschikbaar zijn in een beveiligde cloud omgeving, maar alleen voor degene die toegang moeten hebben tot het document?
Hierdoor wordt uw kantoor betrokken bij de day-to-day business op standaard juridisch werk. Werk dat supermarktketen X voorheen aan de inhouse bedrijfsjuristen overliet. Omdat u in een vroeg stadium bent betrokken, kunt u met uw specialistische kennis veel eerder problemen signaleren en voorkomen. Dat is toegevoegde waarde leveren. Want een procedure geheel voorkomen is beter dan een schikking treffen. Al was het nog zo’n goede deal.
De winnaars van morgen zijn de juridische dienstverleners die een combinatie weten te realiseren van het inzetten van slimme software, proactieve kennisdeling en samenwerking durven aan te gaan met concurrenten en andere zakelijke dienstverleners om zo een scala van services aan te kunnen bieden. Het pricing model van de toekomst dat zowel voor MKB cliënten als voor corporate cliënten zou werken is een mix tussen drie componenten. Een maandelijkse basiscomponent om de overeenkomsten up-to-date te houden, een Pay per Use bij daadwerkelijk gebruik en voor advieswerk een tarief op uurbasis.
Juridische dienstverleners en software partijen; sla de handen inéén!
In de notarisbranche heb ik de eerste samenwerkingsinitiatieven gezien. Eén van de aanbieders van notariële software biedt sinds kort ook back office service aan voor commodity producten.
Een BV, stichting, samenlevingscontract, transportakte; allemaal geen ‘rocket science’ als je maar over de juiste gegevens en goede software beschikt. Deze akten worden allemaal voorbereid door secretarieel personeel en worden klaargezet voor de notaris die de akten alleen nog maar hoeft te passeren. De marges op de akten worden verdeeld tussen het softwarehuis en de notaris die de cliënt aanbrengt en de stempel zet.
‘Outsourcing van standaardwerk naar back offices’
Op deze manier kun je als juridische dienstverlener professioneel opereren zonder het risico van duur personeel. De marges zullen wellicht gedeeld moeten worden met de softwareleverancier, maar als er tijdelijk minder werk is heeft u ook geen kosten. Een ander voordeel is dat een notaris zich kan focussen op het advies waar de cliënt wél voor wil betalen. Voor het invullen van NAW en paspoortgegevens wil cliënt dit immers niet.
Deze trend gaan we in de aankomende jaren ook zien in de advocatenbranche. Outsourcing van standaardwerk naar backoffices. De juridische sector verandert razend snel. Om te kunnen anticiperen op nieuwe kansen en trends moet je als organisatie ‘agile’ zijn. Kantoren zonder adaptief vermogen gaan het straks op onderdelen verliezen van partijen die mee durven te gaan in deze ontwikkelingen.
Tips over nieuwe technologieën?
Wat de toekomst gaat worden is software die een business proces van een juridische dienstverlener weet te koppelen met document generatoren, digitale ondertekeningstool, versiebeheer, archivering van documenten en toegang tot de software verleent conform de gelaagdheid van een advocatenkantoor en diens klant. Deze software beheert feitelijk de gehele levenscyclus van een contract. Ik voorspel dat in 2016 de eerste overname van A tot Z wordt gedaan zonder dat daar ook maar één A4’tje voor hoeft te worden uitgeprint. Van het inrichten van de dataroom tot de tientallen markups van de SPA’s. Partijen die zich op die software focussen zijn: US spelers pega.com, DocuSign.com en een nieuwe Nederlandse partij LegalThings.net.
Mr. Rick Schmitz is afgestudeerd als fiscaal jurist aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. Hierna was hij onder andere werkzaam als analist bij Deloitte en Private Equity en M&A tax lawyer bij PWC. De flex B.V. was voor hem een aanleiding om in 2012 de website onlineflexbvoprichten te starten. Dit resulteerde in 2013 in de oprichting van Firm24. Firm24 biedt een online platform voor corporate services. Daarnaast is hij initiator van www.legalthings.