We hebben zojuist een fantastische deal gesloten. Of een enorme miskoop begaan. Het is een merkwaardige constatering dat dit bij de aanschaf van software soms moeilijk valt vast te stellen. Er is een fikse korting verkregen, dat zeker. Maar is dit inderdaad het juiste product voor het beoogde doel? Gaat deze aanschaf leiden tot de gehoopte versnelling van bedrijfsprocessen, verbetering van service, besparing van kosten? Zijn er niet veel te veel licenties aangeschaft, waardoor veel te veel is betaald? Of veel te weinig licenties? Komen er nog kosten bij die niet zijn voorzien?
Goedkoop is soms duurkoop in softwareland. Korting die aan het begin van de rit wordt verkregen, wordt nogal eens ingehaald door hoge kosten op een later moment. Bijvoorbeeld als de klant wordt afgerekend op licentieregels die hij bij aanschaf niet begreep of waar even geen aandacht voor was toen de korting lonkte. Of als later pas blijkt dat er ook additionele software nodig is, als de technologie wijzigt waaraan de soft- ware aangepast dient te worden, wanneer het licentiemodel wordt aangepast, of het product niet langer wordt ondersteund ten koste van de afnemer.
‘Scharnieren, deuren niet inbegrepen’
Het zijn soms keukenverkoper-achtige taferelen: fantastische-korting-alleen-voor-u-mits-u-vandaag- tekent. Net als bij de aanschaf van een keuken is het raadzaam door te vragen en de kleine lettertjes te lezen voordat er bij het kruisje wordt getekend. Het valt toch tegen wanneer blijkt dat scharnieren, deuren, oven en koelkast niet zijn inbegrepen. Of wanneer de levering op zijn vroegst over drie maanden kan plaatsvinden terwijl u over een maand in uw nieuwe huis trekt.
Een open deur natuurlijk. Natuurlijk moet de koper begrijpen wat hij koopt vóór aanschaf en niet daarna. Gebeurt dat dan niet bij de aanschaf van software? Letten inkopers niet op of is er meer aan de hand? Hoewel de soms majestueuze kortingen zonder twijfel een zekere koopzucht opwekken, is het antwoord dat er meer aan de hand is.
Aanschaf van software is een complexe zaak in een complex landschap. De eerste complexiteit ligt in de aard van het product. Het in kaart brengen van de behoeften en het vaststellen welk product het beste aan die behoeften voldoet, is geen sinecure. Voor die identificatie is tijd nodig en expertise, zowel van de softwareleverancier als van de (potentiele) afnemer. Kennis van de organisatie van de afnemer dient samengebracht te worden met kennis van de producten en de gebruikservaringen daarmee. Daarbij rust een stevige verantwoordelijkheid op de leverancier om de klant goed te informeren en de juiste vragen te stellen. De potentiele afnemer heeft eenzelfde verantwoordelijkheid om goed aan te geven wat hij nodig heeft.
Als eenmaal duidelijk is welk product het beste past, dient vervolgens te worden vastgesteld wat het passende licentie- of servicemodel is. Hier dient zich de tweede complexiteit aan. Welk licentiemodel past het beste en hoeveel licenties van welk type dienen te worden aangeschaft? Is het bijvoorbeeld gunstiger om licenties af te nemen op basis van het aantal gebruikers, of kan beter de hardware omgeving als maatstaf worden genomen als afrekenmodel? Voor hoeveel gebruikers of apparaten dient een licentie te worden aangeschaft? Is het beter te kiezen voor een Software- as-a-Service model of voor een traditionele licentie? Wat is het bijbehorende betalingsmodel en hoe pakt dat uit voor de koper?
‘Intransparantie en diversiteit in licentie- en gebruikersmodellen’
Dat klinkt misschien niet zo ingewikkeld. Bij een licentie op basis van het aantal gebruikers gewoon het aantal gebruikers tellen dat de software gaat gebruiken en bij een licentiemodel op basis van hardware het aantal apparaten waarop die software wordt geïnstalleerd. Helaas is de werkelijkheid anders. Sommige software- leveranciers hanteren uiterst complexe en soms uiterst intransparante licentiemodellen. Daardoor is de licentiebehoefte soms moeilijk vast te stellen. Zéker voor de afnemer die de licentiemodellen niet kent.
Zelfs voor de verkopers van de software of de wederverkoper die de software verkoopt namens de leverancier, blijkt het af en toe niet of nauwelijks te overzien. Bij een licentie- model op basis van het aantal gebruikers, maakt het bijvoorbeeld veel uit hoe het begrip ‘gebruiker’ wordt ingevuld. Gaat het om het aantal gebruikers in totaal of om het aantal gelijktijdige gebruikers? Wordt er geteld naar aantal Fte’s of naar individuen? Mag iedereen gebruiken of mogen alleen met naam en toenaam ge- noemde personen gebruiken? Is een licentie nodig voor alle personen die daadwerkelijk met de software werken? Of voor alle personen die de mogelijkheid hebben om de software te gebruiken? Hoe zit het met externen die toegang hebben; mogen die de software gebruiken? Wordt dat te ingewikkeld en lijkt een licentiemodel gebaseerd op de onderliggende hardware overzichtelijker? Op hoeveel servers wordt de software geïnstalleerd? Wat is de licentie-maatstaf: server, CPU, processor, core? Hoe moeten die worden geteld? Hoe wordt er geteld in een gevirtualiseerde omgeving? Zijn alle laptops, tablets en smartphones wel meegeteld – tellen die mee? Let op: het gaat hier nog om simpele licentiemodellen en de lijst vragen is verre van uitputtend. Het kan een stuk ingewikkelder, bijvoorbeeld met gedifferentieerde gebruikersgroepen en gemixte licentiemodellen. Het kan ook een stuk makkelijker, bijvoorbeeld een vaste of jaarlijkse prijs gebaseerd op de omzet van de afnemer. Maar evengoed blijven opletten, want over welke omzet gaat het dan precies?
Als de afnemer van te voren niet precies begrijpt hoe het licentiemodel werkt dat hij afneemt en het gebruik van de software hier vervolgens niet op inricht, gaat het hoe dan ook mis. Ofwel er zijn veel te weinig licenties aangeschaft en een forse naheffing volgt na de eerste de beste software audit. Ofwel er zijn veel te veel licenties aangeschaft, waardoor uiteindelijk veel te veel is betaald voor de licenties. Bovendien zijn de jaarlijkse kosten voor onderhoud - die veelal zijn gebaseerd op de initiële aanschaf - dan ook jaar op jaar te hoog.
Als rechthebbende op de software heeft de leverancier recht op betaling voor gebruik van zijn producten. Dat is zijn goed recht. Maar door de intransparantie en complexiteit van licentiemodellen is voor de afnemer lang niet altijd duidelijk wanneer hij meer gebruikt dan is toegelaten. De leverancier beroept zich op niet- nakoming van de voorwaarden en op schending van zijn intellectuele eigendomsrechten op de software. Op beide gronden kan de leverancier betaling vorderen voor gebruik van software buiten de grenzen van de licentie, vaak inclusief fikse boetes en niet langer tegen het gunstige kortingstarief zoals bij aanvang.
Bovendien kan de leverancier dreigen met het op- schorten van support of met intrekking van de licenties. Dat staat allemaal in de kleine lettertjes die meestal door de afnemer zijn aanvaard. Dit is de derde complexiteit. De afhankelijkheid van de software voor de bedrijfsvoering is vaak groot. De leverancier heeft diverse middelen om de klant stevig onder druk te zetten als die zich niet aan de licentieregels heeft gehouden – ook al begreep hij deze misschien niet en is er van opzettelijke overschrijding van grenzen geen sprake. Van schrik worden dan vaak snel nieuwe licenties bijgekocht, waarbij dan opnieuw nét geen tijd is om goed te begrijpen wat er precies wordt aangeschaft. Uiteindelijk blijft het een kwestie van vraag en aanbod die bij elkaar moeten komen. De leverancier en zijn distributeurs hebben de wettelijke plicht de potentiële afnemer zorgvuldig te informeren voordat een aanschaf wordt gedaan en zij mogen daarop worden afgerekend. Laat u adviseren over de licentiemodellen, laat ze goed uitleggen. Is de uitleg onbegrijpelijk? Aanvaardt dat niet: als een leverancier niet in staat is precies uit te leggen hoe zijn licentiemodel werkt is er iets mis met de leverancier, niet met u.
Accepteer geen abracadabra en accepteer niet dat u onder druk wordt gezet om nú te kopen omdat anders de korting vervalt – daar trapt u bij die keukenverkoper ook niet in. Ga niet mee in de rodeo van 5%-meer- korting-dan-de-buren, maar lees de voorwaarden, laat die kleine lettertjes uitleggen, zorg dat u begrijpt waar u instapt. Dan maar minder korting - maar ook geen gepeperde rekening achteraf. Gebruik de middelen die er wel degelijk zijn om de leverancier te dwingen tot transparantie en inzage in de werkelijke kosten die u te wachten staan. Is het niet duidelijk? Heb niet de ijdele hoop dat het wel goed zal komen, want het komt niet goed: bij een software audit treft u niet de vriendelijke accountmanager maar wordt u mathematisch afgerekend op de kleine lettertjes van de licentieregels. Komt die rekening, leg het hoofd niet in de schoot en accepteer niet meteen dat aanbod om de zaak snel en ‘gunstig’ af te doen met een aankoop van weer een ander product dat u ook niet begrijpt. Onderzoek of de uitkomsten wel kloppen, of er wel is gemeten tegen de geldende afspraken, of zaken voor diverse uitleg vatbaar zijn, of er een beroep mogelijk is op wettelijke gebruiksrechten waar de leverancier u niet op mag afrekenen, of de uitkomst flagrant in strijd is met het gewekte vertrouwen of gedane toezeggingen. Misschien is het tijd voor een ander gesprek met de leverancier.
Mr drs. Judica Krikke is advocaat partner bij Stibbe, hoofd van de practices IP en TMT en arbiter bij de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA) (klik hier voor meer informatie).