Per 1 januari 2015 wordt het procederen bij civiele zaken volledig digitaal afgehandeld. Dit is onderdeel van het project KEI dat samen met het ministerie van V&J wordt uitgevoerd. Digitaal procederen wordt stapsgewijs landelijk uitgerold tussen 2015 en 2018. Digitaal procederen houdt, in z’n simpelste vorm, in dat er geen papier meer wordt uitgewisseld tussen u en de rechtbank. Alle stukken die u nog print of kopieert worden straks uitsluitend digitaal in ontvangst genomen door de rechtspraak. En omgekeerd zal de rechtspraak alleen nog digitaal met u communiceren over een zaak. Dit betekent ook dat bij de rechtbank geen papieren dossier meer aanwezig zal zijn. Dit heeft implicaties voor de manier waarop u met uw documentstromen omgaat.
Of u nu een advocaat, paralegal of bedrijfsjurist bent, het is van groot belang om documenten eenvoudig, professioneel en veilig te kunnen delen met cliënten, collega’s en juristen buiten uw organisatie. Voor een goede bedrijfsvoering zijn gedegen dossierbeheer, veilige uitwisseling van documenten en samenwerkingsmogelijkheden binnen het dossier belangrijke speerpunten bij de creatie van digitale processtukken. Adobe onderkende dit ook en zag dat haar oplossingen goed geschikt waren voor digitale processtromen (zie ook www.growthquarterly.com - Digitaal Procederen). Omdat wij, wellicht zoals velen, Adobe kennen als de grote Amerikaanse softwarespeler die haar readersoftware op miljoenen computers heeft draaien, is de redactie van GrowthQuarterly naar het Benelux hoofdkantoor in Amsterdam gegaan om meer te leren over de toepassingsmogelijkheden van Adobe bij digitaal procederen.
Adobe is meer dan PDF creatie en een gratis reader. Kun je in een notendop uitleggen waar Adobe voor staat/wat Adobe ontwikkelt?
Adobe is opgericht in 1982 en wordt tegenwoordig gerekend tot een van de grootste softwarebedrijven ter wereld. Adobe is bekend geworden met het beeldbewerkingsprogramma Photoshop en met het PDF-bestandsformaat. De meeste desktopproducten van Adobe vallen tegenwoordig onder de paraplu ‘Creative Cloud’. Naast de Creative Cloud heeft Adobe ook een ‘Marketing Cloud’ waarmee marketeers de beschikking krijgen over een volledige, geïntegreerde oplossing voor al hun marketinginspanningen. Dit omvat onder meer analyses, sociale media, mediaoptimalisatie, targeting, webervaringsbeheer en campagnebeheer.
Portable Document Format (PDF), dat door Adobe Systems is uitgevonden en 22 jaar lang is geperfectioneerd, is nu een open standaard voor de uitwisseling van elektronische documenten die door de internationale organisatie voor standaardisering (ISO) wordt beheerd. Wanneer je documenten, formulieren, afbeeldingen en webpagina's naar PDF omzet, zien deze er hetzelfde uit als wanneer ze zouden zijn afgedrukt. In tegenstelling tot afgedrukte documenten kunnen PDF-bestanden ook aanklikbare koppelingen en knoppen, formuliervelden, video en audio bevatten. Wanneer een PDF-bestand wordt gedeeld, kan vrijwel iedereen het lezen met de gratis Adobe Readersoftware of de Adobe Reader mobiele app. Dit maakt het bestand uitermate geschikt voor universele en betrouwbare uitwisseling van informatie.
Het is belangrijk om te realiseren dat PDF-creatie een ‘commodity good' is. Dat wil zeggen: Adobe kan PDF documenten maken maar dat geldt voor vele andere partijen. Microsoft Office bijvoorbeeld, heeft ook mogelijkheden om PDF te maken en hetzelfde geldt voor diverse open source partijen, leveranciers van scanners en overige al dan niet commerciële partijen. Adobe richt zich dan ook niet primair op PDF-creatie, maar zit veel meer op het proces van datgene wat er gebeurt met een PDF nadat deze is gemaakt. Denk hierbij aan de mogelijkheden om PDF te bewerken, van commentaren te voorzien, meerdere bestanden samen te voegen, te optimaliseren, te beveiligen, etc. Hiervoor is het product Adobe Acrobat bedoeld en dat is de software waarmee veel productiviteitswinst kan worden geboekt als het gaat om het “slim” werken met PDF documenten.
Eind 2014 kwam Adobe met het bericht een oplossing te hebben voor de digitale procesgang. Welke oplossing is dit?
Rondom Acrobat bestaat een heuse productfamilie. Alles begint met de gratis Adobe Reader, waarvan ook mobiele varianten bestaan. De Adobe Reader stelt gebruikers in staat om PDF-documenten te bekijken, van commentaren te voorzien en te printen.
Voor het maken, verrijken en bewerken van PDF is er het product Adobe Acrobat XI. Deze bestaat uit een Standard en een Pro variant. Voor juridische professionals ligt de nadruk op Acrobat XI pro omdat daar hele specifieke functies inzitten voor het werken met PDF. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een redactiefunctie om gevoelige informatie permanent uit een document te verwijderen. Hierdoor wordt het eenvoudig om bepaalde passages in een document te anonimiseren. Ook functies voor het vergelijken van documenten of het automatisch doornummeren van documenten komen goed van pas in de juridische praktijk.
Als we beginnen bij de dossiers en het dossierbeheer; kan ik het gehele dossier en het beheer verwerken met Adobe Acrobat XI?
Om te beginnen is het goed om te weten dat ieder type document kan worden omgezet naar PDF. Of het nu gaat om een Word document, een gescande notitie, een Excel document of een bouwtekening in een CAD formaat. Van ieder afzonderlijk brondocument of scan kan een PDF worden gemaakt maar in de praktijk worden de afzonderlijke documenten vaak samengevoegd tot een logisch doorlopend document. Op zichzelf is zo’n samengesteld PDF-document al een dossier dat vervolgens nog verder verrijkt kan worden. Denk hierbij aan het aanmaken van bladwijzers om de toegankelijkheid van het document te bevorderen of het werken met hyperlinks waardoor stukken informatie met elkaar verbonden kunnen worden.
Adobe Acrobat is een standaard desktop product waarbij de primaire nadruk ligt op het werken met het PDF-bestand. Dit is in de breedste zin van het woord. Alles wat je met PDF wilt doen kan feitelijk met Acrobat. Beveiliging van het document, maar ook het metadateren van het document is allemaal mogelijk. Acrobat op zich is echter geen documentbeheersysteem. Daarvoor worden vaak documentbeheersystemen gebruikt die al dan niet gespecialiseerd zijn in het werkveld van de juridische professional. Dergelijke type systemen kunnen sterk variëren per organisatie. Het kan gaan om zeer gespecialiseerde systemen, maar ook om standaard omgevingen zoals bijvoorbeeld Microsoft SharePoint. Acrobat integreert met dit soort systemen waardoor het inchecken of uitchecken van PDF-documenten direct via Acrobat kan verlopen. Dit levert tijdwinst op maar het betekent ook zoveel meer. Gedane investeringen in systemen krijgen in ultimo meer waarde door Adobe Acrobat er als het ware ‘op te klikken’.
In de praktijk komen verschillende documenten in verschillende formats binnen, hoe krijg ik dat georganiseerd en hoe houd ik het doorzoekbaar?
Conversie naar PDF is eenvoudig. Alle Microsoft Office applicaties krijgen na installatie van Adobe Acrobat een taakicoon toegevoegd om met een druk op de knop een PDF te maken. We noemen dit het PDF Maker icoon en die vind je terug in Excel, Powerpoint, Visio maar ook bijvoorbeeld in Outlook. Zo kunnen office documenten en e-mails worden omgezet naar PDF. Als een document uit een digitale bron komt, is de PDF die daaruit voortkomt altijd doorzoekbaar. Voor gescande documenten geldt dat we er eerst optische karakterherkenning (OCR) op loslaten om het document doorzoekbaar te maken. Verder is het zo dat ieder document, ook als het uit een “exotische” applicatie komt, kan worden omgezet naar PDF. Ook dit type PDF-document is onmiddellijk doorzoekbaar. Acrobat wordt veel gebruikt om documenten samen te voegen en te organiseren. Op een visuele manier kan via ‘drag- and drop’ een samengesteld document in de juiste volgorde worden gemaakt.
Rubricering kan zeer belangrijk zijn. Rubriceert het systeem de dossiers automatisch?
Acrobat is geen systeem maar een desktop applicatie waarmee het mogelijk is om slim met PDF te werken. In die zin wordt er niet automatisch gerubriceerd. Wel is het mogelijk om PDF-documenten van metadata te voorzien waarin informatie wordt opgenomen over de rubricering. Deze metadata is “open”. Dat wil zeggen dat andere systemen hiermee om kunnen gaan.
Als ik documenten gescand heb en omgezet naar PDF, zijn deze bestanden dan geheel doorzoekbaar?
Niet onmiddellijk. In eerste instantie spreken we van een zogenaamde ‘image-only’ PDF. Met het gereedschap voor optische karakterherkenning (OCR) in Acrobat wordt het gescande document omgezet in doorzoekbare tekst. Dit gebeurt overigens op een hele slimme manier. De scan blijft altijd op de voorgrond zodat het document er voor het oog 100% conform het originele gescande document uitziet, inclusief krabbels in de zijlijn of andere trivia op het document zoals stempels of handtekeningen. Een niet zichtbare laag onder de scan, bevat de OCR-tekst waarop gezocht kan worden. Dit is een belangrijk punt omdat het document hiermee de volledige visuele integriteit van het origineel behoudt en tegelijkertijd toch doorzoekbaar is.
En hoe zit het met de functionaliteit om een PDF te bewerken. Kan dit zonder dat de opmaak verloren gaat?
Dit is wat mij betreft de nummer 1 reden dat organisaties naar Acrobat zouden moeten kijken. Iedereen heeft wel eens een situatie gehad waarbij men een PDF document ontvangt. Als dan alleen een bepaald woord of een bepaalde zin moet worden aangepast om het document helemaal in orde te krijgen, is dit zonder Acrobat heel lastig. In de praktijk moet je dan de verzender van de PDF benaderen om dit in het brondocument aan te passen. Vervolgens moet de PDF opnieuw aangemaakt en verzonden worden. Dat is een tijdrovend maar bovenal ook een onnodig proces. Mits een PDF document niet is beveiligd, is het mogelijk om zelf tekst en afbeeldingen in een PDF-document te wijzigen. Dit gaat op een heel intuïtieve manier waarop Acrobat zelfs een klein beetje gaat lijken op een tekstverwerker. Met deze functie wordt enorm veel productiviteitswinst geboekt.
Zijn de PDF bestanden ook weer te converteren naar andere bewerkbare software (zoals Microsoft Office?)
Een PDF document kan met Adobe Acrobat in zijn geheel worden terug geconverteerd naar een Word document zonder dat daarbij de opmaak verloren gaat. Er kan ook worden terug geconverteerd naar Excel- en zelfs naar PowerPointformaten waarbij eveneens geldt dat de oorspronkelijke opmaak behouden blijft.
Dit kan overigens alleen als de maker van het document geen beveiliging heeft aangebracht op de PDF. In dat geval is het waarschijnlijk de bedoeling dat het document niet confidentieel is.
Jullie spreken over het gebruik van de ISO standaard PDF/A voor het langdurig en betrouwbaar archiveren van documenten. Wat houdt dit in en waarom is dit betrouwbaar?
Wanneer het de taak is om bestaande documenten onveranderd maar in elektronische vorm te bewaren, zijn zogeheten niet reviseerbare documentformaten noodzakelijk. PDF/A is een voorbeeld van een niet reviseerbaar documentformaat. Hiervan verwachten we dat het een document op een elektronische manier representeert, waarbij de visuele integriteit gewaarborgd is en het document niet gemakkelijk is te veranderen. In deze categorie bevinden zich onder meer zakelijke transacties en juridische documenten. Over het algemeen is hierbij het doel de documenten te behouden voor toekomstige referentie, op een manier waarop we ook papier bewaren. De nadruk ligt hierbij dus op het behoud van de visuele integriteit. Geen ander documentformaat heeft dezelfde ingebouwde mogelijkheden als PDF om zowel de inhoud, structuur en representatie te bewaren, onafhankelijk van besturingssystemen of apparaten. Om ontsluiting in de toekomst mogelijk te maken, worden in een PDF/A document alle zaken die toekomstige representatie in de weg kunnen zitten, volledig uitgesloten. Omdat PDF/A een ISO standaard is, ligt de bewaking en het verdere onderhoud niet in handen van een commerciële partij maar in handen van de onafhankelijke internationale standaardenorganisatie. Adobe Acrobat stelt gebruikers in staat om zelf een PDF/A document te maken en ook te controleren of dit bestand voldoet aan de ISO normering.
Beveiliging is zeer belangrijk voor de juridische sector. Moet ik hiervoor mijn ICT infrastructuur aanpassen, of beter, hoe is deze geregeld binnen de Adobe propositie en welke voordelen zitten hieraan?
Een belangrijk struikelblok voor volledige acceptatie van Elektronische dossierstukken is beveiliging. De zorgen daaromheen richten zich nagenoeg altijd op de systemen en bijna nooit op documenten. Toch zal ook juridische informatie vroeg of laat in het proces een keer moeten worden uitgewisseld. PDF is dan een logische keuze omdat daarmee de authenticiteit, integriteit en vertrouwelijkheid van documenten beter worden beschermd. PDF documenten kunnen op een veilige manier worden gedistribueerd en beschikbaar gesteld omdat de beveiliging die aan het PDF document wordt toegekend, permanent in het bestand zelf is ingebouwd. Het toegangsbeheer en de machtigingen reizen mee met het document en zorgen ervoor dat onbevoegde gebruikers de vertrouwelijke informatie niet kunnen bekijken of doorsturen.
Dit biedt de volgende voordelen:
Een permanente integriteit van het document door middel van digitale handtekeningen is gewaarborgd.
Veranderingen in het document zijn te registreren.
De inhoud is beschermd tegen toegang door onbevoegden.
Voorkomen wordt dat auteurs of afzenders weerleggen dat zij documenten hebben gemaakt of verzonden.
Documenten zijn goed te beveiligen, maar hoe is de toegang tot documenten af te schermen?
De meest eenvoudige manier om toegang af te schermen is door te werken met wachtwoorden. Er zijn twee soorten afscherming in te stellen. De eerste manier is afscherming voor het kunnen openen van het document. Iemand moet dan het wachtwoord kennen om daadwerkelijk het document te kunnen openen. De tweede manier is om zogenaamde permissies in te stellen voor het document. Hiermee kun je heel granulair bepalen of iemand bijvoorbeeld wel of niet kan printen danwel of iemand tekst uit een PDF document mag kopiëren of er bijvoorbeeld alleen maar aantekeningen op mag maken. Ook hier geldt weer dat degene die het wachtwoord kent, deze permissies weer op kan heffen.
Het kan handig zijn dat je documenten met elkaar kunt vergelijken. Kan dit ondanks dat het document beveiligd is?
Dat is een hele leuke vraag! En het antwoord is: “Nee”. Alleen niet beveiligde documenten kunnen met elkaar vergeleken worden. Dit vergelijken is overigens behoorlijk geavanceerd. Er wordt niet alleen gekeken naar tekstuele veranderingen maar ook naar visuele veranderingen. Als bijvoorbeeld in het ene document een staafdiagram een centimeter hoger is dan in het andere document, dan krijg je dit ook te zien. Ook gescande documenten kunnen op die manier met elkaar vergeleken worden!
Als er mutaties in een document worden gemaakt, hoe voorkom je dat er ongeautoriseerde mutaties in documenten sluipen?
Niet geoorloofde veranderingen kun je het beste afvangen door permissies voor het document in te stellen. Toch is dit niet altijd werkbaar en dan zijn er ook andere mogelijkheden. Uiteindelijk gaat het erom of je aantoonbaar kunt maken dat er veranderingen waren in het document. Dat is te realiseren door te werken met een digitale handtekening. Als een PDF document digitaal wordt ondertekend dan “bevriest” het document feitelijk in de staat waarin het zich bevindt. Als er na het moment van ondertekening een verandering in het document plaatsvindt, dan wordt bijgehouden wat er allemaal is veranderd. Omdat door een bewerking ook het certificaat wordt “gebroken”, kun je altijd aantonen dat er veranderingen waren en belangrijker nog: wat er veranderd is aan het document na het moment van ondertekenen.
Waar worden de dossiers / documenten opgeslagen?
Dat is een keuze. Documenten kunnen lokaal op een filesysteem worden opgeslagen of op een netwerkmap. Daarnaast kunnen PDF documenten ook binnen systemen zoals bijvoorbeeld SharePoint worden opgeslagen, maar het is uiteraard ook mogelijk om documenten in een cloud op te slaan. Dat laatste heeft dan als voordeel dat je overal en altijd toegang kunt krijgen tot je documenten.
Vaak werken er meerdere mensen aan een dossier. Kan dit ook met jullie oplossing?
Het is met Acrobat mogelijk om een zogenaamde ‘Shared review’ te starten. Hierbij wordt een link naar het document gedeeld met mensen waarvan je wilt dat zij de commentaren maken. Die mensen gebruiken vervolgens de annotatiemogelijkheden van Adobe Reader of Adobe Acrobat en al deze commentaren komen gesynchroniseerd in beeld bij de initiator van de revisie. Deze kan eenvoudig in alle commentaren filteren, er overzichten van maken en de commentaren ook verder verwerken. Dit proces valt ook nog te automatiseren door bijvoorbeeld deadlines en automatische reminders in te stellen.
Zijn de documenten/het dossier vanuit meerdere plaatsen bereikbaar op diverse devices?
PDF is een universeel documentformaat en de Adobe Reader bestaat op vele computerplatformen en mobiele platformen. Zeker als documenten ook in de cloud benaderbaar zijn, betekent dit de onmiddellijke beschikking over alle informatie op ieder denkbaar apparaat.
De oplossing klinkt relatief eenvoudig, maar wat is jullie ervaring met het daadwerkelijk werken met deze oplossing en hoe snel kun jezelf deze werkwijze eigen maken?
Adobe Acrobat is standaard desktop software. De interface is zo ontworpen dat zelfs mensen met weinig of geen ervaring met het product heel taakgericht kunnen werken. Daarnaast zijn veelvoorkomende taken al beschikbaar als geautomatiseerde macro (wij spreken van Acties) en deze kunnen door een IT afdeling ook verder op maat worden gemaakt. Verder geeft Adobe regelmatig voorlichting over Acrobat door seminars, webinars en online tutorials aan te bieden en als dat nog niet voldoende is, zijn er ook veel trainingspartijen in Nederland die diepgaander op het gebruik van Acrobat kunnen trainen.
Colin van Oosterhout is na zijn studie o.a. werkzaam geweest als electronic case management developer bij de Politie Rotterdam Rijnmond en als application engineer e-paper bij Adobe.
In zijn huidige rol als senior business development manager/solution consultant Benelux richt hij zich op de segmenten legal, healthcare en g.overnment
Publicaties:
Author of a whitepaper about the use of Adobe technology in Healthcare 2010; Co-author of the newest open standards guidelines of the Dutch Government, 2010; Member of the Dutch W3C Committee for WCAG 2.0 guidelines translation 2009; Successful in negotiating PDF/A-PDF 1.7 (ISO-32000) on the standards list of the Dutch government 2008/2009; Author of a whitepaper about long term archiving with PDF/A 2009; Author of a whitepaper about the relationships between ODF&PDF 2008; Co-author of the Dutch government guidelines for accessible websites 2006.