Over innovatie in de advocatuur
Steve Jobs zei het al: “Innovation distinguishes between a leader and a follower”. Succesvol zijn, het hangt allemaal samen met innoveren. Of het nu Henry Ford was die in het begin van de vorige eeuw het concept van de ‘lopende band’ optimaliseerde voor de productie van zijn auto’s of de ontdekking van DNA door Watson en Crick in de jaren 50. Industrie, zakelijke dienstverlening, wetenschap, het maakt niet uit welke sector: no innovation, no glory!
Als we afgaan op Amerikaanse cijfers besteden bedrijven gemiddeld zo’n 3,5% van hun inkomsten aan Research & Development (R&D). Natuurlijk is dit percentage afhankelijk van de sector: farmaceutische giganten en bedrijven in de IT sector besteden veel meer aan R&D vergeleken met andere sectoren.
Innoveren kost geld, maar als het goed wordt gedaan levert iedere euro die er wordt ingestoken uiteindelijk meer op. En is dit niet precies de belangrijkste reden waarom de advocatuur achter loopt op het gebied van innoveren? Het eventuele budget voor R&D zou namelijk direct afkomstig zijn uit het winstdeel van de vennoten. En als het toch lekker draait, waarom dan zorgen maken voor later? Kortetermijn winst is kennelijk nog steeds belangrijk, maar is het ontwikkelen van een strategie om op lange termijn te kunnen blijven voortbestaan niet veel belangrijker?
Toch komt er zo nu en dan wel een innovatief geluid uit de juridische sector, maar dan gaat het vaak om het toepassen van iets dat in andere sectoren al gemeengoed is. Neem als voorbeeld het programma KEI (Kwaliteit en Innovatie rechtspraak) dat zich ten doel stelt om delen van de rechtspraak te digitaliseren. Een nobel streven natuurlijk, maar niet echt innovatief, eerder noodzakelijk.
Andere ontwikkelingen met een innovatief karakter binnen de advocatuur worden niet geïnitieerd door advocatenkantoren zelf, maar vaak eerder door de cliënten. Het waren cliënten van grote Engelse advocatenkantoren die in de jaren negentig inzage eisten in kennissystemen, iets dat nu zo langzamerhand gemeengoed aan het worden is. Ook de online dealrooms, die in dezelfde periode werden geïntroduceerd, waren eigenlijk geen echte innovaties, maar eerder een vertaling van iets dat in andere sectoren al gemeengoed was.
Ook zakelijke dienstverleners zijn serieus bezig met innoveren, maar waarom blijft de advocatuur achter? Links en rechts een uitzondering daargelaten. Moeten advocatenkantoren geen onderzoek doen naar nieuwe diensten en producten voor hun cliënten? Zijn er geen betere manieren om producten aan te bieden? Is het niet verstandig om systematisch te onderzoeken welke innoverende alternatieven er zijn voor het traditionele “uurtje-factuurtje”?
‘If it ain’t broke, fix it anyway’
Of het nu gaat om echte innovaties, of toepassing van bestaande innovaties uit een andere sector, de advocatuur loopt hier niet voorop. Advocatenkantoren in binnen- en buitenland hebben de neiging om vast te houden aan bepaalde gewoontes en dat zal hoogstwaarschijnlijk in het kader zijn van “if it ain’t broke, don’t fix it”, terwijl men in deze tijden toch meer zou hebben aan een mentaliteit die zich omschrijft als “if it ain’t broke, fix it anyway”.
Cliënten van advocatenkantoren zien meestal wél de meerwaarde in van een budget en infrastructuur om te innoveren, met als gevolg dat de balans langzaam maar zeker uit evenwicht raakt. Neem als voorbeeld het Nederlandse Fortune 500 bedrijf SHV, met een jaaromzet van 20 miljard euro toch een leuke cliënt om te mogen vertegenwoordigen als advocaat! De General Counsel van SHV (Frits Rebel), liet vorig jaar in een interview met het internationale magazine Legal IT Today weten niet erg onder de indruk te zijn van de technologie gebruikt door veel van de kantoren die voor hem werken. De online inzage die wordt geboden in kennismanagementsystemen gaat vaak niet verder dan wat standaardcontracten die corporate legal afdelingen ook al tot hun beschikking hebben via eigen online abonnementen. Het meeste due dilligence werk besteedt Rebel al uit aan andere juridische dienstverleners die het werk vaak sneller en zeker goedkoper doen.
‘Bij SHV loopt de advocaat een tijdje mee’
Om de ernst van de situatie over te brengen nodigt Rebel vaak advocaten uit om een tijdje mee te lopen bij SHV zodat ze zelf kunnen zien hoe het leven op een bedrijfsjuridische afdeling er aan toe gaat en wat voor middelen zij tot hun beschikking hebben.
Een akelige situatie, als je cliënt je er op moet wijzen hoe je je eigen werk beter en efficiënter kan doen. Wat Rebel graag zou zien verbeteren bij zijn panel van advocatenkantoren is nu niet echt rocket science: inzage in wat er allemaal precies gedaan is aangaande lopende zaken, wie er aan wat werkt, hoeveel tijd er besteed is en hoeveel er nog gebudgetteerd staat. Allemaal informatie die eenvoudig uit de verschillende IT systemen te extraheren en te delen is.
Een nauwere samenwerking gefaciliteerd door IT systemen lijkt dus een makkelijk haalbare oplossing die op applaus kan rekenen bij introductie. Deze zogenaamde collaboration mogelijkheden worden standaard geboden bij een IT platform zoals SharePoint, niet zo maar software dat als document management systeem kan worden ingezet, maar standaard is uitgerust met veel van dit soort collaboration mogelijkheden en heden ten dagen hard op weg de industriestandaard te worden. Online samenwerken in hetzelfde document, mogelijkheden tot directe communicatie tussen meerdere partijen (chat of voice), delen van dossiers via extranet-achtige functionaliteit, allemaal mogelijkheden die standaard worden geboden.
Microsoft, geen kleine innovator, zet de laatste tijd groots in op SharePoint. Ondanks dat het bedrijf weinig doet aan sectorspecifieke software, heeft het onlangs toch een nieuw product aangekondigd specifiek voor de advocatuur: Microsoft Matter Center for Office 365, een op SharePoint gebaseerd document management systeem in de cloud.
Microsoft gaat niet over één nacht ijs. SharePoint is al een tijd op de markt en met de introductie van SharePoint 2013 is het product een serieus alternatief voor alle gangbare juridische document management systemen. Dat was bij eerdere versies van het product niet altijd even makkelijk. Microsofts’ eigen investering van miljoenen dollars om een van de grootste advocatenkantoren ter wereld te helpen met de ontwikkeling van een op SharePoint gebaseerd document management systeem zal ongetwijfeld zijn invloed hebben gehad op de meest recente versie van het product en de totstandkoming van Matter Center. En met alle voornoemde functionaliteit gaat SharePoint veel verder dan document management alleen, het is het online collaboration platform van de toekomst.
Veel mensen denken dat innoveren in de juridische sector louter en alleen het domein is van de IT afdeling. Niets is echter minder waar. Ook medewerkers van de marketing afdeling zouden vrij spel moeten krijgen voor het ontwikkelen van een systematische R&D strategie. Ook advocaten kunnen een rol spelen en de dagelijkse werkprocessen (die soms even oud zijn als het kantoor zelf) onder de loep nemen.
Gelukkig voor de juridische sector wordt er wel degelijk serieus werk gemaakt van innoveren: leveranciers zijn iedere dag bezig om hun software en dienstverlening te perfectioneren. Het wachten is echter altijd op de first movers, kantoren die bereid zijn nieuwe producten en diensten af te nemen om op die manier hun eigen producten en diensten voor hun cliënten te optimaliseren. Charles Darwin was er al van overtuigd: het is niet de sterkste of slimste van een soort die overleeft, maar degene die zich het snelste kan aanpassen aan veranderingen. Precies hetzelfde geldt voor het bedrijfsleven en dus ook voor de advocatuur. Een serieuze R&D strategie zal daar zeker aan bijdragen.
Marjan Hermkes-Van Ham
Managing Director Epona Legal
E marjan.hermkes@epona.com
T +31 10 206 63 70 / W www.epona.com