Wat is de cloud?
Wanneer je tien mensen de vraagt stelt wat ‘de cloud’ is, zul je heel waarschijnlijk tien verschillende antwoorden krijgen. De reden hiervoor is dat de term ‘cloud’ in ons dagelijkse taalgebruik wordt aangewend om een veelheid aan diensten te beschrijven die via een netwerk worden aangeboden. Bijna iedere leverancier van soft- ware biedt momenteel clouddiensten aan. Kijkend naar bijvoorbeeld Adobe zijn er momenteel drie cloud offerings: ‘Marketing Cloud’, bedoelt voor professionals in het domein van online marketing, ‘Creative Cloud’ voor de creatieve professionals en ‘Document Cloud’ voor mensen die werken in documentintensieve organisaties en die overal en altijd, op ieder apparaat en op een veilige manier toegang willen tot hun documenten. Als we spreken over de cloud gaat het in beginsel om de online opslag van gegevens en/of het aanbieden van software waar je altijd op aanvraag toegang tot hebt. Deze opslagruimte bevindt zich in de zogenaamde ‘cloud’. Dit is een belangrijk punt want documenten bevinden zich niet perse meer fysiek op een harde schijf van bijvoorbeeld een laptop of computer. Een begrip dat dan ook nauw verbonden is met de cloud is ‘mobility’.
In zekere zin kun je zeggen dat mobility en cloud een symbiotische relatie hebben. Mobiel werken is vooral efficiënt als alle apparaten (waaronder mobiele telefoons en tablets) met elkaar in verbinding staan. Dus: niet langer bestanden heen en weer mailen, maar vanuit de cloud worden nieuwe documenten en aan- passingen in bestanden gesynchroniseerd.
‘Een symbiotische werking tussen mobility en cloud’
Met de komst van cloud (en mobility) is ook een sterke verandering gekomen in de manier waarop software aangeboden en gelicenseerd wordt. De installatiebestanden van de software en de updates kunnen uit de cloud worden gehaald. Waar voorheen softwarelicenties moesten worden gekocht om van functionaliteit in producten gebruik te maken, wordt tegenwoordig de software meer via abonnementsvormen aangeboden. De implicaties hiervan zijn enorm groot en bieden veel voordelen. In dat opzicht is het interessant om te zien wat de drijfveren drie jaar geleden zijn geweest voor Adobe om over te stappen op het aanbieden van soft- ware via abonnementen.
Ter verduidelijking van het waarom van de cloud beschrijf ik dit kort aan de hand van mijn ervaring.
Adobe is in 2012 begonnen met de ‘Creative Cloud’. Het gaat dan onder andere om programma’s voor beeldmanipulatie (Photoshop), Paginaopmaak (InDesign), Videobewerking (Premiere) en Webontwerp (Dreamweaver). De creatieve industrie is de laatste jaren zeer turbulent als het om vernieuwingen gaat. We kunnen zelfs stellen dat er in de afgelopen vijf jaar meer is veranderd dan in de 25 jaren ervoor.
Enkele voorbeelden: Camerafabrikanten komen met steeds betere digitale spiegelreflexcamera’s (DSLR’s) die naast foto’s ook uitstekende videomogelijkheden kennen. Als ondersteunende software voor beeldbewerking niet met die nieuwe mogelijkheden van DSLR’s om kan gaan, dan zijn de productontwikkelingen aan de hardware kant ook tevergeefs. Een product als bijvoorbeeld Photoshop moet dus in staat zijn om met de nieuwste cameramodellen te communiceren en daar ook de mogelijkheden en functies op aan te passen.
Kijkend naar paginaopmaak wordt dit punt nog duidelijker. We realiseren het ons niet altijd maar de iPad is slechts vijf jaar geleden geïntroduceerd en heeft een absolute aardverschuiving teweeggebracht in de manier waarop we informatie tot ons nemen. De magazines, brochures, kranten, informatiebrieven die we voorheen op papier lazen willen we maar al te graag bekijken op onze iPad. En daarnaast is Apple niet de enige partij in de wereld die deze beweging in gang heeft gezet.
Naast de iPad zijn er ook veel andere tabletmakers gekomen die voor zowel Android als Windows platformen ontwikkelen. Uitgevers, vormgevers, feitelijk iedereen die met externe of interne communicatie binnen een organisatie te maken heeft, denkt er over na dat het traditionele ontwerp van een publicatie ook bekeken kan worden op mobiele apparaten en tablets. !
Ook hier zien we dat Adobe daar pas met de introductie van creative cloud op in kon springen. Adobe InDesign is in de afgelopen jaren voortdurend door Adobe bijgewerkt om zodoende in staat te zijn om voor ieder platform en ‘device’ te kunnen ontwerpen. De truc hierbij is om niet voor ieder afzonderlijk apparaat met zijn eigen schermdimensies en mogelijkheden een apart ontwerp te maken maar om het zo te doen dat het ontwerp slechts een keer slim hoeft te worden gedaan waarna de publicatie vervolgens op ieder apparaat te gebruiken is*.
Voor Adobe’s videoproducten geldt dat deze moeten omgaan met de nieuwste (Ultra) HD standaarden. Een product als Adobe Premiere wordt hier ook continu op aangepast waarbij er niet alleen naar ondersteuning voor nieuwe videoformaten wordt gekeken maar ook naar mogelijkheden om beter gebruik te maken van de steeds snellere hardware die op de markt komt zoals krachtige grafische processoren.
*Voor het web geldt overigens dat een ontwerper tegenwoordig altijd nadenkt over responsive design zodat de webpagina op diverse mobiele apparaten bekeken kan worden. Nieuwe wereldwijde standaarden zoals HTML 5 en CSS 3 spelen hierbij een belangrijke rol.
‘Geen last meer van de productcyclus’
Door software niet langer in een “gekochte” licentie aan te bieden maar als abonnementsvorm, wordt het heel eenvoudig om iedereen deze innovatie via de cloud aan te bieden. Bij “gekochte” licenties zaten we vast aan een typische productcyclus van twee tot drie jaar voordat een nieuw product kon worden uitgebracht waarin alle nieuwe mogelijkheden zaten.
Een eindgebruiker is binnen een abonnementsvorm altijd up-to-date en weet dat hij altijd met de meest recente softwareversies kan werken. Toch is het aanbieden van de meest recente versies van software nog maar het begin. De cloud biedt nog zo veel meer. Ik denk dat het belangrijk is om goed te kaderen wat een leverancier exact biedt als wordt gesproken over clouddiensten. Ik heb veel gesprekken gevoerd met grote organisaties die in eerste instantie heel huiverig zijn als ze het woord cloud horen. Pas als je heel duidelijk uitlegt wat het inhoudt, zie je de zorgen langzaam verdwijnen en ontstaat er een dialoog waarin het alleen nog maar gaat over de mogelijke voordelen die de cloud kan bieden aan een organisatie.
Typisch misvattingen over de cloud
Een veel voorkomend misverstand rondom de term cloud is dat de software niet meer lokaal op een machine draait maar wordt aangeboden via de browser. Dit is bijvoorbeeld zeer zeker niet het geval bij het eerder beschreven productvoorbeeld de ‘Creative cloud’. De software kan weliswaar worden gedownload vanaf het internet (de cloud) maar de installatie zorgt ervoor dat de software gewoon “ouderwets” op de machine komt te staan. Hierdoor blijft een gebruiker ook maximaal voordeel houden van de verwerkings- kracht en grafische mogelijkheden van de computer. Veel organisaties hebben vragen over hoe de updates van de applicaties verlopen. Hiervoor geldt dat de organisatie dit zelf kan bepalen. Update installatie- pakketten kunnen op ieder gewenst moment worden opgehaald vanuit de cloud en in die zin kan een organisatie ook wachten met updates totdat het geschikte moment is gekomen om deze toe te passen.
Voor wat betreft het opslaan van de gegevens die worden gemaakt met de software kan ook nog altijd een keuze worden gemaakt om dit traditioneel op de machine te houden of op een “online plek” al dan niet in een cloud.
Naast software die nog steeds lokaal op een machine staat geïnstalleerd bieden de meeste leveranciers ook mobiele applicaties (apps) aan die ofwel zelfstandig functies kunnen uitvoeren of dat doen in samenwerking met de lokaal geïnstalleerde software. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om met het werken aan een document te beginnen op een kantoorlaptop en wanneer je in de middag in de trein zit, kun je vanaf je mobiele telefoon of een tablet gewoon doorwerken aan het document middels een app.
Wat is het praktisch nut, of misschien wel de noodzaak, voor een jurist om in de cloud te werken
Uiteindelijk kan alleen een jurist zelf deze vraag beantwoorden. Over het algemeen kun je zeggen dat er drie onmiddellijke voordelen te behalen zijn:
Plaats- en tijdonafhankelijk werken
Door documenten op een centrale plek te hebben wordt het mogelijk om vanaf diverse (mobiele) apparaten toegang te hebben tot de documenten. Dus ook vanaf huis, vanuit de trein of in het buitenland.
Online samenwerken
Documenten kunnen eenvoudig en veilig worden gedeeld met anderen. Hierdoor wordt het mogelijk om met meerdere partijen op afstand aan een document te werken, bijvoorbeeld om een document van commentaren te voorzien. In zo’n scenario gebruikt iedere ‘revisor’ een versie van Adobe Reader op een mobiel of vast apparaat en worden er als het ware aparte lagen aangemaakt voor ieders commentaren. Zo kan in ‘real- time’ een document beoordeeld worden. Dat is een volledig synchroon proces. Dat wil zeggen als iemand een opmerking maakt dan is dat commentaar voor iedereen zichtbaar en hoef je dus zelf niet ook nog eens dat commentaar te maken.
Vergelijk dit nu eens met het uitsturen van een document via de mail. Dat is een asynchroon proces waarbij iedereen in theorie dezelfde opmerkingen over een document zou kunnen maken.
Beter en slimmer met documenten om kunnen gaan
Papiergebaseerde documentstromen kennen veel nadelen en zijn eigenlijk ook niet nodig. Documenten ontstaan per slot van rekening toch ook in een digitale omgeving. Een tekstverwerker, een spreadsheetprogramma of een presentatieprogramma vormen nagenoeg altijd het startpunt voor documentcreatie. Als we het digitale document vervolgens uitprinten omdat we denken daar een handgeschreven krabbel of een handtekening op te zetten dan eindigen we altijd met het scannen van het document om het weer digitaal te krijgen. Zo maak je van een keurig gestructureerd elektronisch document weer een ongestructureerd document wat mogelijk ook niet meer doorzoekbaar is. Elektronisch ondertekenen van documenten is al jaren mogelijk en binnen de Document Cloud van Adobe is het tegenwoordig een standaardoptie waarbij ook nog eens een ‘track and trace' mogelijkheid op het document ontstaat.
Vooropgesteld: Niets is verplicht. Als er nog steeds, om welke reden dan ook, een sterke behoefte bestaat om via papier te werken dan is er weinig tot geen reden om naar de cloud te kijken en kun je op de huidige manier blijven werken.
Een andere mogelijkheid is om de eerste voorzichtige stappen richting de cloud te zetten. Dit kan op veel verschillende manieren worden aangepakt maar het starten met een proef om een specifiek werkproces digitaal te laten verlopen, is iets wat we veel in de prak- tijk zien. Dit kan bijvoorbeeld het intern of extern laten ondertekenen van een document zijn. Het document bevindt zich in zo’n geval in de cloud en via een mobiele applicatie of een browser kan de ontvangende partij het document ondertekenen waarna het document terug gerouteerd wordt naar de initiator van het ondertekening proces.
Tenslotte kun je ook direct het roer om gooien en volledig digitaal gaan. Dat klinkt leuk maar het is iets wat we in de praktijk niet veel zien omdat de achterliggende veranderprocessen simpelweg te groot zijn.
Samenvattend kun je hierover zeggen dat optie twee niet zo heel gek is. Door wat ervaring op te doen met de mogelijkheden komt vanzelf een mate van vertrouwdheid met de cloud naar boven waardoor de drempel lager wordt om ook andere processen en mo- gelijkheden onder de loep te nemen en te transformeren naar de cloud.
Hoe krijg en behoud ik goed zicht op documenten?
Om eerlijk te zijn is dit ook in 2015 nog steeds een heilige graal. Naar mijn mening heeft goed beheer van documenten veel meer te maken met gewoontes van mensen dan dat het te maken heeft met de mogelijk- heden van software of systemen.
‘Negatieve winstgevendheid door tekortkomingen in documentprocessen’
Ondanks, of misschien wel dankzij, een groeiende digitalisering blijven medewerkers en organisaties veel tijd verliezen aan op documenten gebaseerde processen. Documentsystemen en -processen zijn vaak niet compatibel, werken niet op mobiel en in veel gevallen zijn er nog steeds handmatige handelingen nodig, resulterend in tijd- en papierverspilling. Waar de meeste industrieën en contenttypen inmiddels volledig gedigitaliseerd zijn (denk aan muziek en boeken) zijn documentenprocessen binnen de meeste organisaties nog voor een belangrijk deel op papier gebaseerd. Een frustrerend gegeven voor de steeds mobieler en digitaler wordende werknemer.
In recent onderzoek van IDC gaf 76% van de ondervraagden aan dat tekortkomingen in documentprocessen de winstgevendheid van hun bedrijf en de klant- tevredenheid negatief beïnvloeden.
Een andere interessante bevinding uit ditzelfde onderzoek is dat werknemers meer dan eenderde van hun tijd besteden aan administratieve taken.
Wat cloudoplossingen in ieder geval bieden is een centrale plek waar documenten altijd te benaderen zijn. Daarnaast is ook het ‘track and trace' principe op documenten van toepassing. Dit betekent dat een organisatie zicht heeft op wat er met een document is gebeurd of anders gezegd: zicht heeft op de vraag wanneer een document is verstuurd of geopend. Nu tasten we vaak nog in het duister over wat er nu eigenlijk gebeurt met documenten.
‘Locatie en gebruiker van het document is altijd inzichtelijk’
Onwetendheid over waar een document zich bevindt is een punt dat de afgelopen tijd met regelmaat negatief in het nieuws geweest. De “verdwenen” bonnetjes af- faire van (inmiddels) oud-minister Opstelten is een voorbeeld, maar ook het verdwijnen van het PDF- document van de wapenvergunning in de zaak tegen de schutter uit Alphen aan de Rijn is een voorbeeld dat te maken heeft met hoe er met elektronische documenten wordt omgegaan.
Hoe wordt er nu met mobility en cloud omgegaan
Wat mij opvalt is dat uit artikelen, interviews en gesprekken met voorlopers op het front van technologie altijd een beeld opdoemt van visionaire zaken; technologie uit de toekomst, beloftes van dingen die nog moeten komen. De realiteit is echter dat die toekomst er eigenlijk vandaag al is en sterker nog: ook al enige tijd geleden was. Mailverkeer kan al sinds de late jaren 90 via het web verlopen. Daarnaast heeft iedereen wel wat documenten of foto’s in een Apple of Microsoft cloud staan en dan hebben we het niet eens over ‘on demand' diensten zoals Spotify, waarmee je toegang krijgt tot een wonderbaarlijk grote muziekcollectie. Net- flix is ook een fantastisch voorbeeld. Daar staan meer films en series dan iemand in een jaar kan bekijken. Het punt is dus dat we eigenlijk al geruime tijd werken met mobility, cloud en ‘on demand' diensten. Het enige fundamentele verschil is volgens mij het verschil in wat je doet en gewend bent qua cloud in een privesituatie versus wat je doet met de cloud in een zakelijke omgeving. Dat is ook logisch, want in een zakelijke omgeving is het vaker de IT-afdeling die om evidente redenen goede controle wil behouden over de IT- omgeving en daarbij ook de zorg draagt voor veilig dataverkeer. In dat opzicht is de adoptie in zakelijke omgevingen gewoon langzamer. Aan de andere kant moet ook niet onderschat worden hoeveel organisaties al wel gebruik maken van Cloud diensten. Ik heb zelf de afgelopen drie jaar veel bedrijven en overheden gesproken die allemaal in beginsel hun bedenkingen hadden bij het gebruik van Cloud diensten, maar waar bij ieder volgend gesprek de zorgen verder afnamen. Het meest heikelijke punt in gesprekken rondom de cloud is de zorg over waar de data zich bevind, hoe veilig dat is en wat een leverancier eventueel met die gegevens doet (bijvoorbeeld als het abonnement niet wordt voortgezet door een onderneming). Dit zijn allemaal valide vraagstukken die ook relatief eenvoudig te pareren zijn. Om te beginnen: data kan inderdaad in de cloud van een leverancier staan.
‘Onzekerheid over de plaats of locatie van de data is niet nodig’
Die huren vaak op hun beurt de ruimte bij datacenters van wereldwijde partijen waar vuistdikke servicelevel agreements en juridische documenten onderliggen om de integriteit en soevereiniteit van de data te waarborgen. Daarnaast is het gebruik van de leveranciers cloud geen 100% nood- zaak. Je kunt er ook voor kiezen om de data nog steeds zelf op te slaan al loop je dan uiteraard wel de voordelen van centrale cloudopslag mis. Gelukkig ligt er ook op dat vlak een oplossing: de private cloud. In deze wolk heeft een organisatie volledige controle over data, beveiliging en kwaliteit van de dienst. Via zogenaamde API’s of populairder gezegd “koppelstukken” is het mogelijk om apps te laten communiceren met de private cloud, zodat er maximaal voordeel kan worden behaald voor een organisatie. Dit is een interessante ontwikkeling die nog verder zal toenemen in de nabije toekomst. Documenten bevinden zich nu nog vaak in verschillende “silo’s” binnen een organisatie.
Software komt daardoor vaak in een ad-hoc hoek te zitten, waarbij het alleen met documenten om kan gaan als die eerst door een gebruiker “uit het systeem” worden getild. Door diepere integratie vanuit de software met achterliggende systemen wordt het makkelijker om met die informatie te werken en zullen uiteindelijk de silo’s er wellicht nog zijn maar er in de ervaring van gebruikers veel minder toe doen.
‘Minder afhankelijkheid van de achterliggende systemen’
Organisaties denken natuurlijk al veel langer na over de vraag hoe goed met elektronische documenten kan worden omgegaan. Van (dure) fouten uit het verleden hebben we veel kunnen leren.
Bij het ontwerpen en herontwerpen van systemen is het belangrijk om het einddoel goed voor ogen te hebben. Een goede metafoor hierbij is de bouw van een woning. Indien in het fundament een fout wordt gemaakt, of iets over het hoofd wordt gezien zal dit naarmate het bouwproces vordert een zeer grote nadelige (financiële) impact hebben. Vanuit dat perspectief is de cloud ideaal, omdat er als het ware een verbinding gaat komen tussen mensen, systemen en processen waarbij het er minder toe doet hoe de achterliggende systemen ooit zijn ontworpen.
Waarom is het werken in de Cloud in toenemende mate belangrijk?
Door de explosie van tablets en mobiele telefoons ver- schuift langzaam het werkveld van iedere professional die met documenten te maken heeft. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken komt hierdoor automatisch in beeld. Iedereen ontvangt bijvoorbeeld tegenwoordig mail op mobiele apparaten. Als daar documenten in bijlage bij zitten dan willen we die documenten ook bekijken. Sterker nog: het zou heel handig zijn als we het document ook op ons mobiele apparaat kunnen aanpassen, van commentaren kunnen voorzien of elektronisch kunnen ondertekenen. Wie altijd en overal toegang tot informatie wil hebben heeft voldoende redenen om strategisch na te denken over de cloud mogelijkheden.