eDiscovery is een proces van waarheidsvinding - meestal naar aanleiding van een verzoek van een toezichthouder of een juridisch geschil - waarbij in korte tijd enorme hoeveelheden informatie doorzocht, gestructureerd en gepresenteerd moeten worden. Dit moet op verantwoorde en transparante wijze gebeuren, zodat alle betrokken partijen de resultaten van dat onderzoek kunnen gebruiken. Kort gezegd: het eDiscovery proces vormt de kern van verzoeken van toezichthouders en eigenlijk van elk grootschalig nationaal en/of internationaal M&A, mededingings-, compliance- of fraudeonderzoek.
Bij mededingings-, compliance-, fraude- en strafrechtelijke onderzoeken richt eDiscovery zich grotendeels op waarheidsvinding binnen een grote set van in beslag genomen documenten, e-mails, computers, laptops en informatie op internet en diverse netwerken. Het gaat hierbij vaak om het achterhalen van complexe (verborgen) transacties en codewoorden die worden gebruikt om frauduleuze acties te verbergen. Met de juiste eDiscovery technologie wordt relevante informatie sneller gevonden en kan deze sneller en beter worden verwerkt met minder mensen. Hierdoor kunnen juristen problemen oplossen voordat deze naar buiten komen.
Grensoverschrijdende geschillen
Ook voor Nederlandse bedrijven bestaat de zeer reële mogelijkheid om verwikkeld te raken in complexe rechtszaken die nationale grenzen overschrijden. De Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) bijvoorbeeld is van toepassing op ieder Nederlands bedrijf dat op enige manier handelt met of vanuit de Verenigde Staten. Ook in 2016 ging het in een groot aantal FCPA-schikkingen om niet-Amerikaanse bedrijven en moest ook een Nederlandse multinational ettelijke miljoenen aan boetes betalen.
Wanneer een Europese organisatie in een civiele of strafrechtelijke zaak tegenover een Amerikaans bedrijf of overheidsinstantie staat, moet zij kunnen voldoen aan de Amerikaanse regels en standaarden. Door de juiste technologie te gebruiken, kunnen juristen ook bij internationale of Amerikaanse rechtszaken, de controle over de data en daarmee over de kosten en risico’s behouden.
Niet alleen in Amerika
eDiscovery is geen puur Amerikaanse aangelegenheid. Ieder Nederlands bedrijf met klanten buiten de landsgrenzen of met data in de cloud, moet rekening houden met de zeer reële mogelijkheid van verzoeken om elektronische data te analyseren en relevante delen over te dragen. Deze verzoeken kunnen worden gedaan door nationale en buitenlandse toezichthouders, maar steeds vaker ook door civiele partijen als onderdeel van bewijsbeslag of een (internationale) rechtszaak of arbitrage. Wanneer een internationaal opererende orga-nisatie in een civiele of strafrechtelijke zaak tegenover een Amerikaans bedrijf of overheidsinstantie staat, moet zij kunnen voldoen aan de Amerikaanse regels en standaarden.
Geautomatiseerde Contract Discovery en Review voor securisatie, herstructureringen, vastgoed en M&A
eDiscovery is niet alleen relevant in rechtszaken, bij juridische geschillen of wanneer er gereageerd moet worden op verzoeken van toezichthouders. eDiscovery technologie kan ook zeer profijtelijk zijn voor advocaten en bedrijfsjuristen die betrokken zijn bij fusies en overnames (M&A), het beheer van een venture capital of private equity deal, herfinanciering, fondsenwerving of bij de uitvoering van andere complexe zakelijke transacties.
In de meeste zakelijke deals is tijd een bepalende factor. Vooral bij securisatie, grote vastgoedtransacties of bij het voorbereiden van herfinanciering of fondsenwerving voor bedrijven of grote infrastructurele projecten. Hoe langer deze processen duren, hoe groter de kans dat een deal niet doorgaat of de voorwaarden verslechteren. Bij alle betrokken partijen overheerst een gevoel van urgentie om dingen gedaan te krijgen en snel te reageren op verzoeken. Due diligence en de voorbereiding van een Virtual Data Room (VDR) als onderdeel van dit proces, is tijdrovend en duur en alle partijen zijn erbij gebaat dit zo snel en kostenefficiënt mogelijk uit te voeren.
Data in de cloud
Ook data in de cloud moet worden meegenomen in een eDiscovery. Maar een van de grootste juridische risico’s van cloud computing is dat de eigenaar van de data die in de cloud zijn opgeslagen – en dat blijft altijd het bedrijf – niet tijdig kan voldoen aan een verzoek van een toezichthouder. Dit is het geval bij een eDiscovery of ander juridisch onderzoek, waarbij in korte tijd honderden gigabytes aan data gedownload en overhandigd moeten worden. Dan pas blijkt dat het heel simpel is om data in de cloud te krijgen, maar relevante data snel uit de cloud te halen, dat absoluut niet is.
Juristen doen er daarom verstandig aan om met het IT-management de mogelijkheid te bespreken het gehele proces van het identificeren van relevante data ín de cloud uit te voeren. Zo worden ernstige vertragingen door de beperking van de bandbreedte of de onvoorspelbaarheid van WAN-verbindingen voorkomen en hoeft alleen de veel kleinere dataset van relevante gegevens gedownload te worden.
Automatisering van due diligence taken
Technieken uit het gebied van Artificial Intelligence (AI) die worden ingezet voor zoeken, automatische classificatie, analyse en redactie verhogen de productiviteit. Met gebruikmaking van AI-technologie kunnen handmatige due diligencetaken, zoals de categorisatie van de portefeuilles in productsoorten en ondersteunende document sets en de daaropvolgende handmatige controle van elke set, worden geminimaliseerd. Zylab maakt gebruik van deze AI-technologie om due diligencetaken te automatiseren en biedt zo het hoogst mogelijke niveau van volledigheid, efficiëntie en kwaliteit.
Op deze manier wordt het mogelijk gemaakt om relevante documenten automatisch te verzamelen vanaf hun oorspronkelijke locatie (zoals e-mailboxen, file shares, MS Sharepoint, Office 365). Verder is het mogelijk om overeenkomsten automatisch te onderscheiden van niet-overeenkomsten en de inhoud van specifieke contractuele overeenkomsten automatisch te analyseren en te classificeren. Op deze manier krijgt u snel inzicht in wat u wel heeft en wat u nog mist en waar u aandacht aan moet geven om problemen bij het sluiten van de transactie voor te zijn. Ook heeft u een beter inzicht in de risico’s die u loopt met betrekking tot het afgeven van verkopersgaranties.
Over de auteur
Prof. dr. ir. Johannes (Jan) C. Scholtes is Chairman en Chief Strategy Officer van ZyLAB. Scholtes was als ZyLAB’s President en CEO van 1989 tot 2009 betrokken bij het inzetten van eDiscovery software bij onder andere de Oorlogsmisdaden Tribunalen van de VN, de FBI-Enron onderzoeken, het Witte Huis en duizenden andere gebruikers wereldwijd.
Voordat hij in 1989 bij ZyLAB begon, was Scholtes luitenant bij de inlichtingendienst van de Koninklijke Nederlandse Marine. Scholtes is ingenieur (ir.) in de Informatica (TU Delft), doctor in ‘Computational Linguistics’ (Universiteit van Amsterdam) en bekleedt sinds 2008 de buitengewone leerstoel ‘Text Mining’ van de faculteit Data Sciences and Knowledge Engineering in de Artificial Intelligence groep van de Universiteit van Maastricht.