Een korte introductie
Wij bieden een digital business platform aan dat organisaties in de finance, legal en accountancy sector in staat stelt om de organisatie en haar diensten continu te laten innoveren, te laten groeien en voortdurend in te laten spelen op de veranderende klantbehoefte. Hyarchis Legal beheert op centrale wijze alle aspecten van de bedrijfsvoering. Door in te loggen op één plek is alles binnen handbereik, zoals urenschrijven, financiële administratie, declareren, dossierbeheer, document management (DMS), relatiebeheer (CRM), aansluitpunt Rechtspraak, online samenwerken, veilig documenten versturen, interne en externe chatfunctie én uiteenlopende marketingmogelijkheden. Van een nieuwsbrieftool tot aan lead management (het online volgen van prospects). Wij noemen het ook wel een open ‘alles-en-meer systeem’.
Het juridische speelveld
Wat ik zie is dat door o.a. de prijsmodellen van de rechtsbijstandsverzekeraars, deze branche een voorsprong heeft in de volledige digitale benadering van de cliënt t.o.v. de advocatuur. De advocatuur hanteert nog steeds hoofdzakelijk een uurtarief als model, maar dat zal in de toekomst ook een meer hybride model worden. Enerzijds eenvoudigere dienstverlening tegen fixed fees en anderzijds complexere dienstverlening en advies op uurbasis, of misschien ook wel op langere termijn vaste prijzen. Naast de bedrijfsmatige reden om dit zo optimaal te bedienen met behulp van slimme software, is er ook een beweging zichtbaar naar duidelijk toegevoegde waarde leveren. Net zoals we zien in de accountancy en in de financiële dienstverlening, zoals hypotheken en verzekeringen. De jongere generaties cliënten houden van transparantie, eigen inbreng en hebben voorkennis en vooral plaatsonafhankelijk online toegang tot een eigen dossier. Ook de digitale rechtbank wordt aangesloten op deze keten van samenwerking.
Hoe ziet Hyarchis de rol van de jurist en advocaat?
Deze rol is nog meer mensgericht. Passend bij de ontwikkelingen die we zien, neemt het belang en de waarde van het advies toe. Door het wegvallen van administratieve werkzaamheden komt de nadruk te liggen op de inhoud en de kwaliteit van het advies én op de relatie. Naar verwach-ting zal de rol van de jurist en advocaat dan wel het kantoor de komende jaren verbreden. Naast het juridisch advies zal deze ook komen te liggen op legal project management en mogelijk zelfs legaltech consulting. Dit zal mogelijkheden bieden, maar zal ook een aanpassingsvermogen van de mensen en de organisatie vragen aangezien naast het businessmodel ook het operationele model zal veranderen.
Onderscheidend vermogen
Wij hebben altijd samengewerkt met zware kennisintensieve partners met hoge documentvolumes, complexe processen en inhoudelijke werkzaamheden. Voor de gebruikers heeft dit als voordeel dat wij ons goed kunnen verplaatsen in hun werkprocessen en uitdagingen. Wij onderscheiden ons door uit te gaan van standaarden, maar bieden de (potentiële) gebruiker ook de flexibiliteit voor klantspecifieke wensen. Hierbij is Hyarchis niet afhankelijk van externe partijen, maar kan snel geschakeld worden met het eigen consultants- en development team. Dit komt de kwaliteit en doorlooptijd van implementatie ten goede waardoor de organisatie nog eerder profiteert van het vernieuwde proces. Ook de brede ervaring in aanpalende markten maakt ons uniek. De ervaring uit de finance en accountancy sector dragen bij aan een brede ontwikkeling. Door de korte lijnen is de kennis eenvoudig over te brengen waardoor iedereen altijd dicht bij de klant staat.
Welke ontwikkelingen zijn te zien in ‘Digital Business’?
We zien dat organisaties in de diverse branches heel verschillend met Digital Business omgaan, maar in alle gevallen is de impact groot en de potentie evident. De ene organisatie richt zich op de verbetering van efficiency door het stap voor stap digitaliseren van businessprocessen. Handmatige en foutgevoelige processen worden verdergaand geautomatiseerd en gedigitaliseerd, waardoor productiviteit en kwaliteit een impuls krijgen.
Bij de andere organisatie ligt de focus op het realiseren van compleet nieuwe businessmodellen. Denk hierbij aan de greenfields, die zonder belemmering van legacy systemen en fysieke informatiestromen, een compleet digitale organisatie neerzetten. Zij benutten de kracht van procesoptimalisatie en straight through processing ten volle. Welke vorm van digitale transformatie een organisatie ook voorstaat, het is de eindklant die het meest profiteert. Vaak is het de klant zelf die de digitale transformatie afdwingt met zijn wens voor transparantie, 24x7 beschikbaarheid en bereikbaarheid, en die meer service verwachten tegen lagere kosten. Daarom is de user experience binnen Digital Business een zeer belangrijk element. Communicatie en interactie in de zakelijke omgeving moet net zo vanzelfsprekend zijn als de manier waarop de consument zich in de privésfeer beweegt. Zeker in de financiële wereld wordt hier veel aandacht aan besteed. Een ander belangrijk aspect van Digital Business is het benutten van data-analyse in combinatie met procesverbeteringen. Hierdoor zijn organisaties in staat werk uit handen te nemen van medewerkers in de back- en midoffice. Customer facing adviseurs kunnen zich focussen op de klant, cliënt of burger terwijl administratieve handelingen worden geautomatiseerd. Daar ligt de toegevoegde waarde.
Wat zijn de belangrijkste uitdagingen van Digital Business en wat is nodig voor een succesvolle implementatie?
De praktijk leert dat het voor organisaties een uitdaging is om oude vertrouwde werkprocessen los te laten of te herdefiniëren. Het invoeren van Digital Business blijkt hét moment om te bekijken met welk resultaat en doel je een bepaald proces inricht en hoe het zo makkelijk en efficiënt mogelijk kan. Wanneer je het gewenste resultaat als uitgangspunt neemt, weet je wat ervan de mensen enerzijds en van de technologie anderzijds verlangd wordt. Zo wordt het eenvoudiger om de organisatie ‘mee’ te krijgen in de ontwikkelingen rondom Digital Business.
Voor technologieleveranciers is het een uitdaging om de mens en het proces als uitgangspunt te nemen en te houden. Digital Business implementaties zijn pas succesvol als je deze niet uitsluitend vanuit de techniek benadert. Houd medewerkers dus voortdurend aangehaakt. Daar komt bij dat samenwerking, zowel intern als extern in een keten, een essentieel onderdeel is van Digital Business. Juist doordat alle actoren (cliënt, advocaat, intermediair, dienstverlener) digitaal aan elkaar geknoopt zijn, worden samenwerking en kennisdeling steeds eenvoudiger. Zeker in de financiële sector zien we hiervan al mooie voorbeelden.
Integratie en flexibiliteit zijn zeer belangrijk voor de klant
Dat integratie en flexibiliteit belangrijk zijn voor de juridische markt begrijpen wij als geen ander. Wij zeggen dan ook niet voor niets dat wij een alles-en-meer software-oplossing hebben. Uiteraard willen wij het complete speelveld van de juridische professional kunnen onder-steunen, maar er is natuurlijk meer. Best of Breed is dan ook een veel gehoorde term en die flexibiliteit willen wij onze klanten bieden. Met het Digital Business Platform van Hyarchis zijn wij het centrale hart van de organisatie en bij die positie is integratie onontbeerlijk. Daar komt nog eens bij kijken dat elk kantoor zijn eigen identiteit heeft en daarmee in zekere mate uniek is. Dat realiseren wij ons terdege. We zullen het echter niet nalaten om op basis van onze ervaring de klant suggesties te doen die bijdragen aan een hogere efficiency en betere effectiviteit. Wij houden ons dan ook vast aan het uitgangspunt: Standaard waar mogelijk, specifiek waar dat moet.
Wat gebeurt de komende 5 jaar?
Met de toenemende dynamiek in de juridische markt zal er zowel van juridische professionals, partners en toeleveranciers meer worden gevraagd. Cliënten zullen meer service vragen en willen meer inzicht en transparantie. Daardoor zullen businessmodellen en digitalisatie veel besproken onderwerpen blijven. Waar het op dit moment op veel plekken nog als een gevaar gezien wordt, zal dit de komende jaren meer en meer als kans gezien moeten worden. Het vraagt om aanpassingsvermogen en de kantoren die niet of weinig doen zullen het lastiger krijgen.
Binnen de advocatuur verwachten wij dat kleine kantoren zich meer moeten gaan specialiseren en kijken waar legaltech oplossingen hun productiviteit kan vergroten. De grotere kantoren zullen het productportfolio uitbreiden door de veranderende verwachting vanuit hun cliënten. Daarnaast zal meer gewerkt gaan worden met externe partners, die zorgen voor verregaande robotisering van gestandaardiseerde en eenvoudige werkzaamheden. De komende 5 jaar gaan data science en AI een steeds grotere rol spelen zodat er meer tijd en focus gelegd kan worden op maatwerk. Enkele kantoren hebben al een start gemaakt of zijn dit aan het plannen voor het inzetten van bijvoorbeeld AI toepassingen met IBM Watson. Dit alles met als doel om advocaten te ondersteunen bij het effectiever, sneller en kwalitatief beter formuleren van adviezen.
Ook een legaltech partij zoals Hyarchis zal een van die partners zijn. Plaatsonafhankelijk en online samenwerken met alle stakeholders wordt steeds belangrijker. Ditzelfde geldt voor transparantie en het delen van kennis.
Overeenkomstig onze de visie wordt het voor de legal sector belangrijk om flexibeler te kunnen inspelen op de veranderende behoefte van de cliënt. Om te blijven groeien en de winstgevendheid op peil te houden is het van belang om continu te blijven innoveren. Gezamenlijk zorgen wij ervoor dat we blijven ontwikkelen in lijn met de veranderende behoefte. Dit is wat wij ook wel ‘partnership in het kwadraat noemen'.
Tot slot
Hyarchis gelooft in gezamenlijk succes. Samen investeren in relaties is de sleutel tot goede software-implementaties. Op basis hiervan heeft Hyarchis naast het juridische domein al ruim 30 jaar ervaring in de finance en accountancy branche. Wat begonnen is met document management is inmiddels uitgegroeid naar het volledig digitaliseren van werkprocessen. Voor de legal markt betekent dit het totale proces van cliënt tot rechtspraak en van lead tot dossier.