Het moet voor minder. Dat is het geluid dat doorklinkt in de literatuur en onderzoeken over de nieuwe ontwikke-lingen in de advocatuur. Veelal wordt deze discussie gevoerd over de as van het uurtarief. Maar bereikt de cliënt hiermee het gewenste resultaat? In dit artikel legt Hans Schuurman “op een servetje” uit dat dit lang niet altijd het geval is.
Onlangs publiceerde Altman Weil haar jaarlijkse onderzoek onder bedrijfsjuristen in de 2016 Chief Legal Officer Survey. Kern van het rapport is: De cliënt zoekt onder druk van dalende budgetten naar goedkopere oplossing-en. Deels zoekt men dat in het insourcen of zelf doen van werk. Een ander deel door slimmer te werken (beter managen van dossiers). Het laatste deel van de besparing moet komen van de externe leveranciers.
Met name dat laatste deel vinden de advocatenkantoren terug in de tariefonderhandelingen. Nog maar heel beperkt wordt ingezet op alternatieve prijsmodellen (AFA’s). In het merendeel van de zaken blijft het uurtarief de band waarover de onderhandeling wordt gevoerd. In pitches vraagt de cliënt om uurtarieven per ‘categorie advocaat’ te geven. Maar een keuze voor het kantoor met de laagste tarieven is lang niet altijd de slimste keuze. In de presentatie van Paul de Jonge op het congres Reinvent Law 2015 bleek dat niet altijd de partij met het laagste uurtarief een pitch won. Het uurtarief is maar een van de assen die de totaalprijs bepaalt. De inzet van het aantal uren is de tweede variabele. De totaalprijs is dus afhankelijk van het uurtarief, maar ook van het aantal ingezette uren.
Laagste uurtarief slecht voor kantoor en klant
Wanneer de onderhandeling wordt gevoerd over het uurtarief, dan is dit in ieder geval slecht voor de leverancier. Er is geen impuls om het aantal uren in het dossier terug te dringen en de uren mogen worden gedeclareerd tegen een lager tarief. Het kantoor levert dus direct winstgevendheid in. Maar ook voor de cliënt kan de keuze voor het laagste tarief slecht uitpakken. Bij een te zware weging van de factor uurtarief in een pitch, kan de partij winnen die niet per definitie de meest efficiënte leverancier is. Resultaat is dan wel een lager uurtarief, maar doordat de inefficiënte winnaar van de pitch meer uren nodig heeft om de gevraagde resultaten te bereiken, is de cliënt bij een lager uurtarief maar met meer bestede uren niet per definitie goedkoper uit. En dan kijken we hierboven alleen nog naar de declaratie van het kantoor.
Een inefficiënte partij zal ook meer aandacht vragen van de capaciteit van de interne organisatie van de opdrachtgever. In vergelijkingen van kosten wordt deze component vaak vergeten. Een topspecialist op een rechtsgebied heeft ervaring en zal zelfstandiger en sneller tot resultaten komen. En dan praten we nog niet over de kosten als gevolg van het leveren van lagere kwaliteit.
Kantelen van de prijsdiscussie naar efficiëntie
Als het doel is om de kosten te verlagen, dan is bij het beoordelen van de totaalkosten van een dossier niet alleen het uurtarief een belangrijke variabele, maar dus ook het aantal bestede uren. Dus laten we het servet eens kantelen en de mogelijkheden verkennen aan de zijde van de bestede uren. Wie biedt de meest efficiënte oplossing?
De oplossingen zijn dan:
Ervaring en kennismanagement
Werkverdeling
Efficiënte processen/LEAN
Goed dossiermanagement
Legal Tech
Waarde
Ervaring
Er zijn kantoren met een bijzondere specialisatie. Deze kantoren hebben advocaten die het klappen van de zweep kennen en drijven op de kennis van vergelijkbare dossiers. Zo hoef je de landsadvocaat niet uit te leggen wat de dynamiek is binnen de overheid, SOLV heeft geen inleiding Tech, Media en Communicatie nodig, prof. mr. Grapperhaus doceert zelfs op hoog niveau over zijn vakgebied en de gebroeders Anker hebben vaak met succes de rechtszaal verlaten.
Zij hebben dan misschien niet het laagste tarief, maar veel uitzoekwerk hoeft niet meer te worden betaald, omdat ze dat al weten. En dan is het aantal bestede uren in een dossier aanzienlijk lager dan dat van een kantoor dat het tegen een lager tarief nog moet leren.
Veruit de makkelijkste besparing is niet betalen voor wat een advocaat niet meer hoeft te doen of zoals op de site van Omdenken stond: De kracht van dingen doen is soms iets niet doen (Stephen Ledder).
Werkverdeling en ‘unbundling’
Een belangrijke maatregel van cliënten om kosten te besparen is volgens het onderzoek van Altman Weil, ‘insourcing’. In de financiële sector worden interne advocatenkantoren opgericht. De bezetting op juridische afdelingen wordt aangevuld, om het werk zelf te gaan doen. Maar in relatie tot andere diensten is ‘insourcing’ vanuit bedrijfskundig perspectief gezien een vreemd gegeven. Alles wat geen kerncompetentie is van een bedrijf zoals catering, onderhoud, reclamecampagnes, etc, wordt uitbesteed aan gespecialiseerde bedrijven. Maar bij het juridische werk zien we een beweging naar meer doe-het-zelven.
Een aantal cliënten maakt bij dit soort keuzen een onderbouwde afweging. Rond het onderwerp ‘unbundling’ maken deze bedrijven een heldere splitsing in de typen werk. Waar vroeger de huisleverancier het hele pakket aan diensten kreeg, wordt nu een onderscheid gemaakt in ‘commodity’, regulier werk en hoogwaardig of specialistisch werk.
Het hoogwaardige werk gaat logischerwijs nog naar de topadvocaten of topkantoren. Naar het andere werk wordt meer bedrijfsmatig gekeken: Kunnen we het zelf? Kan iemand anders het goedkoper?
Dit wordt in de bedrijfskundige literatuur een ‘make or buy decision’ genoemd. Er zijn meer partijen die het werk kunnen uitvoeren, omdat het werk geen unieke kennis vraagt. Het zal duidelijk zijn dat dan de prijs de doorslag zal geven. De richting van de prijs is bij professionaliserende inkoop naar beneden en dwingt efficiënter werken af. Aan de onderkant van het spectrum wordt vaker gekeken naar alternatieven. Een deel van het werk valt inmiddels te automatiseren (zie Legal Tech).
Efficiënte processen
Kan een vergaande gespecialiseerde leverancier als een advocatenkantoor het uiteindelijk niet beter? In veel gevallen zeker!
Dus hoe mooi zou het zijn als de leverancier in volle overtuiging kan laten zien dat zij allang efficiënt of LEAN werken. En LEAN is dan specifieker: Precies dát leveren wat de cliënt heeft gevraagd en achterwege laten waar de cliënt NIET om heeft gevraagd. Dat is de eerste winst. De denkwijze van LEAN gaat over het vermijden van verspillingen. Een goed kantoor heeft alle middelen al lang in huis om deze verspillingen tegen te gaan, maar deze worden niet als zodanig herkend. Een goed kantoor, en ik vertaal de te vermijden verspillingen maar even vrij, kan op maat de juiste en ervaren personen leveren, heeft kennisbronnen op orde, heeft bepaalde pro-blemen vaker onderhanden gehad en put dus uit parate kennis, bewaakt de kwaliteit en behoedt de klant voor het maken van fouten.
Steeds meer kantoren kijken met een LEAN-bril naar het werk. Mooi is om te zien dat er steeds meer kennis wordt opgebouwd over het efficiënt inrichten van het werk. In mijn eerdere artikel Verspillingen in de Advocatuur zijn deze verspillingen nader uitgewerkt.
Goed dossiermanagement
Efficiënt werken zit onder andere in het niet doen wat de cliënt niet heeft gevraagd. Hulp hierbij is er vanuit de ontwikkeling Legal Project Management (LPM). LPM biedt handvatten om vóórdat het werk start overeen-stemming met de cliënt te krijgen over de door de cliënt gewenste kwaliteit, geld en tijd. Niet over en weer uitgesproken veronderstellingen kunnen leiden tot misverstanden. Voorheen impliciet gelaten zaken worden over en weer expliciet gemaakt in een planning, prijscalculatie en opdrachtbevestiging. In de opdrachtbevestiging staat duidelijk wat wel wordt gedaan, maar ook wat niet wordt gedaan binnen de verstrekte opdracht. Voor een klein dossier volstaat een checklist met de vragen: Waarom, wat, wanneer, wie en hoe? Pas dan start de uitvoering en wordt de opdracht uitgevoerd binnen de afgesproken beperkingen van kwaliteit, geld en tijd. Aan het einde evalueren klant en opdrachtnemer en leren zij van de uitgevoerde opdracht. Voor grote dossiers is het projectmanagement zo complex dat kantoren daar al gespecialiseerde Legal Projectmanagers voor inzetten. De toegevoegde waarde van zo’n medewerker is voor cliënten zo groot, dat zij declarabel op het dossier werken. Bij andere kantoren faciliteren de Legal Projectmanagers de praktijk en ontwikkelen zij bijvoorbeeld planningstools en rapportages.
Legal Tech
Meer routinematig werk wordt geautomatiseerd of processen worden ondersteund door technologie. Al redelijk geavanceerde contracten worden gevangen in modellen en kunnen door de klant zelf worden gemaakt. Een goed voorbeeld van een leverancier op dat gebied is Legal Lloyd.
Voorspellingen zijn dat minimaal 25% van het werk straks kan worden overgenomen door computers. En waar de computer het goedkoper kan, wint de cliënt. Maar waar het kantoor het goedkoper kan binnen een ander prijsmodel zoals een vaste prijs voor een dossier, zijn ook voordelen te behalen voor het kantoor. Tech maakt hergebruik van informatie en het voorbewerken van documenten makkelijker.
Waarde
De hiervoor genoemde ervaring, efficiënte processen en goed dossiermanagement bieden naast het vermijden van onnodige inspanningen nog een belangrijk voordeel. Een goede intake van het dossier en juist dát doen wat voor de cliënt van belang is creëert waarde in de ogen van de cliënt. En dit gaat verder dan sec het oplossen van een juridisch probleem. Is de waarde laag, dan is de kostprijs van groot belang. Is de ervaren waarde hoog, dan wordt de prijs van het dossier van minder belang.
Conclusie
Gedwongen door pitches waar alleen een uurtarief mag worden ingevuld, gaat de opdracht nu soms voorbij aan de partij die de beste kwaliteit had kunnen leveren tegen de beste totaalprijs. De extra inspanningen door de cliënt zelf, bij de keuze van een inefficiënte partij, worden vaak niet meegenomen bij deze totaalprijs.
Sec en alleen de onderhandelingen voeren over het tarief, leidt in het slechtste geval tot twee ongelukkige partijen. Een leverancier met een te lage winstmarge om straks nog goede investeringen te kunnen doen en een afnemer die niet de beste dienstverlening krijgt voor zijn geld of zelfs meer gaat betalen.
Kantel de discussie over de prijs en ga op zoek naar de beste oplossing. In nationale, en zeker internationale media, is veel te vinden over de nieuwe ontwikkelingen in de advocatuur .
Er valt veel te leren van andere branches. Tech maakt meer mogelijk. Uit goede pitches komt naar voren dat de partijen met het hoogste uurtarief, lang niet altijd de partijen zijn met de hoogste totaalprijs. Dat komt doordat die partijen het verschil maken in de groene balk van bovenstaand servet. En dat komt, doordat zij efficient werken en als specialist geen uren in rekening hoeven te brengen voor werk dat ze niet meer hoeven te doen. Dat deel weten ze al of weten ze snel te reproduceren. Niet hoeven betalen voor wat de efficiëntste partij niet meer hoeft te doen is de makkelijkste korting op de totaalprijs.
Over de auteur: Hans Schuurman is adviseur en interimmanager Finance & Operations. Zijn primaire focus is winst- en efficiëntieverbetering binnen de juridische dienstverlening. In een rol van CFO optimaliseert hij de financiële afdeling en zorgt hij voor toegankelijke managementinformatie. Hij is gewend om leiding te geven aan grote projecten. Tevens spreekt en publiceert hij regelmatig over het winstmodel van de advocatuur, pricing en de nieuwe ont-wikkelingen in de advocatuur. Daarnaast is Hans met zijn partners van Law4ce in staat de bedrijfsvoering van een advocaten- en/of notariskantoor continu te verbeteren.