Het notariaat staat in het algemeen niet bekend als de meest vooruitstrevende en innovatieve sector. Een punt is echter wel dat ontwikkelingen binnen het notariaat in veel gevallen voorlopen op de advocatuur. Onderwerpen waar het notariaat al eerder mee te maken heeft gekregen betreffen hevige druk op prijzen en een enorme impact van technologische ontwikkelingen, waardoor mede de dienstverlening en het aanbod in een deel van de praktijk drastisch is veranderd. Ook is een aantal diensten meer geworden tot een zgn. ‘commodity’ en is het daarom nog belangrijker om de toegevoegde waarde goed weten te vertalen naar de klant.
Wie is Jan Schurings?
Ik ben 46 jaar oud, getrouwd en de trotse vader van 2 inmiddels puberzonen. In 1992 ben ik in het notariaat gaan werken en ben gestart bij Nauta Dutilh, waar ik het notariële vak en het ondernemingsrecht heb geleerd. Nog elke dag heb ik plezier van hetgeen ik daar heb geleerd.
Nadat ik bij Nauta Dutilh ben gestart in het ondernemingsrecht met een kleine blik richting de andere notariële rechtsgebieden heb ik het ondernemingsrecht nooit meer losgelaten. In 2000 ben ik benoemd tot notaris, een mooi en soms complex vak. Sinds 2008 oefen ik dit vak uit als partner bij Van Benthem & Keulen (VBK) in Utrecht. Mijn vak wordt nogal eens omschreven als formeel en regelgedreven, mijn adagium is echter formeel als het moet praktisch als het kan. Ik denk dat mijn cliënten mij daarom omschrijven als pragmatisch en oplossingsgericht.
U bent, als jurist, ondernemingsrechtspecialist en notaris. In welk opzicht is het zijn van notaris een pre in uw werkzaamheden in relatie tot de klant?
Het zijn van notaris in het ondernemingsrecht is in relatie tot cliënten soms een voordeel en soms een nadeel. Het grote voordeel is dat een notaris toch eerder wordt gezien als een vertrouwenspersoon die onafhankelijk is. In die rol maak ik vaak al snel kennis met de familie en worden met mij persoonlijke aspecten gedeeld. Hierdoor ontstaat een vertrouwensband terwijl het mij daarnaast mogelijk maakt de persoonlijke situatie in advisering mee te nemen. Maar lang niet al mijn cliënten zijn familiebedrijven. Bij grote bedrijven lijkt het soms een klein nadeel dat ik notaris ben omdat nog vaak de gedachte leeft dat ondernemingsrecht het terrein van advocaten is.
In meerdere artikelen komt naar voren dat de ondernemingsrechtnotaris de beste gesprekspartner is voor bijvoorbeeld de fiscalist, accountant en investeerders. Deelt u deze mening en waarom zegt/ schrijft men dit?
Naar mijn mening gaat het er niet zozeer om dat ik notaris ben maar materiedeskundige. Notarissen in het ondernemingsrecht zijn vaak echte techneuten die goed de weg weten in het ondernemingsrecht. Dat is ook nodig want hoe kan ik anders statuten van bv’s schrijven en adequaat adviseren. (Er zijn uiteraard ook advocaten die deze rol vervullen en dat uitstekend doen). Nagenoeg alles wat in de praktijk gebeurt is fiscaal of financieel gedreven. Het is dan erg prettig voor andere adviseurs om met de ondernemingsrecht notaris of -advocaat te sparren en te kijken of hetgeen financieel/fiscaal wenselijk is ook civiel juridisch vormgegeven kan worden. Mijn voordeel is dat ik vaak ook de familieverbanden en de juridische structuur ken.
Als een ondernemer/dga notariële ondersteuning nodig heeft bij zaken die meer in het personen- en familierecht liggen komt deze dan ook bij u of verwijst u hiervoor door naar een andere notaris?
VBK richt zich nadrukkelijk op business to business dienstverlening. Advisering op het gebied van het familierecht lijkt daarin niet te passen. Niets is echter minder waar. Initieel had ik geen familierechtkennis in huis en moest ik dat met externe partijen regelen. Hoewel dat technisch allemaal wel werkte was het noch voor de cliënten noch voor mij prettig. Inmiddels behoort alweer 3 jaar een zeer ervaren kandidate familierecht tot mijn notariële team en dat werkt echt fantastisch. Gelet op de vertrouwensband die ik hiervoor al omschreef hoort advisering op het gebied van familierecht er absoluut bij en het geeft toegevoegde waarde aan mijn ondernemingsrechtpraktijk.
Waarom heeft VBK besloten haar dienstverlening uit te breiden met notariële diensten, en met welke ambitie?
In 2007 benaderde VBK mij met de vraag of ik het notariaat bij VBK, samen met Mariel Vrielink waarmee ik sinds 2000 samenwerk en die inmiddels is benoemd tot toegevoegd notaris, wilde opzetten. Na het omzetten van mijn plaats van vestiging als notaris naar Utrecht gingen we in september 2008 van start. De achtergrond van de wens van VBK is eigenlijk dezelfde als mijn visie op juridische dienstverlening. Door het notariaat in huis te hebben kan VBK integrale dienstverlening leveren in zowel het ondernemingsrecht als in het vastgoedrecht en het familierecht. Zeker in het ondernemingsrecht is dat een groot voordeel. Elke overname van aandelen of oprichting van een joint venture resulteert immers in een notariële akte. Dit zijn natuurlijk maar voorbeelden. In de praktijk is het voor cliënten zo veel praktischer en efficiënter om als directe collega’s met een advocaat samen te werken in een zaak in vergelijking tot het werken met externe partijen.
Hoe is het notariaat binnen VBK georganiseerd en zijn er onderscheidende factoren t.o.v. andere kantoren?
Het is advocaten en notarissen toegestaan om in een samenwerkingsverband samen te werken mits er zogenaamde ‘chinese walls’ worden aangebracht die waarborgen dat het beroepsgeheim in stand blijft. Daarnaast gelden er specifieke regels die mijn onafhankelijkheid moeten garanderen. De belangrijkste regel is dat ik als notaris altijd alle zeggenschap heb over de inrichting en uitvoering van mijn praktijk. Binnen VBK wordt dat als vanzelfsprekend gezien en ik ben nog nooit in een situatie gekomen dat ik me daarop heb moeten beroepen. In het team dat inmiddels uit 7 personen bestaat is veel ervaring aanwezig en werken we met korte lijnen. VBK onderscheidt zich denk ik van andere kantoren doordat we een team hebben van louter specialisten, met korte lijnen, die zoeken naar praktische oplossingen voor het probleem of de vraag van een cliënt. Er heerst echt een ‘can do’ mentaliteit. Zonder een prijsvechter te willen zijn kan ik stellen dat door de ervaring in het team en de efficiency waarmee gewerkt wordt er sprake is van een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding.
Heeft de uitbreiding met notariële diensten geresulteerd in een toename van zaken?
Toen ik bij VBK begon is, mede gelet op de vertrouwensband die je met cliënten opbouwt, een groot deel van de cliënten mij gevolgd. Dat was zeker in 2008 en 2009 heel erg prettig omdat, nadat de crisis toesloeg, ik me wel even achter de oren heb gekrabd hoe het zou gaan lopen. Het is te simpel te denken dat als je als notaris je bij een advocatenkantoor aansluit het werk vanzelf wel volgt. Natuurlijk zijn er zaken in het kantoor te vinden maar het kost tijd en aandacht om de cliënten ook te overtuigen van de notariële dienstverlening.
Met name het permanente opleidingsprogramma IURA ACTUA voor bedrijfsjuristen heeft uiteindelijk enorm geholpen bij het overtuigen van cliënten. Op nagenoeg alle opleidingsbijeenkomsten heb ik gesproken en inmiddels doen we als notariaat voor een belangrijk deel van deze cliënten zaken. Sinds 2008 en ondanks de crisis is het notariële team gegroeid van 2 leden in 2008 tot de huidige 7 en de groei is nog niet tot stilstand gekomen. De omzet uit de eerste jaren is verdrievoudigd en we groeien jaarlijks nog steeds met dubbele cijfers. Het gaat niet vanzelf en er zijn echt weleens tegenslagen maar de lijn is extreem positief en dat wordt in het kantoor ook zeker onderkend en gewaardeerd.
Naast verkrapping van de markt zie we binnen de advocatuur en het notariaat dat er prijsdruk ontstaat. Hebben jullie hier ook last van en hoe gaan jullie hiermee om?
In de notariële markt is prijsconcurrentie al veel eerder begonnen dan in de advocatuur. Na afschaffing van de vaste tarieven in het vastgoed is er sprake van een neerwaartse spiraal. Waar vroeger de vaste tarieven soms idioot hoog waren wordt er nu zeker in het particuliere vastgoed tegen extreem lage tarieven gewerkt; vaak zelfs onder of tegen de kostprijs. Dat is slecht voor het vak.
‘Focus op toegevoegde waarde of op lage van prijs?’
Door een extreem (te) lage prijs te rekenen is er simpelweg geen tijd voor een goed product
dat recht doet aan de grootste aankoop die een particulier in zijn leven doet. Het vak wordt door veel standaardmatig werk onaantrekkelijk voor jonge mensen, waardoor minder studenten kiezen voor een notariële studierichting. Dat is echt een bedreiging voor het vak. In de praktijk zie je een duidelijke tweedeling van kantoren die net als VBK focussen op toegevoegde waarde en kantoren die zich met lage prijzen focussen op de particuliere markt en aan de zijlijn nog wat ondernemingsrecht meepakken.
Het is een illusie te denken dat prijsdruk aan je voorbij gaat. Dat geldt voor VBK maar ook voor de allergrootste kantoren. Door echter in advisering toegevoegde waarde te leveren en de standaardproducten, zoals het oprichten van een eenvoudige bv tegen een eerlijk tarief te leveren is er zeker toekomst. Bij de grote kantoren zie ik nog weleens prijzen langskomen voor standaardoprichtingen van bv’s en leveringen van aandelen binnen een concernstructuur waar ik erg van schrik. Misschien is het gelet op de kostenstructuur van deze kantoren wel logisch maar als cliënt krijg je een stagiair die je zaak behandelt en het tarief alsof er twee partners aan de zaak gewerkt hebben. Het gaat meer en meer om een faire prijs-kwaliteitverhouding en dit transparant te maken.
Prijs(concurrentie) is voor groei op lange termijn vaak niet het beste instrument. Wat is uw kijk
hierop?
Zoals hiervoor aangegeven geloof ik niet in prijsconcurrentie. Dat wil echter niet zeggen dat ik geen prijsvoordeel heb ten opzichte van de Zuidas kantoren. De kostenstructuur bij VBK is gewoon anders dan op de Zuidas en ook de winstaandelen van partners zijn anders. Niet slecht, zeker niet, maar wel substantieel lager. Het businessmodel van VBK is gericht op het koppelen van onze juridische expertise aan de zakelijke doelstellingen van de cliënt en het leveren van een uitstekende service. Hiermee proberen we onze cliënten aan ons kantoor te binden. Neem nu ons service concept vanDienst. Hiermee geven we gestalte aan ons motto “VBK het toegankelijke topkantoor”. Binnen vanDienst worden voor cliënten en prospects een aantal kosteloze services aangeboden zoals een partner bemenste helpdesk, modellen en permanente educatie. Door kennis te delen en te luisteren naar hetgeen cliënten van ons verlangen komen we tot betere en toegankelijkere dienstverlening. Dit is een proces waar we dagelijks mee bezig zijn. Steeds weer naar buiten kijken en vragen aan onze cliënten hoe we onze dienstverlening kunnen verbeteren. Eigenlijk heel simpel en vanzelfsprekend.
Het notariaat kent een hogere mate van automatisering en digitalisering van processen dan de advocatuur. Waarom, en wat zijn uw verwachtingen?
In ICT-oplossingen loopt het notariaat t.o.v. de advocatuur, soms voorop. De prijsdruk in de markt heeft notarissen gedwongen om extreem efficiënt te werken. ICT leveranciers hebben zich daarbij aangesloten en leveren, zeker ten behoeve van de meer standaardmatige praktijk, slimme ICT oplossingen. Een voorbeeld is het werken met slimme modellen die voorzien in nagenoeg een volledig geautomatiseerde generatie van vastgoedakten inclusief afrekeningen. Binnen VBK ligt de nadruk op de adviespraktijk en maatwerk. Alleen in dat segment kunnen wij ons uurtarief waarmaken. Meer standaardmatige producten moeten dus zeer efficiënt gemaakt worden. Dat doen we enerzijds door een zeer ervaren team van medewerkers die ondersteuning bieden, die een stuk goedkoper zijn, en snel en efficiënt werken, anderzijds door het inzetten van automatisering. Ook in de advocatuur speelt het vorenstaande. Er komen steeds meer ‘contract assembly tools’ op de markt en de kwaliteit wordt steeds beter. Zeker voor meer standaardmatig werk zal automatisering een belangrijke rol gaan spelen en zelfs bij maatwerk kun je een belangrijk deel automatiseren. Iedereen die daar anders over denkt spreek ik over 10 jaar nog wel eens.
Wat is uw visie op het notariaat in Nederland en hoe ziet u de komende 2 tot 5 jaar?
De komende 2 tot 5 jaar zal het notariaat zich stabiliseren. De crisis heeft ernstige sporen achter
gelaten en er is keihard gesaneerd. Je ziet echter met het herstel van de economie en de particuliere vastgoedmarkt dat kantoren opkrabbelen. Het zal echter nooit meer worden zoals vroeger. Vraag is hoe snel de vastgoedketen digitaliseert en wat de rol van het notariaat zal worden. In het brede notariële werkgebied ben ik nog steeds overtuigd van de toegevoegde waarde van het notariaat. Als beroepsgroep zullen we dat aan de markt moeten laten zien. Als dat lukt dan heeft het notariaat absoluut toekomst.