Jurist en software entrepreneur
Dat software steeds meer zijn intrede doet in de juridische dienstverlening, daar zijn de meeste juristen het wel over eens. Digitalisering staat zelf bij menig advocatenkantoor hoog op de agenda. Maar het blijft vaak bij vergaderen over en het geven van visies. Wie wordt de eerste echte ‘first mover’ in advocatenland? Wie durft zijn klanten op een nieuwe manier te bedienen?
In deze bijdrage ga ik in op de kansen die software biedt voor advocatenkantoren, ongeacht de omvang van het kantoor.
‘First mover’ vrees
Het is advocaten eigen om altijd beren op de weg te zien. Daar worden ze immers voor ingehuurd. “Tegen welke problemen kun je aan lopen als het onverhoopt misgaat? Zijn alle risico’s wel afgedekt? Is het wel 100% veilig? Wat we nu hebben werkt toch ook prima?”
De zoektocht naar een waterdicht antwoord op deze vragen is de molensteen om de nek van innovatie binnen advocatenkantoren. De jongere advocaten en partners zijn er vaak al lang klaar voor, maar ze hebben één probleem. De gehele maatschap moet overtuigd zien te worden van het nut van het gebruik van vernieuwende software binnen de praktijk. De wat oudere partners vinden het eigenlijk wel prima zo. Ze kunnen prima overweg met Word, PowerPoint en Outlook. Tijdschrijven en digitaal dossiers bijhouden hebben ze altijd uitbesteed aan de secretaresse en de laag onder zich. “Waarom zou ik me nu ineens gaan verdiepen in software? Ik ben toch een advocaat, geen ICT-er!”.
De kansen liggen juist voor het oprapen. Door software slim en efficiënt in te zetten binnen én buiten kantoor, kunnen nieuwe business modellen worden uitgerold, kunt u de “onderlaag” efficiënter inzetten en kunt u talent behouden.
Kansen voor kleine en middelgrote kantoren
Er zijn inmiddels een handjevol advocatenkantoren die gebruik maken van document generatoren. Vaak hebben ze dit online initiatief los staan van de advocatenpraktijk. Die advocatenpraktijk draait nog op dezelfde traditionele wijze als alle andere advocaten- kantoren in het land. Van het ene incident bij cliënt X, naar het volgende incident bij cliënt Y. Met name bij cliënten zonder interne juridische afdeling, het gros van de cliënten van de kleine en middelgrote kantoren, is de aandacht voor juridische zaken nagenoeg nihil. De oplossing? Gebruik software om het legal management op de werkvloer bij uw cliënt te integreren en daarmee de kwaliteit te waarborgen.
‘Software om het legal management bij cliënt uit te voeren’
Een praktijkvoorbeeld
U heeft voor cliënt X een set goede overeenkomsten gemaakt die hij nodig had in het kader van zijn nieuwe bedrijfsvoering. Nadat u de overeenkomsten heeft opgeleverd is het eigenlijk al een paar jaar stil. U stuurt de cliënt iedere maand een nieuwsbrief, nodigt hem uit voor netwerkevents en de jaarlijkse borrel. Client X gebruikt de overeenkomsten die u een paar jaar geleden voor hem heeft opgesteld nog steeds. Hartstikke handig die templates natuurlijk. Maar de up- dates in de wetgeving waar u hem netjes elk jaar per nieuwsbrief op hebt geattendeerd zijn uiteraard niet verwerkt.
U wordt gebeld om het incident op te lossen dat cliënt X heeft met zijn leverancier. Het hergebruik van de distributieovereenkomst bleek een kapitale fout. De leverancier komt nu zonder schadevergoeding onder zijn verplichting uit.
Wat als uw kantoor gebruik had gemaakt van soft- ware om cliënt X te bedienen?
U had cliënt X toegang kunnen geven tot uw software waar hij zelf de distributieovereenkomst kan opstellen. Toen er vorig jaar een update kwam in de wetgeving, is er direct een notificatie uitgegaan naar cliënt X dat er een nieuwe versie van zijn distributieovereenkomst klaar staat in zijn persoonlijke portal. Gelijktijdig is een addendum toegevoegd bij de verouderde overeenkomst, die hij direct online kan delen met alle leveranciers waarmee cliënt X een lopende distributieovereenkomst mee heeft.
Doordat uw kantoor het legal management van cliënt X heeft overgenomen ontstaan er significant minder juridische incidenten. U kunt minder tijdschrijven, maar cliënt X maakt ondertussen wel al vijf jaar gebruik van uw Legal management service. Er wordt maandelijks/ jaarlijks een fee betaald voor het onderhouden van alle contracten en het aanbieden van eerstelijns support. Denk aan relatief eenvoudige vragen die beantwoord kunnen worden door goedkoper ondersteunend juridisch personeel.
‘Wordt onderdeel van de organisatie van uw cliënt’
Ook zijn cliënten minder geneigd te ‘shoppen’ voor juridische vragen en werkzaamheden. Doordat u onderdeel uitmaakt van de organisatie van uw cliënt bent u degene die hem überhaupt op de noodzaak van het advies heeft gewezen.
Conclusie
Door gebruik te maken van software kan uw kantoor integraal onderdeel uitmaken van de organisatie van uw cliënt. Zijn juridische documentatie, veel gebruikte overeenkomsten en het bijhouden van juridische kennis verzorgt u voor een vaste fee. De customer experience en dus tevredenheid gaat omhoog, de cliënt is minder geneigd te ‘shoppen’ en u heeft geen fee discussies meer over het werk waar wel gewoon het volle pond voor betaald moet worden.
Kansen voor de grotere kantoren
Het zijn niet eens zozeer de documentgeneratoren, slimme ‘document management systems’ en andere software tools die het werk van de advocaat efficiënter maken. Wat de echte grote tijdwinst oplevert, is het juiste gebruik van bestaande data die opgeslagen zijn binnen de softwaretoepassingen van het kantoor. Wat als al die systemen automatisch data bij elkaar zouden
kunnen ophalen en afleveren. Dan hoef je maar op een plaats informatie in te geven en het is overal terug te zien in diverse vormen.
Om het concreet te maken een voorbeeld: Iedere overeenkomst heeft een aanhef nodig met daarin de actuele gegevens van de partijen die bevoegd zijn deze te ondertekenen. Door de documentgenerator te koppelen met verschillende databases, zoals die van de Kamer van Koophandel, kunnen de invoervelden van de gedigitaliseerde overeenkomsten automatisch worden gevuld. Diezelfde gegevens kunt u ook weer direct uploaden in uw relatiebeheersysteem (CRM pakket) en andere systemen. Moet u op basis van informatie meerdere documenten genereren dan kan dat met één druk op de knop. Dus nooit meer dezelfde informatie meerdere keren invullen.
‘Software om uitstroom van talent tegen te gaan’
Dat software processen zorgen voor meer efficiëntie wordt wel al onderkend door de meeste advocaten, maar een minder bekend argument is dat het gebruik van software de uitstroom van talentvolle jonge advocaat-stagiaires kan beperken.
Minder uitloop van talent door software
Het feit dat jonge juristen zich ondergewaardeerd voelen, vormt een steeds groter probleem bij de grotere organisaties. Doorgaans besteedt een startende jurist zijn tijd gedurende de eerste drie jaar vooral aan het betere uitzoekwerk en het verzorgen van de filing voor de senior advocaten. Ze voelen zich minder gebonden aan organisaties waardoor ze ook makkelijk- er opzeggen.
De meeste kantoren zeggen dat ze de startende advocaat-stagiair volledig betrekken bij projecten, maar in de praktijk blijkt dit vaak een wassen neus.
Hoewel advocaat-stagiairs zo nu en dan ‘cliënt meetings’ en calls mogen bijwonen, worden zij niet echt betrokken bij de gesprekken. Een senior advocaat zal tijdens een meeting of call niet snel aan een advocaat- stagiair vragen: “Wat is jouw visie eigenlijk op het probleem van cliënt X?” De stagiair gaat mee om te notuleren en het gespreksverslag op te stellen voor in het dossier.
De sleutel tot succes is in mijn ogen de stagiair als digitale advocaat in te zetten op het relatief standaard werk. Ieder groot advocatenkantoor heeft ook werk dat in standaard processen en workflows wordt gegoten. Dit werk leent zich uitstekend voor juridisch onder- steunend personeel (hbo-jurist en door advocaat-stagiairs). Door de jonge jurist verantwoordelijkheid te geven over een cliënt of deel van een proces krijgt hij een gevoel van betrokkenheid en waardering voor het werk dat hij doet. De cliënt satisfactie gaat ook omhoog, want deze krijgt meer waarde voor zijn geld. Door gebruik van software kan dit ook nog eens risico- loos. U kunt bij de inrichting van een proces aangeven dat bepaalde onderdelen altijd eerst door een senior advocaat of partner moeten worden bekeken voordat het klaar is om met de cliënt of tegenpartij te worden gedeeld. Het gebruik van software kan dus een belang- rijke bijdrage leveren aan het interne risicomanagement proces.
De early adaptor
Binnen de groep juridische dienstverleners lijkt de notaris vaak de meest traditionele. Maar in de praktijk gaan zij innovatiever om met legal management dan het gemiddelde advocatenkantoor. Dit blijkt uit het business-model dat mijn bedrijf FIRM24 samen met een grote groep vooraanstaande notariskantoren heeft neergezet. Door middel van het inzetten van slimme software geschiedt de dienstverlening voor 90% digitaal!
Ook is de dienstverlening een stuk transparanter. De cliënt, notaris en fiscalist die bij een proces betrokken hebben allen inzicht in de status van een proces. Dat scheelt enorm veel in tijd die er normaal verloren gaat aan overbodige communicatie.
Ons bedrijf maakt gebruik van software van Legal Things. Een oplossing die het gehele legal manage- ment ondervangt in een Plug & Play oplossing. Het is gratis te gebruiken. LegalThings heeft namelijk een ‘freemium’ model en een gratis trial periode van 30 dagen.
Conclusie
De vraag is niet of, maar wanneer de advocatenkantoren hun software gaan inzetten binnen de bestaande praktijk. Ik verwacht dat de eerste advocatenkantoren nog voor het einde van 2015 afspraken met hun cliënten zullen maken omtrent het verzorgen van legal management op digitale wijze. Vanuit een marketing insteek, of zelfs met een geheel nieuw verdienmodel eraan gekoppeld.
Zie ook video: Rick Schmitz over het artikel “ik ben een jurist, geen ICT-er”