Een gesprek met Rob Wesseling, General Counsel bij Action Holding over zijn ervaringen met, en kijk op, juridische dienstverleners
Action, een van oorsprong Nederlands bedrijf, is een snelgroeiende internationale non-food discounter met ruim 30.000 medewerkers en meer dan 750 winkels in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Luxemburg en Oostenrijk. De winkels worden dagelijks bevoorraad vanuit drie eigen distributiecentra, twee in Nederland en één nabij Parijs. Action verkoopt meer dan 6.000 verschillende producten. Het internationale hoofdkantoor is gevestigd in Zwaagdijk.
Rob Wesseling is zijn loopbaan, na zijn afstu-deren in Utrecht, als advocaat begonnen bij Nauta Dutilh. Na ruim vier jaar maakte hij de overstap naar het bedrijfsleven als General Counsel bij respectievelijk Heineken, NS, Van Gansewinkel en nu Action Holding.
Action staat bekend om een relatief eenvoudig businessmodel met weinig, ogenschijnlijke, complexiteit. Ziet u dat ook terug in de organisatie en opzet van uw afdeling? Absoluut, eenvoud is een van de kernwaarden van Action en dat zie je dus ook bij ons terug. We richten ons vrijwel uitsluitend op onze core assets: mensen (inmiddels meer dan 30,000) en winkels (meer dan 750 en er komen er jaarlijks minimaal 200 bij). Dus: employment, real estate en sourcing zijn onze prioriteiten. Alles wat we doen moet ‘scale-able’ zijn, we groeien immers razendsnel (met zo’n 30% per jaar) en gaan het wiel niet iedere keer opnieuw uitvinden. Dat is overigens niet altijd te vermijden omdat we sterk internationaal georiënteerd zijn en de relevante regelgeving per land verschilt. Maar ook daar worden we steeds handiger in. We proberen daadwerkelijk alles één keer vast te pakken en dan moet het goed zijn. Het centrale juridische team in Zwaagdijk bestaat uit vijf juristen, in Frankrijk zijn er drie en in Duitsland één. Maar dat is de stand van vandaag!
Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van uw afdeling? En welke trends en ontwikkelingen binnen uw vakgebied signaleert u hierbij?
Action kent een uiterst platte organisatie. De cultuur is zeer informeel en de groei zie en voel je overal. In zo’n omgeving is absoluut geen plaats of tijd voor juridisch “geneuzel”; we zijn dus zeer efficiënt en business oriented. Effectieve communicatie is voor ons extreem belangrijk, want we zorgen er uiteraard wel voor dat we bijsturen waar nodig. Maar dan wel op een manier die werkt binnen Action. Belangrijk is dat de organisatie voelt dat legal niet vrijblijvend adviseert, maar medeverantwoordelijk is en zich ook zo voelt. Dan heb je als jurist veel meer impact. Als ik één trend of ontwikkeling zou willen signale-ren, dan is het dat meer juristen zich zo opstellen. Ik denk dat het belang van communicatie nu veel meer dan voorheen onderkend wordt, vooral onder bedrijfs-juristen. Ik vind dat voor menig advocaat op dat gebied nog wel wat werk aan de winkel is.
Werkt u ook met externe juridische dienst-verleners en wat zijn overwegingen om deze diensten in te kopen? Zeker, we werken met juridische dienstverleners. Deze schakelen we regelmatig in wanneer het gaat om wezenlijk juridische vragen en vaak betreft het dan problematiek die zich buiten Nederland voordoet.
Over het algemeen werken we met dezelfde partijen. Soms wijken we hiervan af als een bepaald specialisme noodzakelijk is. Waar we bij de selectie op letten is dat er altijd gedacht wordt vanuit het perspectief van de klant, in plaats van het eigen perspectief.
Leveranciers worden beoordeeld op verschillende criteria. Wat zijn voor u de drie belangrijkste selectiecriteria bij het inschakelen van externe juridische dienst-verleners? Het allerbelangrijkste is bereikbaarheid. Een dienstverlener die een vertrouwensrelatie met een cliënt heeft zorgt ervoor altijd voor die cliënt bereikbaar te zijn; geen out of office mails, geen secretaresse die vraagt “waar gaat het over …?”, mail, sms ook prima, maar laat weten wanneer er contact mogelijk is. Stel bijvoorbeeld een tijd voor om een belafspraak in te plannen.
Ten tweede: pragmatisme en praktische toepasbaarheid. Geen academische vergezichten of een schets van exotische risico’s, in een high pace business moeten snel beslissingen worden genomen. Als derde snelheid: de tijd is echt voorbij dat er dagen op een antwoord gekauwd kan worden; geef snel richting.
Wanneer u werkt met alternatieve prijs-arrangementen welke heeft dan uw voorkeur en waarom?
Betalen voor werkelijk toegevoegde waarde, niet voor uren die totaal onnodig gemaakt zijn en waar ik als cliënt in het geheel niets aan heb. Dus bijv. niet betalen voor opleiding stagiaires (dubbele uren, academische/zinloze notities), reistijd en kantoorkosten. De toe-gevoegde waarde voor mij is: telefonisch op niveau sparren, gezamen-lijk een lijn uitzetten, en heldere en duidelijke conclusies. Geen lange verhalen met disclaimers.
Wat ziet u als specifieke juridische innovatie die van betekenis is voor uw functie en vakgebied? Ik kan niet een specifieke juridische innovatie bedenken. We maken uiteraard gebruik van de gangbare hulp-middelen zoals een contractensysteem, board software, Skype (ook zakelijk een aanrader). Onze producten leveren we in presentatie format en nog maar heel zelden als Word document. Het dwingt kort en concludent te zijn.
In het artikel ‘vervuiling van de juridische functie van Terry Verheij wordt gesproken over uitholling van de functie. Hoe houdt u met uw team focus op de juiste activiteiten, dit in relatie met andere afdelingen/business partners?
Juristen die dat zeggen stellen zich te serviel en dienend op. Natuurlijk helpen wij onze interne klanten, maar we voeden ze ook op. Bij ons gooi je als klant niet zomaar zonder context een contract “over de heg” met de vraag “of dit juridisch klopt”. Als klant van legal weet je dat je het eerst zelf leest, mogelijke issues identificeert en die tegen ons aan houdt. We gaan ook niet correspondentie overnemen: we checken zonodig een conceptbrief die wordt voorgelegd, maar gaan als juristen niet alles ‘from scratch’ doen (dat kost ontzettend veel tijd). Daar zijn we erg strikt in, anders gaan ook wij ten onder aan “admin” en daar zijn we te duur en te goed voor. Je bent in hoge mate zelf verantwoor-delijk voor (de kwaliteit van) het werk dat je krijgt. Maak ook van een simpel issue een joint venture met je interne klant: in mijn ervaring vormt dat ook voor de klant niet zelden een eye-opener en dan beklijft het veel intensiever. Ontzorg op inhoud, niet op administratie!
U bent al weer enige tijd werkzaam in het bedrijfsleven. Wat zijn de belangrijkste leerpunten die u mee wilt geven aan de lezer die wellicht ook overweegt om over te stappen vanuit de advocatuur naar het bedrijfsleven? Op het gevaar af dat ik mezelf herhaal: als je verzot bent op de inhoud en heel graag op afstand adviseert, blijf dan gewoon advocaat. In het bedrijfsleven is je juridische bagage een commodity/gegeven, het gaat er daar veel meer om wat je ermee doet. Een succesvolle jurist in het bedrijfsleven wil niet adviseren maar zelf beslissen en is ook bereid de verantwoordelijkheid die daarmee samenhangt te dragen. Denk daar niet te licht over, dat moet je wel echt willen. Geen disclaimers of voorbehouden meer, je staat gewoon zelf vol in de wind!