Inleiding
Digitaal procederen onder KEI gloort aan de horizon. Zelfs nu de geplande invoeringsdatum van 1 april 2017 inmiddels lijkt te zijn losgelaten, neemt de weg hiernaartoe steeds definitiever vorm aan. De politieke druk is te groot, afgezien van het recente aftreden van Van der Steur, om het nog verder uit te stellen. Reden om als kantoor nu richting te bepalen, de route te kiezen en grenzen duidelijk af te bakenen. In dit artikel zetten we dat wat hiervoor van belang is op een rij.
Wat verandert er in het juridische proces?
Het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) is al aangepast op KEI, maar de wijzigingen zijn nog niet in werking getreden. De belangrijkste wijzigingen zijn:
1. Het onderscheid tussen de huidige verzoekschriftprocedure en de dagvaardingsprocedure. Dat onderscheid verdwijnt materieel weliswaar niet, maar de namen van de procedures veranderen en de wijze van aanbrengen wordt voor beide procedures gelijk. De verzoekschriftprocedure wordt de verzoekprocedure, de dagvaardingsprocedure wordt de vorderingsprocedure. Het antwoord gaat in beide gevallen het verweerschrift heten. Beide soorten procedures krijgen hetzelfde inleidende processtuk: de procesinleiding. Of die procesinleiding een verzoek of een vordering betreft, moet dus uit de inhoud van het stuk blijken.
Dit werpt al de eerste vraag op, namelijk: of een vordering en een verzoek ook gecombineerd kunnen worden in één procedure; ze beginnen immers met hetzelfde document. Dat kan (art. 30b Rv) bij voldoende samenhang en als de Nederlandse rechter in beide zaken bevoegd is. Dit kan interessant zijn voor bijvoorbeeld de arbeidsrechtpraktijk waar regelmatig een verzoek tot ontbinding van een arbeidsovereenkomst wordt ingediend, in combinatie met een vordering tot schadevergoeding of achterstallig loon. Efficiënt en kostenbesparend dus*. (* mr. W. Heemskerk, mr K. Teuben en mr R. Wieringa, Kort begrip van KEI, 2016: Convoy Uitgevers, Dordrecht)
2. Ook de termijnen veranderen. Voorheen waren de procestermijnen vooral te vinden in het landelijke rolreglement, dat niet bij alle rechtbanken op dezelfde manier werd uitgelegd. In het nieuwe Rv staan veel van de procestermijnen al opgenomen. Over het algemeen zijn ze aangescherpt (vier weken in kantonzaken, maximaal zes weken in ‘gewone’ zaken). Een rechter mag nog wel uitstel verlenen, maar hoeft dat niet meer standaard met zes weken te doen. Doel van KEI is immers een kwaliteitsslag te maken en daar hoort in de beleving van de wetgever ook een snellere procedure bij.
De verwachting is dat vooral partijen (en hun advocaten) daar rekening mee dienen te gaan houden in hun planning, zonder dat het meteen tot hele snelle uitspraken gaat komen.
Weliswaar staat straks ook in de wet dat de rechter binnen 4 respectievelijk 6 weken na de laatste mondelinge behandeling uitspraak moet doen. Echter op de overschrijding van die termijn staat geen sanctie en het valt niet direct te verwachten dat de huidige achterstanden bij de rechterlijke macht de komende tijd ingelopen zullen worden.
3. Door de flexibiliteit in de termijnen verdwijnt ook de vaste roldatum. Dus heeft een partij belang bij een vlotte procedure dan kan hij ervoor kiezen om, al een paar dagen nadat de procesinleiding is ingediend, zijn verweerschrift in te dienen. Hij hoeft niet de termijn uit te zitten en hij hoeft zelfs niet te wachten tot de eerstvolgende rolzitting, want ook die verdwijnt. In de nieuwe procedure onder KEI krijgt de rechter meer regie over het verloop van de procedure. Zowel bij het bepalen van de termijnen, het verloop zelf als over welke handelingen hij verwacht van partijen. De mondelinge behandeling komt centraal te staan en is al bij aanvang van de procedure gepland.
Deze behandeling kan ook een regiezitting worden, waarin afspraken gemaakt worden over de voortgang van de zaak. De bedoeling is dat de rechter tijdig aan partijen laat weten wat voor de rechtbank het doel van die regiezitting is. Op die manier kunnen partijen zich daarop goed voorbereiden.
4. De verplichting tot de formele betekening van de dagvaarding via de deurwaarder verdwijnt. In een verzoek-procedure verloopt de oproeping via de griffier. In een vorderingsprocedure kan de eisende partij er straks voor kiezen om de wederpartij op te roepen via de informele weg van art. 112 Rv of via de formele weg (betekening door de deurwaarder) van art. 113 Rv.
5. En wellicht voor veel kantoren de belangrijkste wijziging: Alles dient digitaal ingediend te worden.
Digitaal procederen is digitaal werken
Er is al veel gezegd en geschreven over digitaal procederen. Door de overheid is goed gekeken naar landen als Estland, Finland, Noorwegen en Polen. Echter doordat de overheid in het verleden diverse ICT-projecten niet heeft kunnen laten slagen, nemen veel kantoren een afwachtende houding aan. Begrijpelijk, alleen is het nu het moment om je als kantoor af te vragen wat er op zijn minst nodig is om digitaal te kunnen procederen. Hieronder zetten we de basiselementen uiteen.
De basis op orde
Stukken dienen digitaal beschikbaar te zijn in PDF/A (Portable Document Format Archivable). Word-documenten dienen omgezet te worden naar PDF/A, liefst met behoud van het logo. Handmatig een handtekening zetten is niet meer nodig. Dit wordt straks vervangen door de authenticatie met de advocatenpas. Stukken kunnen wel geprint en gescand worden voor een persoonlijke ondertekening, maar dit is omslachtig en maakt de PDF bestanden ook onnodig groot. Een professionele scanner, voor grote hoeveelheden papier en het omzetten naar PDF/A, is essentieel. Zeker indien papieren documenten binnenkomen van cliënten die als bijlage aan de procesinleiding of het verweerschrift gehangen dienen te worden. Is dit met de huidige scanner niet mogelijk? Er zijn diverse alternatieven beschikbaar, zoals software die een PDF omzet in een PDF/A.
Digitaal indienen
De stukken zijn digitaal en nu? Hiervoor zijn twee opties: werken met het portaal van de rechtspraak (mijnrechtspraak.nl) of via een systeemkoppeling met dit portaal (het aansluitpunt). De werkwijze is op hoofdlijnen voor beide opties gelijk.
Een praktijkvoorbeeld:
Eisende partij
De eisende partij heeft de procesinleiding gereed en wil deze gaan aanbrengen. Na te zijn ingelogd met de advocatenpas op mijnrechtspraak.nl, worden allerlei gegevens over de procedure (partijnamen, welke rechtbank, etc.) handmatig ingevoerd. Vervolgens wordt de vordering of het verzoek omschreven. Dat kan in het daarvoor ontworpen, beperkte invoerveld of via het uploaden van de procesinleiding als PDF/A. Daarna kunnen digitale bijlagen (voorheen: producties) toegevoegd worden om het betoog te ondersteunen. Zodra op ‘indienen’ geklikt wordt, wordt een oproepingsbericht terug ontvangen. Dat document, voorzien van een code, kan eenvoudig naar de (advocaat van de) wederpartij gezonden worden.
Wederpartij
Met deze ontvangen code kan de wederpartij, als het een natuurlijk persoon betreft, inloggen op mijnrecht-spraak.nl met zijn of haar DigID. Een bedrijf dient de code door te geven aan de advocaat, die vervolgens kan inloggen en de zaak kan bekijken. Al deze handelingen, zoals inloggen, worden online geregistreerd. Dit geldt nog niet als ‘stellen’; daarvoor zijn aanvullende handelingen vereist. Op deze manier is het nog mogelijk te obser-veren, alleen kan dat niet meer helemaal ‘ongezien’. Het observeren in andere zaken, waarin je geen verweerder bent maar misschien wel belang hebt, is niet meer mogelijk.
Besluit de advocaat van de wederpartij verweer te voeren dan meldt hij zich met zijn advocatenpas aan bij het portaal. Alle berichten tussen de advocaten en de rechtbank verlo-pen vervolgens via het portaal. Op het moment dat de wederpartij haar verweerschrift indient, is dat dus gelijktijdig bij de rechtbank en de eiser of verzoeker bekend. De eiser of verzoeker krijgt melding dat er iets is gebeurd in de procedure en kan vervolgens inloggen om het verweerschrift met de bijlagen te downloaden en in zijn eigen omgeving op te slaan en eventueel te printen. Hetzelfde geldt voor de communicatie over uitstel, het doorgeven van verhinderdata, de bepaling van zittingsdagen, etc.
Tijdens de zitting
De zittingen zelf zijn voorlopig nog in persoon. Alleen op het laatste moment stukken indienen door deze mee te nemen naar de zitting is er in principe niet meer bij. Alleen stukken die in het portaal of via het aansluitpunt zijn geupload tellen mee voor het procesdossier. Het staat vrij om het dossier geprint of digitaal voorhanden te hebben. Rechters zullen het complete digitale dossier voor zich hebben, echter is de wifi-ontvangst in de rechtbanken verre van ideaal. Digitaal, al dan niet met internetverbinding, of papier; dit is vooralsnog een persoonlijke keuze waar iedere advocaat vrij in is. Na de zitting en nadat alle schriftelijke ronden doorlopen zijn doet de rechtbank uitspraak. Ook die uitspraak zal via het portaal bekend gemaakt worden.
Mijnrechtspraak.nl of het aansluitpunt?
In de praktijk wordt onderscheid gemaakt tussen het rechtstreeks werken in het portaal zoals dat door de Rechtspraak ontwikkeld wordt, en indirect via het aansluitpunt. Het aansluitpunt is een systeemkoppeling die het mogelijk maakt om via het document- of praktijkmanagementsysteem rechtstreeks bestanden en berichten uit te wisselen met het portaal van de Rechtspraak.
Voordeel aansluitpunt/systeemkoppeling
Het voordeel van een aansluitpunt is dat veel metadata vanuit het interne systeem overgenomen kunnen worden in het portaal. Hierdoor hoeft minder handmatig ingevoerd te worden, wat de kans op fouten vermindert. Ook wordt met een systeemkoppeling geen hinder ondervonden van de beperkingen die in het portaal zijn opgelegd. Zo mag in het portaal maximaal 10 MB per document ge-upload worden en mag dit maximaal 20 minuten duren; daarna wordt de sessie verbroken en dient een nieuwe sessie gestart te worden. Daarnaast kan met een systeemkoppeling de mogelijkheid van machtiging worden geactiveerd. Hiermee is het mogelijk de afdeling procesondersteuning (de roladministratie) inzage te geven in alle procedures van alle advocaten. Op deze manier hoeft niet iedere dag door elke advocaat afzonderlijk gekeken te worden wat de status van zijn of haar dossiers is. Met name bij een wat grotere procespraktijk (zowel in het aantal zaken als in volume van de dossiers) is een systeemkoppeling daarom al snel interessant.
Nadeel aansluitpunt/systeemkoppeling
Het grootste nadeel hierbij is dat het een investering vraagt en kantoren mogelijk (nog) afhankelijk(er) worden van een softwareleverancier. Of de investering te rechtvaardigen valt, is per kantoor verschillend en hangt af van het type praktijk.
Afweging van risico’s
De keuze om al dan niet te gaan werken met een systeemkoppeling is een afweging van risico’s. Kun je als kantoor eenvoudig Word bestanden omzetten in PDF/A? Is mijnrechtspraak.nl goed bekeken en is het vertrouwen daar dat dit afdoende is? Prima! Ligt daarnaast ook een plan klaar als mijnrechtspraak.nl toch niet goed (genoeg) blijkt te werken? Perfect, dan is de basis op orde.
Aanbieders systeemkoppeling
Het speelveld van leveranciers ziet er inmiddels dynamisch uit, mede door de impuls van Silex; een samenwerkingsverband van 20 grote, middelgrote en kleinere kantoren, die gezamenlijk resources hebben vrijgemaakt ter voorbereiding op KEI. Een vlugge analyse laat zien dat daar waar de ene speler weloverwogen inzet op efficiënt(er) werken, de andere vooral inzet op het bevorderen van ketenintegratie en de kans om te innoveren.
In de basis zijn er drie soorten systeemkoppelingen:
1. De ‘machine-to-machine’ koppeling. Een koppelstuk dat wordt geleverd door softwareontwikkelaar Aneto. Dit bevat de verbinding met de Rechtspraak via het aansluitpunt en moet nog door het kantoor zelf, of de IT-leverancier, geïntegreerd worden met het eigen interne systeem.
Voor wie? Deze koppeling is uitermate geschikt als kantoren een maatwerksysteem gebruiken, meer flexibiliteit rondom digitaal procederen wensen en/of de ontwikkeling zelf in de hand willen houden.
2. De geïntegreerde koppeling. Deze wordt geleverd door in de markt gevestigde softwareleveranciers die een praktijkmanagementsysteem leveren. Denk daarbij aan o.a. AdvocaatCentraal, BaseNet, Clip Consultants (Cclaw) en Trivium (FORTUNA, NEXTmatters).
Voor wie? Kantoren die gebruik maken van een van deze systemen. Het is aan te raden nu al contact op te nemen, zodat bepaald kan worden of de mogelijkheden passen bij de verwachtingen. Een perfect ijkmoment.
3. Leveranciers die, geïnitieerd door Silex, een volledig nieuwe webgebaseerde portaaltoepassing bieden als vervanging voor mijnrechtspraak.nl. De Silex ontwikkelpartner Topicus levert de oplossing Instrumenti, waarbij de softwareleverancier Epona Legal voorziet in de koppeling van Instrumenti met Epona DMSforLegal, NetDocuments, OpenText eDocs DM5, d.velop D3, Hyarchis Legal, Macroview DMF Legal en Windows Verkenner. De implementatiepartner van iManage, I.R.I.S. Nederland, voorziet in de koppeling met iManage Work. Dit doet zij voor het platform Instrumenti én voor Armarium. Armarium was als partij aanvankelijk betrokken in het Silex traject, maar ondanks zeer geschikt bevonden niet geselecteerd als ontwikkelpartner. Het portaal van Armarium biedt, net zoals Instrumenti, de mogelijkheid om te koppelen met het eigen systeem.
Voor wie? Voor kantoren die van de gelegenheid gebruik willen maken om hun werkprocessen, met betrekking tot het procederen, in zijn geheel te optimaliseren en de meerwaarde van een online samenwerkingsportaal zien. Naar welke systeemkoppeling de voorkeur uitgaat, hangt af van de werkwijzen en technologieën binnen het kantoor, de behoefte om vernieuwend bezig te zijn en het beschikbare budget.
Hoe om te gaan met deze verandering?
Digitaal procederen onder KEI gaat impact hebben op juridische werkprocessen. Ook zal nog geruime tijd een tweesporenbeleid gevoerd moeten worden. Het nieuwe procesreglement zal alleen gaan gelden voor procedures die aangebracht worden, nadat digitaal procederen bij het desbetreffende gerecht verplicht is gesteld. Alle reeds aanhangige procedures blijven onder het oude recht vallen.
Het kan nog wel 5 tot 10 jaar duren voordat alle procedures digitaal gevoerd worden. Dit levert een extra belasting op voor alle betrokkenen. Het is zaak dat iedereen vertrouwd raakt met KEI én voeling houdt met het huidige procesreglement. Dat betekent het volgen van scholing en in het begin ook echt inzet van extra tijd. Kantoren kunnen hiervoor de afdeling procesondersteuning (tijdelijk) uitbreiden of de interne procedures eens kritisch onder de loep nemen. Advocaten zullen hoe dan ook moeten weten hoe een en ander technisch gaat werken. De termijnen verlopen namelijk niet meer, zoals nu, op het moment dat een stuk bij de griffie moet zijn, maar om 23.59 uur van enige dag. Als een cliënt op het allerlaatste moment nieuwe stukken aanlevert dan biedt dit de mogelijkheid om ook na kantoortijd nog de stukken daarop aan te passen. Maar de medewerker van de roladministratie is dan al naar huis dus als advocaat ben je dan op jezelf aangewezen. Om KEI en de impact daarvan goed voor te bereiden is het als kantoor belangrijk te kijken naar de drie relevante aspecten: mens, werkproces en IT.
Mens: Kantoren moeten ervoor zorgen dat iedereen in de organisatie weet wat hen te wachten staat. Dit kan middels voorlichting in combinatie met training.
Werkproces: Er dienen strategische keuzes gemaakt te worden (wel of geen systeemkoppeling, wel of niet blijven werken met de deurwaarder, wie wordt verantwoordelijk voor de indiening van stukken etc.)
IT: Het is van belang te beschikken over de juiste technische middelen op kantoor om goed aan te kunnen sluiten en aan te kunnen leveren.
KEI als kans
KEI biedt kantoren veel kansen, maar ook verandering; iets waar juridische professionals aan moeten wennen. Niet iedereen heeft evenveel gevoel voor IT en zal daar blindelings op durven vertrouwen. Het gaat ook zeker een keer mis, door een niet werkende internetverbinding of een storing in uw systeem of dat van de Recht-spraak. Maar digitaal procederen gaat er hoe dan ook komen. Gelukkig is er nog tijd. De Rechtspraak hoopt voor de zomer de eerste verplichte pilot te kunnen starten, maar door het vertrek van Van der Steur staat de planning -weer- op losse schroeven. Deze vertraging biedt kantoren extra tijd om zich voor te bereiden en nu juist voor te sorteren.
Te weinig animo om te testen
Op dit moment loopt een niet verplichte pilot bij de Rechtbanken Midden Nederland en Gelderland. Door te weinig animo heeft de pilot nog niet tot (goede) resultaten geleid. De Orde van Advocaten en de Rechtspraak zijn in overleg om ervoor te zorgen dat de verlengde testperiode meer resultaat gaat opleveren. Advocaten zijn blijkbaar huiverig om aan de pilot mee te doen met echte zaken. Wellicht mede door gebrekkige informatie over wat er precies staat te gebeuren.
Meer informatie over L-IME klik hier