Ronde Tafel bedrijfsjuristen en general counsel
Op Paralegal Day 2017, het jaarlijks terugkerende netwerkevenement van Legadex voor paralegals en juridisch medewerkers, ging een groep senior bedrijfsjuristen en general counsel met elkaar in gesprek over de rol van paralegals binnen hun organisatie.
De uitkomst was even voorspelbaar als verrassend: paralegals maken een steeds belangrijker deel uit van de juridische teams in een bedrijf. Daarom werd een lans gebroken voor de term ‘pluralegal’ in plaats van ‘paralegal’: de rol wordt immers steeds diverser en alle aanwezigen spraken ook de verwachting uit meer en beter gebruik te gaan maken van paralegals binnen hun bedrijf.
Max Hübner, general counsel bij PGGM, start het gesprek door te stellen dat de relatie tussen paralegals en general counsel steeds meer een ‘trusted’ relatie wordt. “Steeds vaker lijken paralegals te gaan functioneren als het geweten van de bedrijfsjurist, en zijn zij een spil in de organisatie. Een goed paralegal kan functioneren als ambassadeur van de juridische afdeling en is vanuit die rol in staat om in talloze processen collega’s van andere disciplines en de business te overtuigen van het nut en de noodzaak van juridische kwaliteitsborging. Hoe zien jullie dat zelf?”
“Paralegals pakken nu veel zaken op die niet door traditionele bedrijfsjuristen gedaan kunnen worden”, aldus Axel Viaene, general counsel bij GrandVision. “Zaken die zich op het snijvlak van legal, digitaal en organisatorisch bevinden kun je veel beter bij een paralegal neerleggen dan bij een jurist, die inhoudelijk sterk is, maar niet altijd digitaal kundig en ook niet altijd in staat is om praktische zaken in de organisatie uit te dragen. Neem elektro-nische handtekeningen bijvoorbeeld, via producten als DocuSign. Paralegals kunnen dat veel pragmatischer uitrollen en uitleggen aan de organisatie dan een jurist dat zou doen.”
Anita Rustema, head corporate legal bij Rabobank, valt Viaene bij. “Procesmatig denken in combinatie met digitale kennis, dat is iets dat in de universitaire opleiding Rechten veel minder naar voren komt maar wel steeds belangrijker wordt. Paralegals worden daarmee ook belangrijker.” Hübner wil weten of paralegals binnen hun rol ook verder groeien, of dat het groeipad beperkt is. “Ik vraag paralegals bewust mee te draaien in de meest uiteenlopende dossiers, zodat iedereen een springplank heeft naar een doorgroeirol”, stelt Diederik Bos, director legal Corporate & M&A bij Ahold Delhaize. “Wij bieden hen ook nadrukkelijk de mogelijkheid om verdere opleidingen te volgen, want dat is een wens die veel paralegals toch wel hebben.”
Dat ziet ook Cornelis Blokbergen, head corporate legal department bij ING Bank. “Wij hebben drie paralegals die momenteel de opleiding Legal Management volgen. Dat worden procestijgers, die de gemiddelde jurist op dit vlak voorbij gaan. Ik verwacht dat bepaalde HBO-juristen waardevoller kunnen worden dan hun universitair geschoolde collega’s, als deze een specialistische rol moeten vervullen. WO-juristen zijn getraind casuïstisch een zaak aan te vliegen, een paralegal heeft een voorkeur voor een vast stramien, wil dit beleggen in werkprocessen. Ik zie het paralegalteam verder als een kweekvijver en kijk naar de persoon, niet naar de vooropleiding. Een jurist in opleiding die na z’n 35e, bijvoorbeeld vanwege kinderen, pas aan een juridische carrière begint, kan super gemotiveerd zijn maar heeft bij veel bedrijven en kantoren geen kansen. Daardoor loop je potentieel veel talent mis.” Hans Martijn Roos, Legadex: “Voor de groep die halverwege de dertig voor het eerst als juridische professional aan de slag gaat, komen gelukkig wel steeds meer mogelijkheden, vaker in het bedrijfsleven dan bij advocatenkantoren is onze ervaring. Daarnaast is de WO of HBO juridische starter als paralegal enorm aan het opkomen. Na enkele jaren ervaring en opleiding ‘on the job’ kan deze groep vaak in een vervolgfunctie als bedrijfsjurist aan de slag”.
Malinda Miener, general counsel van Enexis Group: “En HBO-juristen pakken bepaalde zaken erg praktisch op. Ze zijn complementair aan de universitair geschoolden in het team. Idealiter zorg je voor een gebalanceerde combinatie van competenties op de juridische afdeling.” Marcel Stijnders, general counsel bij Antea Group: “Ik heb juristen en paralegals ook op de afdelingen zelf zitten, zoals bij IT en Finance. Binnen het juridische team is er een paralegal actief die M&A-trajecten voorbereidt zonder dat we er omkijken naar hebben. Een enorme winst.”
“Op termijn blijven twee juridische beroepsgroepen over”, zo stelt Douwe Groenevelt, Senior Director Legal bij ASML. “De superspecialistische juristen en de ‘legal proces managers’; paralegals die weliswaar affiniteit hebben met het recht, maar vooral ‘tech savvy’ zijn en verstand hebben van systemen en applicaties. In een wereld waar technische innovaties veel juridisch personeel overbodig maken zou die laatste groep wel eens de kip met de gouden eieren kunnen blijken… Je kunt daarom pleiten voor de afschaffing van de term paralegal, omdat die de lading door de toenemende reikwijdte van de functie straks niet meer dekt. ‘Pluralegal’ zou wat dat betreft beter op z’n plek zijn”, aldus Groenevelt.
“Maar hoe krijgen jullie voor elkaar dat bedrijfsjuristen hun eigen proces zodanig ontrafelen, dat er ook genoeg werk wordt doorgeschoven richting paralegals?”, wil Hübner weten.
Blokbergen heeft er beleid voor, zo blijkt. “Zodra er een nieuwe zaak binnenkomt, moet die eerst geanalyseerd worden en bepaalt de bedrijfsjurist welke onderdelen door welke paralegal gedaan kunnen worden. Wil diegene de zaak zelf doen, dan moet hij presenteren aan zijn team waarom hij die keuze maakt. Paralegals hebben ook de nadrukkelijke taak om zaken te acquireren bij het juridische team.” Roos: “Het kan ook goed werken als je een ‘process savvy’ paralegal de werkprocessen tussen legal en de business in kaart laat brengen. Dan zie je opeens overlap of zaken die juist over het hoofd werden gezien. Een bedrijf dat dit met zijn inkoopfunctie deed had hiermee het belang van diversiteit in het legal team aangetoond en meteen de basis gelegd voor beter contractmanagement.”
Anne Roest Crollius, group director enabling services (Legal en HR) bij Stage Entertainment: “Een ervaren paralegal kan onmisbaar zijn voor een juridische afdeling. Een bedrijf dat snel groeit krijgt ook te maken met veranderende processen, die vaak veel efficiënter kunnen. Iemand die met een frisse blik naar processen kijkt en technische kennis combineert met overtuigingskracht, is dan veel waard.” “Paralegals zijn bij ons de centrale communicators”, stelt Diederik Bos. “Teamplayers die actief de organisatie in gaan, daar is behoefte aan. Wanneer je actief bent in veel landen tegelijk, moet je iemand hebben die de soft skills heeft om te communiceren en processen te overzien – juridische kennis is dan soms minder doorslaggevend.”
Harmen Nieuwenhuis van de Blue Sky Group valt Bos bij: “Wij kijken bij ons aannamebeleid echt naar het team en wat daaraan ontbreekt. Je wilt mensen die op de vloer bezig zijn, aan bomen beginnen te schudden, praten met andere afdelingen, en het smeermiddel in een organisatie zijn – geen specialist die vooral op zijn kamer blijft zitten. Paralegals voldoen daaraan.”
Jan Willem Prakke, general counsel Schiphol Group: “De privacydesk wordt bij ons bemand door zowel paralegals als juristen; die werken perfect samen en ieder draagt vanuit zijn eigen competentie bij.”
Viaene voert het zelfs nog iets verder: “Onder onze e-mail handtekening hebben we sinds kort alleen nog maar ‘Legal’ staan, geen senior, junior, jurist of paralegal. Dat is naar interne en externe klanten veel duidelijker: stuur je verzoek naar legal en het wordt binnen het team verder uitgezet. Het is een teken dat paralegals inderdaad allang geen veredelde juridische secretaresses meer zijn, maar volwaardige juridische professionals die in veel opzichten onmisbaar zijn geworden.”