“Hey innovator: welk probleem los jij op?”
Design thinking is hot. Het is een manier van denken, die je beter inzicht geeft in wat een ander wil. Er gaat een wereld voor je open zodra je de behoefte van een ander ontdekt en begrijpt. Je weet precies hoe je meerwaarde kunt creëren en verbreiden. Wat houdt je tegen? Kom in actie!
Voor de een klinkt het prachtig, voor de ander is het je reinste onzin. Er wordt zoveel over gesproken: de advocatuur moet in actie komen. We moeten met z’n allen gaan innoveren en legaltech omarmen. Doen we dat niet, dan heeft het laatste uur geslagen voor de advocatuur zoals we deze kennen. Ik ben een fervente voorstander van innovatie. Als ik denk aan de potentie van legaltech krijg ik vlinders in mijn buik. Maar wat is er nu echt aan de hand en moeten we nu werkelijk in beweging komen? Of trappen we in de valkuil van het innoveren om maar te innoveren.
We zijn allemaal kuddedieren, maar willen dat niet weten
Van nature heb ik de neiging om divergent te denken. Om veel mogelijke antwoorden op een vraag te vinden, want er is niet één waarheid. Het is maar net vanuit welk perspectief je iets bekijkt. Zo geldt dat ook voor het erkennen van de noodzaak als advocatenkantoor om te vernieuwen. En nog meer voor de manier waarop dat vervolgens wordt aangepakt.
Er bestaat helemaal niet zoiets als een ‘one size fits all’. Daar schreef ik eerder in een blog al over in de context van de aanpak van een IT-project. Zoveel wegen leiden naar Rome. Wat voor de een het beste is, is niet per defi-nitie ook het beste voor de ander. Niks ex aequo maar ‘afhankelijk van de omstandigheden van het geval’. Pas dat ook toe op het thema innovatie, blijf dicht bij jezelf en waak voor imitatiegedrag.
De beginselen van design thinking
Het spreekt voor zich dat design thinking uitgebreider is dan wat ik hier beschrijf. In de kern vertaal je design thinking het beste als een innovatieproces, waarin je de volgende stappen doorloopt: begrijpen, definiëren, ideeën uitwerken, prototype maken en testen. Als je deze cyclus hebt doorlopen, begin je weer bij stap 1: begrijpen. Laten we de stappen eens bekijken.
Stap 1 in design thinking: begrijpen
Design thinking helpt bij innovatieprocessen. Het helpt bij het oplossen van een probleem.
De insteek is dat je altijd uitgaat van de mens, en de belanghebbende centraal stelt. Het begint met het begrijpen van een situatie. Daar hoort onder meer het stellen van veel vragen bij. Want is er überhaupt wel een probleem en voor wie? Vragen stellen moet meer in ons systeem gaan zitten. We moeten stoppen met het maken van aannames, hoe lastig dat ook is. Het veroorzaakt een tunnelvisie en doet afbreuk aan je competentie. In het begin voelt het ongemakkelijk om de ene na de andere vraag af te vuren, maar dat gaat voorbij. Ik heb geleerd om desnoods even toe te lichten dat ik zoveel vragen stel, omdat ik de situatie goed wil begrijpen. De antwoorden die dan volgen leveren zoveel inzichten op. Het is niet voor niets dat design thinking wordt ingezet als innovatiemethode door bedrijven zoals IBM, Samsung en Philips. Zij bevragen hun doelgroep continu om te achterhalen of ze op het juiste spoor zitten.
‘Als je de contouren hebt geschetst van de situatie en het probleem dat je denkt te zien, kun je naar de volgende stap: definiëren.’
Stap 2 in design thinking: definiëren
Het idee bij design thinking is om anders tegen de werkelijkheid aan te kijken. Om vanuit dat perspectief een oplossing te verzinnen. Het ‘out-of-the-box’ denken. Van de gebaande paden afgaan. Hoe los je het voorliggende probleem meestal op en is dat wel zo logisch of doe je het zo omdat je het al jaren zo doet? Vooral als je de scope wat breder maakt en gaat denken in meerdere mogelijke antwoorden, kun je op een totaal andere route uitkomen. Een route die misschien wel leidt tot een verfrissend nieuwe aanpak.
‘De vraag is nu, wat is de waardepropositie’
Stel in deze fase vooral veel vragen aan jezelf of je team. Stel daarbij je cliënt(en) centraal. Heeft het leveren van een oplossing voor het vooronderstelde probleem meerwaarde voor je cliënten? En welke zou dat dan zijn?
Gebruik deze fase om dit voor jezelf helder te krijgen. Een wat ouder artikel van Rob Blaauboer, waarin Het Business Model Canvas van Ostenwalder wordt aangehaald en duidelijk uitleg wordt gegeven over het ont-werpen van een waardepropositie, vind je op frankwatching.com. Het in kaart brengen van de pijn die opgelost moet worden (pain) en wat als fijn ervaren gaat worden (gain), helpt om te bepalen wat je denkt te gaan doen. Het leveren van meerwaarde; daar draait het bij de waardepropositie om.
‘Nadat de definitiefase is afgerond en de waardepropositie duidelijk is, start het creatieve proces: ideeën uitwerken.’
Stap 3 in design thinking: ideeën uitwerken
De crux in deze fase is dat je alle belemmeringen los moet laten, ga brainstormen. Iedereen mag alles roepen en niemand geeft commentaar. Je moet er wel even de tijd voor nemen. Niet gezegd dat dit dan een 8 uur durende sessie moet zijn, zeker niet. Inspiratie laat zich niet dwingen, geef het de ruimte. Ga naar een inspirerende plek en voed je creatieve geest.
Je kunt op verschillende manieren alle ideeën verzamelen en misschien zelfs ideeën combineren. Gooi geen ideeën weg, maar rangschik ze op populariteit en haalbaarheid afgezet tegen een tijdlijn. Dit is de eerste stap om een idee vanuit je hoofd naar iets concreets te brengen.
Stap 4 in design thinking: prototype maken
Het tastbaar maken van een idee doe je in kleine stappen via prototyping. Het maken van een eerste versie van je product of nieuwe dienst dat je gaat aanbieden. Het (laten) bouwen van een prototype vraagt om een combinatie van conceptueel overzicht en oog voor het juiste detail. Het is zaak om ervoor te waken dat onbelangrijke details niet keer op keer leiden tot discussie, waardoor de echt belangrijke beslissingen niet de aandacht krijgen die ze verdienen. Een prototype is per definitie nog verre van perfect, houd dat vooral in gedachten.
‘Is het idee vertaald in een oplossing, dan volgt het moment van de waarheid: het testen.’
Stap 5 in design thinking: testen
De oplossing moet op enig moment getoond worden aan de buitenwacht. Hoewel velen koudwatervrees hebben, is dat echt niet nodig. Zeker niet als je op de juiste manier over een lancering communiceert. Hoe ga je om met de kritiek die je krijgt? Door deze te omarmen. Alle reacties die je krijgt, dragen namelijk op hun beurt weer bij aan het opnieuw naar stap 1 gaan: begrijpen. En zo ontstaat een cyclus. Een cyclus van het continu verbeteren. Het optimaliseren van hetgeen je levert: je meerwaarde.
Een voorbeeld uit de praktijk: De totstandkoming van de IT-Kieswijzer
Hoe pas je design thinking toe in de praktijk?
Om aan te tonen dat het helemaal niet zo moeilijk is om vernieuwend bezig te zijn, maar misschien meer nog dan dat, om te laten zien dat je gewoon vooral dicht bij jezelf moet blijven, deel ik een verhaal uit de praktijk. Het ontstaan van de IT-Kieswijzer. Het recent gelanceerde initiatief van adviesbureau L-IME in samenwerking met strategisch partner LegalBusinessWorld. Tevens een goed voorbeeld om de toepassing van design thinking te illustreren.
Begin bij het begin: is er een probleem?
Bij veel advocatenkantoren is door de jaren heen een tunnelvisie ontstaan op het gebied van juridische IT-oplossingen. Een logisch gevolg natuurlijk als het de juridische IT-leveranciers zijn die deze kantoren op dat gebied adviseren. Of adviseurs die op een of andere manier verbonden zijn aan een of meerdere specifieke leveranciers. Is dat een probleem? Dat ligt eraan vanuit wie je dit bekijkt. De adviseurs leveren over het algemeen goede adviezen en de leveranciers goede software. Daar is dus op zich niks mis mee, zolang het belang van het advocatenkantoor voorop staat en niet de omzettarget van een leverancier.
Legaltech is niet vanzelfsprekend
Nu legaltech steeds meer aandacht krijgt, groeit het gevoel bij kantoren dat ze iets met die technologische ontwikkelingen moeten. En niet voor elk kantoor is het zo vanzelfsprekend wat dat iets dan moet zijn. Nog los van het vanuit een visie ontdekken van de noodzaak en het formuleren van de waarom-vraag (zie ook het artikel van mijn collega Eva Peeters over het belang van het stellen van de waarom-vraag), heeft niet ieder kantoor een goed uitgeruste IT-afdeling, die volledig op de hoogte is van alles wat er te krijgen is op het gebied van juridische IT-oplossingen.
Moeilijk kiezen
Door veelvuldig met advocaten en medewerkers van diverse advocatenkantoren te spreken en de vraag te stellen ‘Waar loop je tegenaan als het gaat om IT?’ werd een en ander duidelijk. Veel kantoren storen zich aan het hyperboliseren van de mogelijkheden van legaltech. Waarschijnlijk als gevolg van een overdosis aan verhalen over robots die de juridische professie doen uitsterven. Veel advocaten hebben ook echt geen weet van het bestaan van een parallel juridisch IT-universum. Pas als ze een zoektocht starten op de digitale snelweg naar een bepaalde IT-oplossing worden ze hiermee geconfronteerd en belanden ze met een oververhitte motor op de vluchtstrook. Het maakt niet zoveel uit wat je zoekt, het blijkt gewoon nauwelijks mogelijk voor een leek om een weloverwogen keuze te maken tussen juridische IT-toepassingen. Veel advocatenkantoren kunnen niet anders dan vertrouwen op een externe adviseur of kiezen blind voor de toepassing die ook bij een ander kantoor goed schijnt te werken.
Behoefte aan een overzicht
Iedereen heeft zijn eigen beeld gevormd van het juridische IT-landschap. Door de jaren heen zijn er tal van waarheden ontstaan over wat nu een geschikt systeem is en bij welke leverancier je het beste af bent als advocatenkantoor. Afhankelijk van waar je je oor te luister legt, krijg je ‘links’ of ‘rechts’ te horen. Maar wat als blijkt dat er meer opties zijn, en die opties niet verkent omdat je het bestaan ervan niet weet. Dat is toch zonde?
Het idee begint te borrelen
Er was dus geen bruikbaar en toegankelijk overzicht van juridische IT-leveranciers en de oplossingen die zij bieden. Aangezien wij (L-IME) onder andere pakketselectietrajecten uitvoeren, is het maken van zo’n overzicht bij uitstek iets dat bij ons past. En op het moment dat we de scope wat breder maakten, kwamen de ideeën als vanzelf, met als resultaat: We gaan dit overzicht uitbreiden en met de markt delen. Hiervoor hebben we een waardepropositie ontwikkeld en ingezet om te toetsen of onze doelgroep op deze oplossing zit te wachten. We hebben het waardeproposite canvas van Strategyzer AG ingevuld; een template dat op internet te vinden is.
Van een community wordt iedereen blij
Door de scope te verbreden en niet alleen uit te gaan van het bieden van een overzicht van juridische IT-leveranciers en hun oplossingen, ontstond ruimte voor een community gedachte. Een community is een groep mensen die eenzelfde probleem, doel, belang of interesse hebben. In een community vinden mensen (h)erkenning en kunnen ze elkaar helpen met het realiseren van doelen. Door samen te werken, worden dingen gerealiseerd, die individueel niet of lastiger bereikt kunnen worden. En in de digitale wereld waarin we ons bevinden, ontstond al snel het idee om er een platform van te maken. Een platform waar we als kapstok van alles aan konden gaan hangen.
De IT-Kieswijzer was geboren!
Dit idee hebben we aan de hand van afbeeldingen van het prototype van de website, besproken met enkele advocaten én met leve-ranciers. Dat leverde veel waardevolle input op. Alle opmerkingen hebben we verzameld, vertaald naar zinvolle actiepunten en geprioriteerd in uitvoering.
Gefaseerde uitbreiding van functionaliteit
De ontwikkeling van de IT-Kieswijzer is multidisciplinair ingestoken vanuit de drie pijlers van waaruit wij werken: organisatiemanagement, informatiemanagement en communicatiemanagement. We hebben continu gekeken naar: Wat wil onze doelgroep, Hoe kunnen we het technisch realiseren en wat willen we op welke manier uitdragen?’ De IT-Kieswijzer is ontwikkeld voor alle Nederlandse advocaten en ondersteunend perso-neel die antwoord zoeken op de vragen: Waar ben ik precies naar op zoek? Wat is hierbij het aanbod aan IT-oplossingen en welk IT-product of -dienst kies ik? Kantoren en leveranciers worden bij elkaar gebracht.