Partner in een advocaten- of notarismaatschap: ‘Wat als we investeren in onze mensen en ze vertrekken?’ Coach: ‘Wat als je het niet doet en deze mensen blijven…’
In een businesscase wordt een analyse en afweging gemaakt van kosten en baten, rekening houdend met de risico’s. In dit artikel neem ik u mee in de case die op dit moment speelt in de legal business: goed opgeleide mensen zijn schaars en tekorten dreigen door uitval en door vertrek. De vraag is: speelt u hierop in, gaat u investeren in uw mensen of niet? En welke risico’s spelen er?
Advocatenkantoren, notariskantoren, fiscale adviesbureaus. Allemaal willen ze presteren aan de top, de beste zijn, overwinnen. De slag winnen ondanks de steeds verdergaande digitalisering en andere uitdagingen van deze tijd. Resultaten behalen met grote corporate zaken zoals mergers & aquisitions, vastgoedtransacties, estate planning en bedrijfsoverdrachten.
Eén belangrijk ding wordt helaas vaak vergeten. Deze resultaten worden behaald door mensen die binnen deze kantoren werken. Wat nu als er meer tijd en aandacht zou worden besteed aan deze mensen? Als er meer oog zou zijn voor de mens achter de meester? Ik ben ervan overtuigd dat er dan nóg betere resultaten behaald kunnen worden. Dat deze investering (meer) omzet gaat opleveren. Door deze mensen te laten excelleren. Door deze mensen de beste versie van zichzelf te laten zijn. Net als in de topsport beoogd wordt. Iedere topsporter heeft een coach. Niet omdat hij of zij iets niet goed doet, maar juist omdat hij of zij een talent heeft. Ergens van nature goed in is, en daarin wil kunnen excelleren. Daarom wordt er in de sportwereld tijd, geld en vooral veel energie gestoken in de ontwikkeling van dit talent, persoonlijke kwaliteit of vaardigheid; door het dag in dag uit te trainen.
In de praktijk blijkt dat ook in de juridische wereld steeds meer behoefte is aan coaching. Juristen hebben behoefte aan persoonlijke ontwikkeling. Ze willen zich meer kunnen onderscheiden, niet alleen met hun kennis maar óók met hun persoonlijke kwaliteiten en vaardigheden. Dit is niet uit de lucht gegrepen, maar gebaseerd op feiten. Feiten die blijken uit arbeidsmarktonderzoeken die in december 2017 zijn gepubliceerd. Onder andere: SDU, Werken in advocatuur en Werken in de fiscaliteit.
Retentiemanagement ofwel: rendement uit talent
Ik neem u eerst mee in een stukje historie. In 1980 zat 82% van de arbeidspopulatie gemiddeld 15 jaar bij dezelfde werkgever. In 2010 zat 59% van de arbeidspopulatie gemiddeld 4 jaar bij dezelfde werkgever. Nu is dat gemiddeld nog 30%. Je leven lang bij één werkgever werken bestaat niet meer. Steeds meer (juridische) professionals hechten aan hun vrijheid, wisselen graag van leeromgeving en zitten derhalve korter op één plek en korter bij één werkgever. Deze arbeidscarrousel vraagt om een nieuwe manier van werkgeven. Het vereist een aantal andere vaardigheden en handvatten/praktische tools. Het vereist vernieuwing en met een andere blik naar de toekomst kijken.
Een vraag die steeds belangrijker wordt is: Hoe kunt u deze professionals binnen uw kantoor behouden?
Feit is dat professionals steeds vaker switchen, en/of hun vak verlaten. Dat wilt u als werkgever graag voorkomen, toch? Dit wordt ook wel retentiemanagement genoemd. Er zijn de nodige boeken vol geschreven over hoe je je personeel kunt binden en boeien aan je kantoor. Met de nodige humor heb ik daar ooit eerder een blog over geschreven ‘Vijftig tinten grijs in de advocatuur en het notariaat’
Wat mij opvalt is dat er heel veel tijd en energie wordt gestoken in het binnenhalen van de grootste juridische talenten. Juridische werkgevers, zeker de ‘Big Five’ willen de allerbeste studenten, de ‘hoogvliegers’, binnenhalen. Met studentstages, het bezoeken van universiteiten, het uitschrijven van speciale werving- en selectiedagen, banenmarkten en zelfs business courses in het buitenland waar veelbelovende studenten voor worden uitgenodigd, worden kosten noch moeite gespaard. Vervolgens worden deze talenten in het diepe gegooid onder het mom ‘de besten komen vanzelf bovendrijven’. En na een paar jaar bloed zweet en tranen verlaten deze veelbelovende professionals het kantoor. Dat levert weinig resultaat op uit de gedane investeringen lijkt me…
In gesprek met werkgevers leg ik graag de volgende vergelijking voor. ‘Stel u hebt van uw winst een prachtige nieuwe auto gekocht. Een geweldige investering. Hij heeft niet alleen fantastische specs, hij ziet er ook nog geweldig uit en hij rijdt heerlijk. U heeft er even over gedaan om deze bijzondere bolide uit te kiezen van het geld waar u hard voor gewerkt hebt. Uiteraard bent u zuinig op deze auto. U laat hem regelmatig keuren en onderhouden. U wilt toch zeker weten dat de motor soepel draait? En dat er geen mankementen ontstaan door achterstallig onderhoud? Ook ondergaat deze auto meer dan eens een wasbeurt, zodat hij blinkt. En mocht u onverhoopt, uiteraard in een uitzonderlijk geval, doordat u even niet oplette door uw drukke business en volle agenda, een keer een paaltje raken, dan laat u de auto repareren en schrijft u hem niet meteen af, toch? Dat zou zonde zijn van de investering die u hebt gedaan.’ Ik hoor werkgevers vaak zeggen: “Onze mensen zijn ons kapitaal, daar investeren we in”. Maar in datzelfde gesprek, soms al in de volgende zin, gaat het over de torenhoge personeelskosten en hoe daarop bezuinigd kan of moet worden. Terwijl het kantoor draait op en om dat menselijk kapitaal? Wat ik hiermee wil zeggen: als u als werkgever veel moeite doet om de beste juristen binnen te halen, bedenk dan ook hoe u ze kunt behouden voor uw kantoor. Niet alleen hoe u aantrekkelijk bent, maar ook blijft als werkgever. Gebruik dezelfde tactiek die gebruikt wordt in de marketing: u haalt meer omzet uit, en het kost minder tijd en geld om, het contact met bestaande klanten te versterken dan nieuwe klanten binnen te halen. Hetzelfde geldt voor bestaande en mogelijk nieuwe werknemers.
Ga regelmatig met uw professionals in gesprek. Het beste resultaat met deze professionals behaalt u, als u checkt of ze goed in hun vel zitten. Zodat ze ‘soepel kunnen draaien’. Zo voorkomt u uitval door ziekte of vertrek. Ik heb het dan niet over een functioneringsgesprek waarin alleen gecheckt en besproken wordt of iemand voldoende juridische kennis en vaardigheden heeft. Ik bedoel dan een ‘met-de-benen-op-tafel gesprek’, waarin u echt in gesprek gaat over hoe een professional zijn of haar werk ervaart. Zo’n gesprek over iemands beleving (niet zijn functioneren) is als het regelmatig verversen van de olie in een auto. En als een professional een keer een fout maakt: schrijf hem of haar niet meteen af, maar ga in gesprek. Wat is de oorzaak van de fout? Misschien heeft het wel te maken met werkdruk of werkstress.
Aan de hand van recente onderzoeken neem ik u mee in de ontwikkelingen en trends, die ik signaleer op de juridische arbeidsmarkt.
Werken in de advocatuur Uit de special ‘Werken in de advocatuur’ die verscheen in december 2017 (uitgevoerd door Berenschot in samenwerking met SDU en de Nederlandse Orde van Advocaten), blijkt dat er een groeiende onvrede is over de balans werk-privé. 40% van de ondervraagden vindt dat er geen goede balans is. Dat is een toename ten opzichte van 2016, toen dat nog 27% was. Een conclusie die getrokken wordt: ‘de crisis is voorbij, met kennelijk een toenemende ontevredenheid over werkdruk tot gevolg’.
Een groeiend percentage van de ondervraagden maakt zich bovendien zorgen over de duurzame inzetbaarheid in het vak, terwijl het merendeel van de mensen aangeeft dat hier geen gesprekken over plaatsvinden binnen het kantoor. Waar het merendeel van de professionals (59%) in de advocatuur zich zorgen over maakt is de afname van de vraag naar producten of diensten door onder andere de digitalisering.
Wat opvalt in het onderzoek: 97% van de ondervraagden geeft aan dat sfeer/collegialiteit het allerbelangrijkste is op kantoor. Wat daarna belangrijk wordt gevonden is bedrijfsreputatie en daarna opleidingsmogelijkheden.
Werken in het notariaat In december 2017 verscheen een vergelijkbare special als bijlage bij het Notariaat Magazine met de titel ‘werken in het notariaat 2017’. Deze special geeft het onderzoek weer dat is gedaan door Berenschot in samenwerking met SDU en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie.
Opvallend is dat deze special opent met een ‘harde waarschuwing’. ‘Notariskantoren hebben steeds meer moeite met het vinden van (met name juridisch) geschoold personeel. Mede als gevolg daarvan neemt de werkdruk toe, soms tot onaanvaardbare proporties. Dit is kennelijk de belangrijkste reden voor vakgenoten om te overwegen het notariaat te verlaten.’ Ook hier geeft het merendeel van de (toegevoegde of zelfstandige) notarissen en kandidaat-notarissen aan dat ze geen goede balans werk-privé ervaren, dat de werkdruk als te hoog wordt ervaren en dat het kantoor weinig/geen aandacht besteedt aan het voorkomen van uitval door ziekte of burn-out.
Twee derde van het aantal ondervraagde kandidaat-notarissen vindt daarnaast dat het kantoor niet duidelijk is over toekomstperspectieven en ze zijn bovendien en vooral niet tevreden over de manier waarop ze worden voorbereid op managementtaken en een eventueel ondernemerschap. Het belangrijkste advies dat wordt gegeven (door Nora van Oostrom-Streep, voormalig woordvoerster van de KNB): ‘Wees een goede werkgever’. Bespreek als werkgever de behoeften van medewerkers, en laat je waardering blijken aan je medewerkers. Niet alleen in geld maar vooral in aandacht. Als er op een kantoor geen of te weinig aandacht is voor talent- en loopbaanontwikkeling, vergroot dat het risico op een burn-out.
Werken in de fiscaliteit
Tot slot is door SDU en Berenschot onderzoek gedaan in de fiscale wereld in de special ‘Werken in de fiscaliteit 2017’. Een conclusie die getrokken wordt: ‘je lokt schaars fiscaal talent echt niet met 100 euro extra salaris; schaarste is niet het enige probleem.’ ‘Fiscalisten zijn minder avontuurlijk ingesteld en veranderen niet snel van werkgever’, wordt gesteld. Slechts 25% van de ondervraagden is op zoek naar werk. Dat is hoog ten opzichte van 2012 (het vorige onderzoek), maar nog steeds laag ten opzichte van andere beroepsgroepen.
Conclusies die aan het eind van het onderzoek worden getrokken: Door een grotere werkdruk komt de balans werk-privé in gevaar. Het percentage fiscalisten dat binnen 5 jaar een tekort verwacht aan mensen met eenzelfde functie is flink toegenomen. In het kader van persoonlijke ontwikkeling is meer behoefte aan advies en stimulering. Men wil niet alleen vakkennis vergroten (om de verplichte PE punten te halen), maar ook en vooral persoonlijke competenties verder ontwikkelen: ‘op een hoger plan brengen van de persoonlijke skills’.
Fiscalisten maken zich vooral zorgen over de vraag of er voldoende budget is om hun doelen te bereiken (niet het juiste advies kunnen geven vanuit het kostenaspect), bezuiniging op arbeidsvoorwaarden, bevriezing van hun salaris en negatief imago van hun vak.
De factoren die de tevredenheid van deze professionals bepalen zijn, in volgorde van belangrijkheid: sfeer/collegialiteit, uitdaging, opleidingsmogelijkheden, kwaliteit van de leidinggevende, flexibele werktijden en loopbaanmogelijkheden.
Welk inzicht geeft deze vergelijking?
Aan de hand van hetgeen blijkt uit deze arbeidsmarktonderzoeken en hetgeen ik zie in mijn praktijk, wil ik graag mijn visie daarop delen. Op de eerste plaats zie ik een aantal overeenkomsten tussen advocaten, (kandidaat-) notarissen en fiscalisten:
Hun drijfveer is de vakinhoud; ze vinden het juridisch inhoudelijke werk leuk, lossen graag juridische vraagstukken op en steken er daarom veel tijd en energie in.
Ze hebben vaak dezelfde kwaliteiten: zijn gedreven, perfectionistisch, ambitieus, stabiel.
Ze willen hun klanten adviseren; helpen met de juridische kennis die zij wel en hun klanten niet (voldoende) hebben.
Ze zijn vaak ‘minder avontuurlijk ingesteld’; hun doel is het bieden van rechtszekerheid. Dat is hun kracht en juist ook hetgeen ze hun klanten bieden met hun product of dienst/advies. Aan de andere kant maakt juist datgene dat hun kracht is, deze (rechts)zekerheid, waarom ze niet snel van werkgever veranderen. En het maakt veranderen van gedrag lastig. Want wat als…
Daarnaast blijkt uit het arbeidsmarktonderzoek dat in de juridische arbeidsmarkt de volgende trends spelen:
De werkdruk neemt toe.
(Gekwalificeerd) juridisch personeel wordt schaars.
De balans werk-privé staat steeds meer onder druk.
De sfeer op kantoor en collegialiteit (die niet meetbaar is in cijfers) is doorslaggevend in de beleving van medewerkerstevredenheid.
Opleidingsmogelijkheden van ‘soft skills’ worden steeds vaker gevraagd.
Flexibele werktijden, loopbaanmogelijkheden en een duidelijk beeld en voorbereiding op toekomstperspectief wordt steeds belangrijker.
Met deze kennis over het type mensen dat werkt in de juridische (advies)praktijk en hetgeen uit gemelde onderzoeken blijkt, is het dus zaak dat u als werkgever in beweging komt. Zodat u de juristen, die talentvolle professionals, die u met veel tijd en energie (en geld) hebt binnengehaald kunt behouden voor uw kantoor.
Hoe nu verder?
De vraag is natuurlijk: hoe doet u dat? Als je het mij vraagt is het voor u als juridische werkgever zaak dat u in uw personeelsbeleid voor 2018 oog hebt voor de genoemde persoonlijke kenmerken van juristen en daarnaast voor de trends die spelen in de markt. In mijn optiek zult u aandacht moeten besteden aan de hierna genoemde 5 punten. Maar nog veel belangrijker is mijn tip aan u: Zorg dat deze punten inhoudelijk worden vormgegeven. Geef het handen en voeten in de praktijk van alledag. Ga ermee aan de slag. Het jaar is pas net begonnen. En als u er door uw drukke praktijk of om andere redenen niet aan toekomt om dit te doen, ga dan samenwerken met of huur iemand in die u daarbij kan ondersteunen. Ook u als werkgever bent heel goed in de juridische vakinhoud, maar hebt er mogelijk geen beeld bij hoe u dit zou moeten doen. Daar zijn andere professionals (die daarin zijn opgeleid) voor!
Start with why: stel u zelf de vraag waarom u graag wilt dat deze medewerker bij u werkt (en blijft werken). Wat is zijn of haar toegevoegde waarde? En stel deze vraag ook aan de medewerker: waarom wil hij of zij graag bij u werken. Wat ziet hij of zij als zijn of haar toegevoegde waarde?
Besteed aandacht aan duurzame inzetbaarheid: voorkom dat duurbetaalde juridische krachten uitvallen door werkdruk en stress. Hierdoor bespaart u niet alleen de kosten door uitval bij ziekte, maar ook de daarmee gepaard gaande overige kosten: re-integratie is vaak een kwestie van maanden en mogelijk moet er dus ook vervanging worden geregeld. Ook voorkomt u daarmee gefrustreerde collega’s, die het werk dat overblijft moeten overnemen (en mogelijk ook uitvallen daardoor), en u verkleint het risico van boze klanten die niet of niet op tijd krijgen wat hen is toegezegd.
Maak tijd voor loopbaan- en persoonlijke ontwikkeling: in welke (levens)fase zit een jurist? Houd hier rekening mee in de ontwikkeling, die u voorziet voor deze jurist. Maak samen een op maat gesneden (persoonlijk) ontwikkelingsplan. Zo geeft u meteen ook toekomstperspectief en maakt u dat inzichtelijk en bespreekbaar. U kunt dan in overleg ook bepalen hoe u daar samen komt, en wat de betreffende jurist aan ontwikkeling nodig heeft (niet alleen op inhoud!) om daar te komen. En wat u daarin als werkgever verwacht. Maak duidelijk hoe voor u een partnertraject of toetreding tot de maatschap eruitziet. Met andere woorden: lever aan/samen met uw medewerkers hetzelfde maatwerk dat u uw klanten biedt. In de arbeidsmarktspecial voor het notariaat werd bijvoorbeeld als idee geopperd: werk samen met andere sectoren zoals de advocatuur, het bankwezen, de belastingdienst en de rechtelijke macht. Als u juristen de kans biedt ergens anders eens in de keuken te kijken, verrijkt dat hen enorm, en kunnen ze met andere/meer kennis en ervaring terugkeren binnen kantoor. Zo kunt u als juridische dienstverlener de arbeidsmarkt op een andere manier vernieuwen;
Denk na over ‘generatiemanagement’: als u kijkt naar de toekomst van uw kantoor is het, behalve oog te hebben voor de levensfase, essentieel om aandacht te besteden aan de vraag: hoe ga ik om met de nieuwe generatie juristen. Deze juristen, ofwel de ‘happy holics die het niet meer voor de poen doen’, vinden een prettige werksfeer belangrijker dan een bonus en blinkende leaseauto. (Uit het boek: ‘Happy Holics, leidinggeven aan mensen die het niet doen voor de poen’ door Itamar Sharon). U kunt het als een last zien en over hun waarden, normen en kijk op het leven oordelen (waarom willen zij niet zo hard werken, ze maken zich er makkelijk van af etc.) of u kunt het als een kans zien om uw kantoor te vernieuwen. U haalt met hen immers ook veel nieuwe kennis en vaardigheden (bijvoorbeeld op het gebied van ICT en social media) binnen.
Zorg dat u als kantoor aantrekkelijk blijft voor jonge juristen en ga hierover vooral met hen in gesprek. De ‘moderne’ medewerker is bijvoorbeeld op zoek naar autonomie, binding en competentieontwikkeling. Dat vereist een andere vorm van/manier van leidinggeven en begeleiding dan nu vaak gebeurt op de meeste kantoren.
Organiseer de hiervoor genoemde ‘met-de -benen-op-tafel- gesprekken’. In het bedrijfsleven is dat een gangbare manier van communiceren met de medewerkers. Niet over de inhoud van het functioneren, maar ‘hoe gaat het met jou?’. Als een veilige sfeer wordt gecreëerd durft een medewerker zich kwetsbaar op te stellen en ook echt te vertellen waar hij of zij behoefte aan heeft. Juridisch inhoudelijk of vooral persoonlijke ontwikkeling. Bijvoorbeeld: Waarom blokkeert hij of zij? Waarom is feedback geven lastig? Of waarom durft hij of zij niet te zeggen wat er echt speelt? Zo maakt u ook de hiervoor genoemde werkdruk beter bespreekbaar. De (slechte) balans werk-privé die in alle onderzoeken wordt genoemd, wordt dan zichtbaar. Maar ook de behoefte aan flexibiliteit, eigen verantwoordelijkheid en bijvoorbeeld thuis werken.
Conclusie
Investeer vooral tijd in en besteed aandacht aan de menselijke aspecten; de behoeften die spelen binnen uw eigen kantoor. Sfeer en collegialiteit zijn de hoofdredenen waarom iemand gaat of blijft. U kunt niet bepalen of juristen bij u willen blijven werken. Dat kunnen zij alleen zelf. Het enige dat u als werkgever kunt doen, is een zodanige sfeer en omstandigheden creëren dat mensen bij u willen blijven werken. Richt uw pijlen niet alleen op uw klanten, maar ook op uw medewerkers. Denk niet: wat als we investeren in onze mensen en ze vertrekken? Focus op wat u wél wilt bereiken, want: ‘wat als je niet investeert in je mensen en ze blijven…’
Als u oog hebt voor de mens achter de meester kunt u, kijkend naar iemands persoonlijke drijfveren, kwaliteiten en skills, inspelen op de trends die spelen in de juridische arbeidsmarkt. Zo behaalt u meer resultaat met dezelfde mensen, voorkomt u uitval en vertrek en kunt u de toekomst van uw kantoor veiligstellen!