Op 4 oktober jl. organiseerde Law4ce met een aantal vooraanstaande partners het seminar De zaak op orde.
In 8 korte powertalks namen de sprekers de gasten mee langs verbeteropties en kansen voor het moderne advocatenkantoor. In de break-out sessies werd door de deelnemers enthousiast kennis gedeeld en gedebatteerd.
Hier een verslag van deze interessante middag inclusief een korte samenvatting van de 8 powertalks.
Julius Scholten opende het seminar met de woorden dat hij blij, trots en dankbaar is voor de grote opkomst en het vooruitzicht dat met powertalks en korte workshops veel kennis gedeeld zal gaan worden. Vervolgens wees dagvoorzitter Murk Vlietstra bij zijn inleiding op het getal 48, met de volgende toelichting: “Zorg dat je iets doet met de vergaarde kennis. Doe je er niet direct iets mee, dan vervliegt de kennis na 48 uur.”
1. Powertalk: Customer engagement
Ruud Verduin is oprichter en managing consultant van Smart Connections en inspireerde mensen om anders naar zichzelf te kijken. Kijk naar jezelf als ‘marketingmachine’.
Vroeger kwamen klanten naar je toe. Dat is (voor velen) niet meer het geval. Ben jij tussen alle eieren het gouden ei? Ben je uniek? Blijf je dat ook? Daar moet je aan blijven werken.
Hij belichtte twee richtingen:
Meer waar voor je geld: excelleren, specialiseren, lagere prijs. De lagere prijs raadde hij overigens af, omdat dat marge kost. Interessanter is het dan om (extra) waarde toe te voegen.
Meer customer engagement: het beter begrijpen wie de klant is, wat hem bezig houdt en zorgen voor een verbreding van de relatie.
2. Powertalk: Zingeving, vakmanschap & autonomie
Het kantoor Bruggink & Van der Velden (BvdV) werkt anders dan anderen, vertelt Sjoerd van der Velden, medeoprichter en eigenaar van Bruggink & Van der Velden. De organisatie van BvdV is gestoeld op een democratisch model; daarmee ligt niets vast. Het maakt het kantoor dynamisch en is gebouwd op een stevige basis van vertrouwen.
Controle is volgens Sjoerd een dure illusie: het leidt tot niets, behalve hoge kosten. Het hele kantoor beslist mee. Zelfs bij een kleine meerderheid, wordt er toch nog doorgepraat over de bezwaren van de minderheid.
Sjoerd: “Advocatenwerk is een creatief beroep. Dat gedijt niet als je avonden lang moet doorwerken. Dus als je vastloopt, ga iets anders doen. Minder werken levert meer op. Ons motto is dan ook: ‘Gelukkige mede-werkers produceren beter’.
3. Powertalk: Legal projectmanagement
“Waarom gaat het soms mis bij dossiers of de facturering”, vraagt Law4ce partner Timo Schrama. We gaan te snel aan het werk, boeken wat uren af en sturen een factuur. Hoe zou het anders kunnen?
Met gezond verstand en discipline voer je legal projectmanagement uit in vier stappen:
Start met het doel.
Maak een goede planning.
Weet waar je staat en wat je nog moet doen.
Zorg dat alle incidenten op tafel komen die de duivelse driehoek van kosten, kwaliteit en doorlooptijd beïnvloeden.
De projectmanager van het dossier bespreekt al deze zaken met de cliënt. De uitdaging zit vervolgens in de discipline: de 4 stappen zorgvuldig opvolgen. Je kan op weerstanden stuiten, maar de beloning die volgt maakt het meer dan de moeite waard: rust en winstverbetering. Legal projectmanagement levert je tevredener klanten, minder stress en een betere factuur op.
4. Powertalk: Optimaal benutten van persoonlijke kwaliteit
Vivien Rorsch, cassatieadvocaat en IE-specialist, gaat in op de vraag: Hoe word je zo creatief mogelijk om complexe zaken op te lossen? Ten eerste door samen te werken. De beste ideeën ontstaan door het samenbrengen van ideeën van verschillende personen. Denk bijvoorbeeld aan de uitvinding van de lamp door Edison. Velen voor hem waren betrokken bij de ontwikkeling van de lamp, maar Edison bracht alle ideeën bij elkaar. Maar van wie was het originele idee? Over deze zaken gaat mijn IE-praktijk De tweede succesfactor is ‘loslaten’. De ratio zit je in de weg bij creatieve processen, dus kom even achter je bureau vandaan. Terug naar je ‘default’ modus, dan komen de ingevingen vanzelf. Loslaten betekent ook: doe onverwachte ervaringen op. Onverwachte ervaringen geven vaak creatieve en onverwachte ideeën.
5. Powertalk Impact door blockchain
Sandra van Heukelom-Verhage vertelt hoe een buitengewoon inspirerend verhaal op de Blockchain Future of Trust Summit in Den Haag haar heeft doen besluiten om de nieuwe ontwikkeling van Blockchain op te pakken. Sandra legt vervolgens in een paar heldere woorden uit wat blockchain is. Hoe ontwik-kelde zij deze nieuwe markt als partner bij Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn?
Sandra: “Gewoon aan de slag gaan: veel lezen over het onderwerp, met een team de kennis ontwikkelen en dit presenteren in een openbaar whitepaper. Het is heel spannend om de net opgedane kennis te delen, want je vraagt je af of je niet te veel van onze assets en kennis weggeeft.
We hebben de door ons ontwikkelde blockchain een juridisch certificaat gegeven. Vervolgens zijn mensen verder opgeleid in deze technologie met training op het gebied van codering: niet om zelf te kunnen coderen, maar om te checken of de eindsituatie zoals wij die hebben voorzien als juristen, en die wordt neergelegd in code, ook daadwerkelijk doet wat het moet doen.” Het laat zien hoe een advocaat een product en een markt op een vernieuwende wijze weet te ontwikkelen. “Door ruimte te krijgen en ook zeker te claimen en door veel kennis te delen lukt het ons om juridische technologie te ont-wikkelen”, geeft Sandra aan.
6 Powertalk: Hoe je het Day One-gevoel behoudt
Hoe houdt Dries Beljon als partner en oprichter van Lean Lawyers het Day One- gevoel vast? Fintech wordt legaltech, maar de advocatuur verandert niet mee in het tempo. Wat doet Lean Lawyers dan anders? Dries: “Alles van scratch opbouwen om mee te kunnen bewegen met de continue verandering. Van de 100% is 80% te automatiseren en 20% niet. In die 20% zit de toegevoegde waarde van de mens. Mensen die toegevoegde waarde leveren zijn relevant en daarom blijer. Zie ook de powertalk van Sjoerd van der Velden: Blijere medewerkers zijn productiever.
Het kantoor is opgezet naar het model van ‘The Lean Startup' van Ries: create, measure & learn door focus op de klant en focus op mensen (zingeving) met wie we werken. Zo werken we met een weekstart. We vragen ons continu af wat kunnen we deze week beter doen dan vorige week, met het idee steeds mee te veranderen. Daarnaast nemen we snel beslissingen. We focussen ons vooral op het resultaat in plaats van op het proces. Geef de klant het gevoel dat hij het optimale resultaat heeft gekregen. En we kijken ook buiten de branche om te leren.
7. Powertalk: Laagste uurtarief is niet de beste oplossing
Hans Schuurman, partner en oprichter van Law4ce, stelt de vraag: is het laagste uurtarief altijd de goedkoopste oplossing? De cliënten stellen steeds hogere eisen. “Value for money” staat bovenaan de lijstjes.
Bij slechts 15% van de dossiers maakt de prijs niet uit. Bij 85% van de dossiers dus wel, wat resulteert in een vraag om lagere uurtarieven! Dit is slecht voor de winstgevendheid van het advocatenkantoor, maar Hans stelt ook de vraag of de keuze door de cliënt voor de leverancier met het laagste tarief de goedkoopste oplossing is. Kies je zo wel voor de meest efficiënte oplossing?
Hans roept op de discussie te kantelen naar de uren. De eerste korting bestaat uit de uren die je niet hoeft te betalen. Vervolgens benoemt Hans een reeks van voorbeelden, waarin een kantoor kan excelleren en daarmee goedkoper kan werken, zoals: de expert weet het al (dus die uren betaal je niet) inzet van legaltech, beter beheersen van processen en dossiers etc. Het is voor de cliënt beter om een efficiënte expert in te huren dan een inefficiënte (en mogelijk kwalitatief mindere) expert met een lager uurtarief, als je dit moet betalen met meer bestede uren.
8. Powertalk: Opvallen in de menigte
Meester Leonie is strafrechtadvocaat en blogger. In 2014 is zij begonnen met bloggen, omdat ze allerlei vooroordelen zag over het strafrecht. Tijd voor een weerwoord op een toegankelijke manier, vond zij.
Haar drive was in de eerste instantie niet vanuit een marketinggedachte, maar zij wilde een verhaal vertellen. Daarmee heeft zij inmiddels 40.000 volgers en blijkt bloggen een serieus marketingkanaal te zijn geworden. Social media is een ideaal marketing instrument nu het nog relatief weinig serieus gebruikt wordt. “Opvallen in de menigte, het is kosteloos, het heeft een enorme olievlekwerking en je bent nu nog een van de weinige advocaten” zegt Leonie. Haar bekendheid zorgde voor uitnodigingen in zowel de online als de meer traditionele media. Tips: “Begin klein, kies 1 medium, blijf bij jezelf en gewoon beginnen. Het is leuk om te doen!”
Break-out sessies
Naast de powertalks waren er break-out sessies in de vorm van rondetafelgesprekken.
In deze sessies was alle ruimte om de diepte in te gaan. In de groepen werden onderwerpen bediscussieerd en werd geoefend met de aangeboden vaardighedentraining.
Thema’s van de sessies waren:
Know your customer
Het nieuwe partnermodel
Spreek je pitch in 60 seconden
Marketing & privacy
Onderscheidend in positionering
Onboarding & the next generation
Het formele gedeelte eindigde met de overhandiging van de nieuwste uitgave van “De Rechter”, persoonlijk gesigneerd door de tekenaar. De dag werd afgesloten met een (netwerk)borrel. De organisatie, de partners en de deelnemers kijken terug op een geslaagde middag.Met een hoog praktisch gehalte binnen een relatief kort tijdsbestek was dit een interessant evenement. Zowel uit reacties na afloop van het evenement als uit de evaluatie is gebleken dat de formule van powertalks met break-out sessies bijzonder goed wordt gewaardeerd.