Het maakt de cliënt niet uit waar of wanneer hij geholpen wordt met zijn juridische vraagstuk, zolang het maar snel, betaalbaar en zoveel mogelijk digitaal gebeurt. Door het automatiseren van administratieve processen kom je aan deze behoefte tegemoet. Intuïtieve software zorgt dat advocaten effectief aan dossiers werken en direct tijd besparen. Kostbare tijd die advocaten - zo blijkt uit mijn rondje langs kantoren - graag gebruiken voor een betere work-life balance of oprechte aandacht voor cliënten.
Snellere afhandeling van een zaak
De komende jaren zullen kantoren zich moeten bewijzen met een verbeterde dienstverlening, waarbij klantervaring centraal staat. Het optimaliseren van (primaire) administratieve processen is daarbij een onontbeerlijke eerste stap. Het succesvol inzetten van technologie vergemakkelijkt de afhandeling van het administratieve werkproces. Een voorspoedige afwikkeling van de zaak en meer persoonlijke aandacht voor de cliënt resulteren in een positieve klantervaring. Zonder dat deze daar extra voor hoeft te betalen.
Intuïtieve software leidt tot succes De efficiënte (digitale) inrichting van de backoffice versterkt uiteindelijk de kwaliteit van de dienstverlening én de concurrentiepositie. Mits de tools die hiervoor ingezet worden gebruikersvriendelijk zijn. Er wordt nog te vaak gegrepen naar complexe applicaties, waarbij in de praktijk blijkt dat slechts een gedeelte van de functionaliteiten gebruikt wordt. Zonde. Intuïtieve software leidt er juist toe, dat de gebruikers het systeem direct omarmen. Dus weg met de toeters en bellen en een warm welkom aan eenvoud. Het werkklimaat is al uitdagend genoeg, laten we de basis vooral gebruikersvriendelijk houden. Op die manier wordt ieder IT-project ook door juridische specialisten op handen gedragen.
Voorzien in een basisbehoefte
Bij software voor praktijkmanagement dienen in mijn ogen logisch denken én doen aan de basis te staan. Zo kan iedere juridische professional intuïtief aan de slag. Vanaf dag één wordt tijd en geld bespaard, door te werken binnen snelle en vereenvoudigde werkprocessen.
Juist het voorzien in een basisbehoefte, zonder poespas, is een kracht. Door deze eenvoud wordt een applicatie volledig benut. Functionaliteiten worden maximaal ingezet, alle benodigde velden worden netjes ingevuld en zelfs het gehele declaratieproces kan door de advocaat worden opgepakt. En dat alles zonder training. Zo zorgt het in gebruik nemen van nieuwe software voor minder afleiding, waardoor kantoren zich kunnen concentreren op het succesvol afronden van hun zaken. Zonder gedoe.
Tijdschrijven
Misschien nog wel het belangrijkste onderdeel waarbij een optimaal gebruik cruciaal is: tijdschrijven. Hierbij wil de juridische professional ondersteund worden, zodat tijd niet vergeten én correct geregistreerd wordt. Niet alleen op kantoor, maar ook onderweg via een app. Accuraat en volledig tijdschrijven is in deze tijd van ongekend belang; voor het verkrijgen van een beter inzicht in je kostprijs en voor het versturen van duidelijke facturen. Juridische professionals die, in een goed doordachte geautomatiseerde werkomgeving werken, zijn blij. Zij besteden meer tijd aan additionele zaken zoals relatiebeheer of aan de meer complexe adviezen. En de cliënt? Die is gelukkig met een supersnelle service en duidelijke facturen. Eenvoudig automatiseren is een eerste - behapbare - stap naar vernieuwing van de juridische sector. Dus blijf als het even kan, vooral weg bij complexiteit. Het vak is in het huidige digitale speelveld voor de meeste kantoren al uitdagend genoeg. Laten we technologie dan vooral zo vriendelijk mogelijk houden.
De praktijk aan het woord
Ik kan natuurlijk vertellen wat ik wil: als directeur van een softwarebedrijf ben ik wel een beetje bevoorrecht en dat geeft - geheel begrijpelijk - vooroordelen. Daarom draai ik het graag om en laat ik kantoren, van uiteenlopende grootte, aan het woord over hoe het inzetten van eenvoudige praktijkmanagement software leidt tot tijdsbesparing. Een rondgang langs uiteenlopende Nederlandse kantoren leert het volgende:
Jeroen Bleeker Werkzaam bij Janssen Broekhuysen Advocaten (13 advocaten & specialisten)
“Werken met een eenvoudige online applicatie voor praktijkmanagement leidt bij ons direct tot besparing van tijd en geld. Vooral omdat het factureringsproces en het aanmaken van nieuwe zaken enorm efficiënt verloopt. Een gebruikersvriendelijke app draagt bij aan accuraat tijdschrijven, ook buiten kantoor. Een rapportagefunctie met op maat ingerichte dashboards geeft met een klik op de muis alle managementinformatie die nodig is om - waar gewenst - bij te sturen. Ook geeft dit inzicht ons de ruimte om doordacht op specifieke marketinginitiatieven te focussen.
Ik schat dat met name het declaratieproces - en de flexibiliteit die dat proces biedt - maakt dat iedere declaratieronde nu zo’n 50% efficiënter verloopt. Ook heeft deze nieuwe werkwijze de kans op menselijke fouten drastisch verlaagd. De bespaarde tijd gebruik ik nu voor declarabel werk en voor het nastreven van een mooie work-life balance.”
Christiaan Mensink Werkzaam bij GMW Advocaten (22 advocaten & specialisten)
“Wij besparen zonder meer tijd doordat we werken met geautomatiseerde dossiers en financiële administratie. Tijdschrijven gaat eenvoudig en snel. Het is snel inzichtelijk wat het onderhanden werk op een dossier is. We zien direct in of er facturen of derdengelden openstaan. Declaraties zijn voor advocaten met een druk op de knop inzichtelijk. Los van de tijdsbesparing krijgen wij realtime inzicht in onderhanden werkposities, zowel per dossier, per advocaat als kantoorbreed. Bij het selecteren van een nieuwe applicatie voor praktijkmanagement speelden met name de behoeften naar het besparen van tijd en naar een cloudapplicatie een voorname rol. Hier zijn we geheel in voorzien.”
Pieter Mantel Werkzaam bij Van Benthem & Keulen B.V (80 advocaten & specialisten)
“Een goed doordachte workflow als het gaat om tijdschrijven en declareren heeft gezorgd voor een efficiënt werkproces. Deze stroom loopt nu langs vooraf gedefinieerde stappen. Naar mijn gevoel ben ik nu een stuk minder tijd kwijt met het voorbereiden van de declaraties dan voorheen. Dat komt ook doordat de gebruiker nu makkelijker toegang heeft tot de cliëntgegevens. Deze data worden maar één keer ingevoerd, waarna deze steeds weer opnieuw worden gebruikt voor alle dossiers van die cliënt. Dat voorkomt fouten en vergroot de betrouwbaarheid van de cliëntgegevens. Groot voordeel van het werken met een gebruikersvriendelijk systeem is dat de gebruiker op ieder moment direct inzicht heeft in de stand van het onderhanden werk op een dossier.
Ook zijn er diverse meldingen in te stellen, bijvoorbeeld als het gaat om het resterende budget in het geval van een fixed price afspraak. Je ziet welke declaraties openstaan en hoeveel omzet eerder al aan de cliënt is gefactureerd. Dat inzicht helpt bij het legal project management en voorkomt dat er meer uren aan een project worden besteed dan op voorhand overeengekomen. Zo zijn veel handmatige, repetitieve handelingen door automatisering voor ons verleden tijd. Ieder uur dat wordt besteed aan backoffice taken, is een uur dat niet aan de advocatenpraktijk kan worden besteed. Het implementeren van een relatief eenvoudige softwareapplicatie heeft ons een welkome efficiencyslag gebracht.”
Hennie Molenaar Werkzaam bij Evers Soerjatin N.V. (13 advocaten)
“Als je kiest voor een optimale inrichting en de juiste mensen achter de knoppen zet, dan bespaar je met een gebruikersvriendelijk praktijkmanagementsysteem zeker geld. Dit doordat een groot deel van het werk dan automatisch - dus zonder tussenkomst van menselijke handelingen - wordt verwerkt. Dat een applicatie intuïtief en eenvoudig is, is een absolute must voor ons kantoor. Er zijn veel pakketten op de markt, met name totaalop-lossingen, inclusief boekhouding, tijdschrijven en soms ook DMS en CRM. Vaak bleek een van deze modules een ondergeschoven kindje; dan was dit onderdeel ‘het net niet’. Door gebruik te maken van een best of breed-omgeving, waarbij specifieke applicaties voor ieder bedrijfsonderdeel naadloos zijn gekoppeld, haal je het beste uit beide werelden. Dat betekent in ons geval online software voor praktijkmanagement, samen met een standalone boekhoudprogramma.
Wij besparen met name op administratieve ondersteuning. Door een goede inrichting van je administratieve werkproces kun je als kantoor op die manier ook lang zonder fulltime financial controller. Een besteding van ongeveer een werkdag per week, zonder verdere administratieve ondersteuning, is voor een bekwame controller voldoende. Daarnaast geniet je van minimale accountantskosten, omdat dit in eigen beheer blijft. Ik denk dat veel kantoren te snel te veel administratieve krachten in dienst hebben, die al snel ieder 30K per jaar kosten, dus reken maar uit je winst. De tijd die we nu besparen besteden we met heel veel plezier aan strategiebepaling, marktpositionering, innovatie en ontwikkeling. Een mens blijft altijd bezig, niet waar?”
Dit artikel is eerder gepubliceerd in editie 4 LegalBusinessWorld