De resultaten van het door Rely gehouden juridische IT-brancheonderzoek binnen het notariaat, de advocatuur en bij de deurwaarders zijn tijdens het PLEIT event gepresenteerd. De resultaten laten een gefragmenteerd beeld zien binnen de branches met een grote verscheidenheid aan volwassenheid van de IT. We vragen Ron Bongers, manager Marketing & Communications en Niels de Graaff, Accountmanager, om toelichting op de meest opvallende zaken.
Waarom hebben jullie dit onderzoek uitgevoerd?
Ron: “Wij staan bekend als een expert als het gaat om IT-dienstverlening in de juridische markt. De kennis en expertise, die we in huis hebben, komt voort uit de kennis en ontwikkeling van onze medewerkers, de jarenlange ervaring in het leveren van diensten en de persoonlijke contacten die we hebben met onze klanten. Een branchebreed onderzoek is daar een enorme waardevolle aanvulling op en geeft enerzijds een goed beeld of wij met de juiste zaken bezig zijn of moeten bijsturen om de klant beter van dienst te zijn, en anderzijds kunnen we hiermee de markt objectief informeren en deze kennis delen.”
Zijn jullie verrast door de uitkomsten?
Niels: “Gelukkig waren de grote lijnen voor ons zeer herkenbaar.” Ron vult aan: “En dat stelde ons eigenlijk best wel gerust; het is het bewijs dat we snappen wat de grootste uitdagingen en behoeften van onze klanten zijn. Al moet ik wel zeggen dat er accenten in de uitkomsten zaten die wel verklaarbaar waren, maar zeker ook nieuw voor ons waren.
Qua timing hebben we toegewerkt naar PLEIT2018, om daar de resultaten van het onderzoek te presenteren. De periode viel zo’n beetje tegelijkertijd met de inwerkingtreding van de AVG, met als gevolg dat dit een belangrijk thema bleek te zijn in ons onderzoek. Nu is databeveiliging altijd een grote uitdaging op IT-gebied maar dat het zo ver, met kop en schouders, boven de andere uitdagingen uit stak, hadden we niet verwacht.”
Hoe kijken de juridische branches tegen de AVG aan?
Ron: “Behalve dat het voor iedereen een van de grootste uitdagingen is, ruim 80% van de respondenten had het in de top 3 uitdagingen staan, zagen we ook een behoorlijke overeenkomst in de beantwoording van de vraag ‘Ben je volledig voorbereid op de AVG?’. Ruim twee derde van de respondenten gaf aan dat ze eigenlijk niet goed voorbereid is.” Niels: “Dat is natuurlijk een verontrustend gegeven, maar geen verrassing. Er is nogal wat onduidelijkheid over de toepasbaarheid van de AVG en in vrijwel elk gesprek met onze klanten komt dit onderwerp op tafel. We merken dat er een grote leemte zit tussen de formele wettekst en de daadwerkelijke toepassing. Zo is bijvoorbeeld pas onlangs duidelijk geworden dat het bijhouden van een verwerkingsregister voor alle dataverwerkende organisaties verplicht is en niet alleen voor organisaties met 250 medewerkers of meer.”
Wat is jullie advies voor de verschillende kantoren?
Niels: “Het belangrijkste is dat kantoren moeten zorgen dat ze kennis over de materie in huis krijgen. Je zag het ook op PLEIT2018, waar ongeveer de helft van de kennissessies over databeveiliging of de AVG ging.
Men is ook echt op zoek naar die informatie om grip te krijgen op de situatie. We zien daarbij ook dat er wel degelijk wordt nagedacht over de verantwoordelijkheid hiervoor. Uit het onderzoek blijkt dat dit een van de onderdelen van de IT is, die nog veel door kantoren zelf wordt gedaan. Slechts een derde van de kantoren besteedt databeveiliging en AVG uit aan hun IT-partner. Dat is, in het bijzonder voor kleinere kantoren, ook echt een goede optie: een security specialist in huis halen, zorgt ervoor dat kantoren zich kunnen richten op hun eigen doelstellingen zonder kostbare tijd te hoeven besteden aan het zich eigen maken van deze complexe materie die ook nog eens voortdurend in ontwikkeling is.”
Wat is in het algemeen de status van de IT in de juridische branches?
Ron: “We zien in de resultaten dat de juridische branches wat traditioneler zijn in het gebruik van IT. We doen vergelijkbare onderzoeken in heel Europa in verschillende branches en er zijn grote verschillen aan te wijzen tussen de juridische branches en bijvoorbeeld de financiële sector. Een verschil is dat we in de financiële sector meer nieuwe start-ups met een extreem innovatieve technische insteek, zie de zogenaamde fintechs, die de financiële mastodonten aan alle kanten voorbijstreven. Die start-ups maken bijvoorbeeld veel gebruik van een public cloud, zoals AWS, en blockchainachtige technieken.”
Niels vult aan: “Hiermee vergeleken zijn de juridische sectoren in Nederland toch een stukje traditioneler; er wordt zeker wel gekeken naar bijvoorbeeld ontwikkelingen op het gebied van blockchain, smart contracts maar het komt nog niet snel van de grond. Zo ook het digitaal procederen. Het is zeker geen punt van te weinig interesse maar vooral omdat er veel regelgeving omtrent deze branche is, niet onterecht, is het ook veel moeilijker om een disruptie binnen een branche te bewerkstelligen. En laten we eerlijk zijn, de impact van dergelijke ontwikkelingen op het werkproces is groot. We zien dan ook nog veel kantoren die een traditionele hostingopzet hebben, een deel op een eigen kantoorserver hebben en een deel in een extern datacenter. De meerderheid zit zeker nog niet in de cloud.”
Ron: “Overigens hoeft dat binnen een branche geen probleem te zijn; de overgrote meerderheid (meer dan ¾) van de respondenten geeft aan dat ze niet stilstaan als kantoor en de concurrentie kunnen bijhouden met innovatie en nieuwe diensten. Juist omdat er minder ‘new kids on the block’ zijn, is de noodzaak voor grote verandering naar een snelle wendbare IT minder van belang. Het is veel belangrijker dat het veilig gebeurt met een hoge graad van zekerheid op het gebied van beschikbaarheid van de IT.”
Tot slot: de titel van de presentatie was ‘Doolhof of Schatkaart’. Welke van de twee is het geworden?
Niels: “De resultaten van dit onderzoek geven het beeld dat de meerderheid van de kantoren zoekende is hoe ze het meeste uit de IT kunnen halen. Met een goede voorbereiding in de oriëntatiefase wordt duidelijk dat het een schatkaart is. Je kunt bijvoorbeeld denken aan het volgende stappenplan om te beginnen:
Zorg voor een partner die verstand heeft van zaken
Zorg voor een partner die bij je past
Breng eigen uitdagingen in kaart
Maak een IT-roadmap voor de komende tijd
Zorg dat alles eruit gehaald wordt!
Stap voor stap gefaseerd in behapbare onderdelen. Als je deze stappen een voor een neemt, kan het haast niet anders dan dat je IT echt voor je laat werken en dat het ervoor zorgt dat het je ondersteunt in het behalen van de doelstellingen. Klik hier of op onderstaande afbeelding voor het juridische IT-brancheonderzoek.
Dit artikel is eerder gepubliceerd in editie 4 LegalBusinessWorld